Bốn chiến dịch email theo từng giai đoạn cuộc sống dành cho cộng đồng tôn giáo, được thực hiện với sự hợp tác của DonorPerfect và HubSpot.

Cộng đồng tín ngưỡng không phải là đối tượng mục tiêu tiếp thị. Đó là một mạng lưới các mối quan hệ ở các giai đoạn cuộc sống khác nhau, với khả năng đóng góp khác nhau, và ở những thời điểm khác nhau trong hành trình gắn bó với cộng đồng. Việc coi nó như một danh sách email duy nhất sẽ làm mất đi tất cả những gì quan trọng về nó.

Hầu hết các hội thánh cuối cùng đều rơi vào tình trạng đó. Nhóm mục vụ muốn viết một lời nhắn cá nhân cho mỗi gia đình mỗi tháng. Thực tế là một bản tin chung chung được gửi đến 540 hộ gia đình, với lời chào "Bạn thân mến" đầy thiện chí và không có sự phân loại thực sự. Gia đình mới tham gia tuần trước nhận được cùng một thông điệp với nhà hảo tâm lâu năm mà gia đình họ đã đóng góp trong ba thế hệ. Tỷ lệ tham gia cho thấy chi phí bỏ ra.

Vì sao việc truyền đạt thông tin chung chung lại tốn kém cho một giáo đoàn

Các cộng đồng tín ngưỡng có những nhu cầu riêng biệt mà một bản tin chung không thể đáp ứng được.

Sự nhạy cảm trong việc chăm sóc mục vụ rất quan trọng. Một gia đình đang trải qua giai đoạn khó khăn không nên nhận được lời đề nghị đóng góp cuối năm quá gấp gáp. Một gia đình vừa mất đi người thân không nên nhận được lời nhắn nhủ sáo rỗng kiểu "chúng tôi nhớ bạn vào Chủ nhật". Thông tin cần thiết để tôn vinh những khoảnh khắc đó nằm trong phần ghi chú mục vụ bên trong DonorPerfect, chứ không phải trên một nền tảng tiếp thị riêng biệt.

Quà tặng tưởng niệm cần được lựa chọn cẩn thận. Một món quà tưởng niệm để vinh danh ai đó thường đến từ một thành viên trong gia đình đang đau buồn. Lời cảm ơn, sự ghi nhận dành cho gia đình người được vinh danh và việc liên lạc trong tương lai đều khác so với một món quà thông thường.

Các tùy chọn liên lạc không phải là tùy chọn. Một hội thánh phớt lờ tùy chọn không liên lạc hoặc chỉ nhận thông tin qua email đang phá vỡ lòng tin theo cách tồi tệ nhất. Một công cụ gửi bản tin thông thường không thể tự mình đáp ứng bất kỳ điều nào trong số này, bởi vì thông tin cần thiết nằm trong DonorPerfect.

Một cách thức để giao tiếp với công tác chăm sóc mục vụ trên quy mô lớn.

CRMConnect dành cho DonorPerfect và HubSpot được thiết kế cho cấu trúc dữ liệu của một tổ chức dựa trên quan hệ, chứ không phải dựa trên giao dịch. Loại nhà tài trợ, như Thành viên, Khách tham quan, Bạn bè, Hội những người có truyền thống, đều được chuyển sang HubSpot. Tương tự, các nhãn mà hội thánh đã theo dõi, như Phụ huynh của Mục vụ Thanh niên, Ca đoàn, Người có người thân qua đời trong 12 tháng qua, hoặc Nhà tài trợ Chiến dịch Vốn, cũng được chuyển tiếp. Sở thích mục vụ, vai trò trong gia đình và tình trạng chăm sóc mục vụ cũng được chuyển tiếp để phân khúc. Các tùy chọn liên lạc, như không email, không điện thoại, không thư từ, phương thức ưu tiên, đều được chuyển tiếp và tôn trọng không có ngoại lệ. Và thông tin tưởng niệm cũng được chuyển tiếp để các khoản quà tặng tưởng niệm được xử lý riêng biệt và nhạy cảm.

Bốn lộ trình theo giai đoạn cuộc đời

Đây là một tình huống minh họa. Hội thánh Grace Hill là một cộng đồng giả định gồm 950 thành viên và 540 hộ gia đình đóng góp. Đây không phải là một tổ chức có thật.

Gia đình mới, gia nhập trong vòng 12 tháng qua. Chương trình chào đón 90 ngày tập trung vào cảm giác thuộc về, chứ không phải đóng góp. Một lời nhắn từ mục sư trưởng, lời mời tham dự bữa ăn trưa dành cho người mới, một chuyến tham quan ngắn các hoạt động mục vụ mà gia đình có thể tìm thấy chỗ đứng. Lời mời đóng góp đầu tiên chỉ đến sau ngày thứ 60, và chỉ khi gia đình thể hiện sự tham gia tích cực, chẳng hạn như tham dự một sự kiện.

