Bảng điều khiển quản trị gây quỹ trực tiếp từ dữ liệu DonorPerfect trong HubSpot

Báo cáo gây quỹ hàng tháng là tài liệu định kỳ tốn kém nhất mà một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ phải sản xuất. Không phải tính bằng tiền, mà là tính bằng giờ. Giám đốc phát triển của bạn dành ba ngày mỗi tháng để xuất dữ liệu, xây dựng bảng tổng hợp, mã hóa màu danh sách nhà tài trợ không còn đóng góp và ghép kết quả vào các slide. Đến khi bản trình bày đến tay hội đồng quản trị, dữ liệu đã lỗi thời hai tuần và giám đốc phát triển đã mất nửa tuần làm việc mà họ sẽ không bao giờ lấy lại được.

Mô hình này lặp đi lặp lại ở mọi quỹ trường học, quỹ cựu sinh viên và quỹ cộng đồng trên cả nước. Hội đồng quản trị muốn có các đường xu hướng, phân bổ theo từng phân khúc và tiến độ so với mục tiêu. Dữ liệu có sẵn trong DonorPerfect. Nhưng lớp báo cáo thì không, vì vậy lớp báo cáo trở thành một người.

Vì sao những giải pháp hiển nhiên lại không phù hợp với một cửa hàng nhỏ

Theo bản năng, người ta thường mua một công cụ phân tích dữ liệu kinh doanh. Tuy nhiên, hầu hết các công cụ này đều không đáp ứng được những hạn chế của các tổ chức phi lợi nhuận.

Các công cụ BI hạng nặng cần kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu hoặc quy trình xuất dữ liệu theo lịch trình, cùng với người thông thạo ngôn ngữ công thức của chúng. Người đó thường không có trong một nhóm phát triển bốn người.

Các bảng điều khiển gốc của DonorPerfect đã được cải thiện, nhưng chúng phân tích hoạt động quyên góp theo cách mà DonorPerfect muốn, chứ không phải theo cách mà hội đồng quản trị muốn thấy. Việc kết hợp hoạt động quyên góp với sự tham gia của cựu sinh viên hoặc số người tham dự sự kiện cần dữ liệu nằm ngoài DonorPerfect.

Và các bảng tính được xây dựng thủ công sẽ dễ bị lỗi ngay khi thêm một cột, di chuyển một hàng hoặc xuất hiện một đoạn mã mới. Bất cứ thứ gì bạn xây dựng, nó cũng sẽ xuống cấp, và việc xây dựng lại sẽ đổ dồn lên vai người gây quỹ kỳ cựu nhất của bạn mỗi tháng.

Một lớp báo cáo mà bạn có thể đã trả phí.

Nền tảng bảng điều khiển (dashboard) rẻ nhất mà hầu hết các quỹ từ thiện đã có là HubSpot. Nó cung cấp các báo cáo miễn phí, bảng điều khiển trả phí và mô hình phân quyền cho phép các thành viên hội đồng quản trị xem bảng điều khiển mà không thấy bất kỳ thông tin nào họ không nên xem.

CRMConnect dành cho DonorPerfect và HubSpot giúp cập nhật liên tục tình hình tài chính: tổng số tiền quyên góp, số tiền quyên góp trung bình, số tiền quyên góp lớn nhất, ngày quyên góp đầu tiên và cuối cùng, loại nhà tài trợ và toàn bộ hồ sơ của mỗi khoản quyên góp. Bảng điều khiển phản ánh số tiền quyên góp hiện tại, chứ không phải dữ liệu xuất từ tuần trước. Khi bạn thêm một chiến dịch hoặc lời kêu gọi mới trong DonorPerfect, bảng điều khiển HubSpot của bạn vẫn hoạt động mà không cần ai nhập lại bất cứ thông tin nào. Bất kỳ chi tiết nào bạn quan tâm trong DonorPerfect, chẳng hạn như năm tốt nghiệp của cựu sinh viên, phụ huynh của sinh viên hiện tại, thành viên hội đồng quản trị, đều có thể được chuyển sang HubSpot để phân khúc.

Sáu bảng điều khiển mà một chủ tịch hội đồng quản trị thực sự đọc.

Dưới đây là một tình huống minh họa. Quỹ Northbrook Schools Foundation là một quỹ học khu giả định với 6.500 cựu học sinh và nhà tài trợ gia đình. Đây không phải là một tổ chức có thật.

Doanh thu so với mục tiêu, tính đến thời điểm hiện tại. Một biểu đồ: doanh thu tích lũy trong năm tài chính này so với năm ngoái và so với mục tiêu đã được hội đồng quản trị phê duyệt. Đây là điều đầu tiên mà hầu hết các chủ tịch hội đồng quản trị xem xét.

Doanh thu theo chiến dịch. Bảng có thể sắp xếp hiển thị mọi chiến dịch trong năm nay, bao gồm doanh thu gây quỹ, mục tiêu, quà tặng nhận được, quà tặng trung bình và tỷ lệ phần trăm đạt mục tiêu. Đây là giao diện mà giám đốc phát triển của bạn sử dụng mỗi thứ Hai.