Người đóng góp thường xuyên, là hộ gia đình đóng góp đều đặn trong hơn một năm. Chu kỳ hàng tháng gồm ba phần: một thông điệp mục vụ gắn liền với lịch phụng vụ, một câu chuyện từ một hoạt động mục vụ mà hộ gia đình quan tâm, và một bản tóm tắt ngắn gọn về số tiền đóng góp từ đầu năm đến nay mỗi quý. Hộ gia đình đã lựa chọn đóng góp, vì vậy thông điệp nhấn mạnh lý do tại sao chứ không phải thúc ép đóng góp thêm.

Nhà tài trợ lâu năm, vượt ngưỡng quy định hoặc thuộc Hội Nhà tài trợ Lâu năm. Tần suất giao tiếp hàng quý, chủ yếu dựa trên mối quan hệ. Thư cảm ơn cá nhân từ mục sư trưởng về các cột mốc quan trọng, lời mời tham dự các sự kiện nhỏ dành cho nhà tài trợ, và một cuộc trò chuyện về quản lý tài chính hàng năm thay vì chu kỳ kêu gọi quyên góp cuối năm. Những hộ gia đình này không bao giờ nên nhận email hàng loạt theo mẫu.

Thành viên đã bỏ đạo, không có khoản đóng góp nào được ghi nhận trong 14 tháng qua nhưng trước đây đóng góp đều đặn. Một quy trình nhẹ nhàng, không mang tính giao dịch: một lời hỏi thăm, một lời mời tham dự buổi lễ giữa tuần và một cuộc gọi mục vụ dành cho một thành viên trong giáo hội. Không yêu cầu đóng góp trong 60 ngày đầu tiên. Mục đích là kết nối lại, không phải là phục hồi.

Sự phối trộn kênh không vượt quá giới hạn.

Email chiếm phần lớn trong cả bốn kênh liên lạc. Tin nhắn văn bản chỉ dành cho các hộ gia đình đã đăng ký nhận tin, chỉ được gửi vào những giờ hợp lý và không bao giờ gửi vào ngày lễ hoặc trong giờ làm lễ. Thư trực tiếp vẫn hiệu quả đối với các nhà hảo tâm lâu năm và các gia đình đang chịu tang, với HubSpot quyết định ai sẽ nhận được thư và đối tác in ấn sẽ thực hiện việc in ấn.

Quà tặng tri ân và tưởng niệm sẽ được gửi riêng.

Món quà tưởng niệm khởi động hai quá trình song song. Người tặng nhận được thư cảm ơn tiêu chuẩn để ghi nhận sự tưởng niệm. Gia đình người được vinh danh, hoặc chính người được vinh danh trong trường hợp tặng quà để tưởng nhớ, sẽ nhận được một thư cảm ơn riêng, chứ không phải email gây quỹ. Hồ sơ của người được vinh danh sẽ không được đưa vào quy trình gây quỹ tiêu chuẩn chỉ dựa trên món quà đó, vì vậy một gia đình đang đau buồn sẽ không bao giờ bị đưa vào danh sách kêu gọi quyên góp chỉ vì ai đó đã quyên góp để tưởng nhớ người thân yêu của họ.

Giờ yên tĩnh, quyền từ chối tham gia và phán xét mục vụ

Có ba quy tắc cần được thực thi, chứ không phải chỉ là giả định. Một hộ gia đình được đánh dấu là không muốn nhận thư quảng cáo sẽ bị loại trừ khỏi mọi lần gửi thư tự động, chấm hết. Không có tin nhắn tự động nào được gửi vào đêm khuya, sáng Chủ nhật hoặc vào các ngày lễ. Và một hộ gia đình được đánh dấu là có người thân qua đời trong 12 tháng qua sẽ bỏ qua tất cả các tin nhắn gây quỹ, nhưng vẫn nhận được các cuộc thăm hỏi từ mục vụ. Hãy xây dựng lớp lọc này trước, trước khi bật bất kỳ chức năng gửi thư nào. Khi một địa chỉ email ngừng hoạt động hoặc ai đó hủy đăng ký, thông tin đó sẽ được chuyển về DonorPerfect để người quản trị nhà thờ không gọi điện cho một hộ gia đình có email đã không hoạt động trong một năm.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với nhiệm vụ của bạn

Đối với một hội thánh có quy mô như Grace Hill (540 hộ gia đình đóng góp, ngân sách hoạt động 1,1 triệu đô la), việc chuyển từ một bản tin chung chung sang bốn bản tin theo từng giai đoạn cuộc sống thường giúp nâng cao mức độ tương tác với các thông điệp được nhắm mục tiêu, vượt xa mức cơ bản của danh sách thông tin đơn thuần. Quan trọng hơn, nó loại bỏ sự khó xử khi phải yêu cầu một gia đình mới đóng góp quà tặng cuối năm vào tháng 11, hoặc gửi video về quản lý tài chính cho một gia đình đang đau buồn. Sự đánh giá của đội ngũ mục vụ được tích hợp vào quá trình truyền đạt thông tin thay vì chỉ dựa vào trí nhớ. Đó chính là lợi ích thực sự: một hội thánh cảm thấy được thấu hiểu, chứ không phải bị tiếp thị.

Bạn muốn xem CRMConnect DonorPerfect và HubSpot hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.