Phân khúc nhà tài trợ. Một bảng thống kê số lượng nhà tài trợ: nhà tài trợ mới năm nay, nhà tài trợ duy trì từ năm ngoái, nhà tài trợ đã quay lại, nhà tài trợ đã ngừng đóng góp, nhà tài trợ nâng cấp, nhà tài trợ hạ cấp. Ban quản trị không cần tính toán chi tiết. Họ chỉ cần xem liệu số lượng nhà tài trợ mới năm nay có nhiều hơn số lượng nhà tài trợ đã ngừng đóng góp hay không.

Danh sách theo dõi các khoản quyên góp lớn. Danh sách các nhà tài trợ có tổng số tiền quyên góp trọn đời vượt quá ngưỡng quyên góp lớn của bạn nhưng lần quyên góp cuối cùng đã hơn một năm trước. Đây là những nhà tài trợ cần được liên hệ trực tiếp, không chỉ qua email. Mỗi người trong danh sách sẽ được giao cho một chuyên viên phát triển với nhiệm vụ theo dõi cụ thể.

Tình hình đóng góp định kỳ. Số lượng người đóng góp thường xuyên, mức đóng góp trung bình hàng tháng, số người đóng góp mới trong tháng này, số người đóng góp đã mất trong tháng này, tỷ lệ phục hồi. Cơ sở người đóng góp thường là nguồn doanh thu ổn định nhất, và hội đồng quản trị nên xem xét con số này hàng tháng.

Danh sách các cam kết và đề xuất tài trợ. Cơ hội quyên góp lớn theo từng giai đoạn, kèm theo dự báo cho hai quý tiếp theo.

Việc chia sẻ thông tin này với hội đồng quản trị không có nghĩa là phải mua vé cho tất cả mọi người. Bảng điều khiển có thể được gửi dưới dạng email PDF theo lịch trình, hoặc toàn bộ hội đồng quản trị có thể sử dụng chung một tài khoản đăng nhập chỉ để xem.

Lấy lại những buổi tối của bạn

Ngày mùng 5 mỗi tháng không nên giống như một cuộc diễn tập khẩn cấp. Với bảng điều khiển được thiết lập sẵn, tài liệu cho hội đồng quản trị chỉ là ảnh chụp màn hình từ các giao diện đã có sẵn cộng với một bản tường thuật một trang mà giám đốc phát triển của bạn viết trong 90 phút thay vì ba ngày. Một câu hỏi giữa tháng như “bạn có thể tìm ra những nhà tài trợ đã đóng góp từ 500 đến 2.500 đô la vào năm ngoái không?” sẽ trở thành một bộ lọc năm phút, chứ không phải là một bảng tổng hợp mất nửa ngày. Đối với báo cáo thường niên và kiểm toán, tổng số tiền đóng góp và phân loại theo phân khúc sẽ được chuyển ngược lại vào DonorPerfect để nhân viên tài chính và chương trình thấy cùng một con số.

Những thứ cần tránh để trên bảng điều khiển

Các hội đồng quản trị thường có xu hướng chú trọng đến các chỉ số phù phiếm: tỷ lệ mở email, số người theo dõi trên mạng xã hội, số lượt truy cập trang web. Hãy chống lại điều đó. Nhiệm vụ của hội đồng quản trị là giám sát tài chính, chứ không phải các chiến thuật tiếp thị. Hãy tập trung vào các bảng điều khiển về dòng tiền và nhà tài trợ. Nếu ủy ban tiếp thị muốn dữ liệu về mức độ tương tác, hãy cung cấp cho họ một bảng điều khiển riêng. Và hãy tránh việc cắt giảm ngân sách quá nhiều. Sáu bảng điều khiển là số lượng phù hợp cho một chu kỳ họp hội đồng quản trị hàng quý. Bảng điều khiển thứ bảy và thứ tám sẽ biến cuộc họp thành một buổi xem xét dữ liệu thay vì xem xét chiến lược.

Điều này có ý nghĩa gì đối với hoạt động gây quỹ của bạn?

Với một tổ chức từ thiện có quy mô như Northbrook (6.500 nhà tài trợ, 2,4 triệu đô la quyên góp hàng năm), việc chuyển từ báo cáo thủ công cho hội đồng quản trị sang sử dụng bảng điều khiển HubSpot trực tuyến thường tiết kiệm được từ 15 đến 20 giờ làm việc của nhân viên mỗi tháng. Đối với một nhóm phát triển gồm ba đến năm người, điều đó tương đương với khoảng 25.000 đến 40.000 đô la năng lực hàng năm được dành cho hoạt động gây quỹ thực tế. Sự thay đổi lớn hơn nằm ở chính cuộc họp: nó chuyển từ "để tôi trình bày cho các bạn xem qua những con số này" sang "đây là xu hướng và đây là những gì chúng ta đang làm để giải quyết nó".

Bạn muốn xem CRMConnect DonorPerfect và HubSpot hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.