Mindbody và ActiveCampaign: Hãy loại bỏ bảng tính và gửi email đến đúng đối tượng.

Bước vào văn phòng phía sau của một võ đường karate có 230 học viên, bạn sẽ thấy rất nhiều bảng tính. Một bảng ghi cấp bậc đai hiện tại, do huấn luyện viên trưởng giữ. Một bảng ghi danh sách thi lên đai sắp tới, do trợ lý giữ. Một bảng ghi đặt hàng dụng cụ, đồng phục, đệm tập, vũ khí, do lễ tân giữ. Một bảng ghi đăng ký tham gia giải đấu. Một bảng ghi thẻ thành viên gia đình, do bất cứ ai nhớ được học viên nào là anh chị em ruột giữ.

Không có bảng tính nào liên kết với nhau. Không bảng tính nào cung cấp dữ liệu cho công cụ email của bạn. Vì vậy, khi võ đường gửi thông báo nhắc nhở kiểm tra đai, nó sẽ được gửi đến tất cả mọi người, bao gồm cả những người mới vào đai trắng mà bài kiểm tra đầu tiên còn sáu tháng nữa, và cả phụ huynh của những người mới vào đai nâu mà con họ đã kiểm tra tuần trước. Số lượng người hủy đăng ký tăng lên. Niềm tin vào email của bạn dần dần bị xói mòn.

Lấy một ví dụ giả định. Võ đường Stone Pine Karate (minh họa), một võ đường duy nhất với 230 học viên và rất nhiều hội viên gia đình, đã gặp chính xác vấn đề này. Chủ sở hữu đã hai lần thử "chỉ cần đưa tất cả vào công cụ email của chúng tôi" nhưng đều bỏ cuộc, bởi vì bảng tính và Mindbody luôn cho ra kết quả trái ngược nhau.

Bài viết này nói về việc loại bỏ các bảng tính Excel và thay vào đó gửi email chính xác, nhắm đúng đối tượng cho các thành viên.

Chi phí thực tế của các bảng tính này là bao nhiêu?

Cái giá phải trả rõ ràng nhất chính là thời gian. Bốn hoặc năm bảng tính, mỗi bảng do một người khác nhau quản lý, và mỗi bảng cần được cập nhật liên tục, dễ dàng tiêu tốn từ bốn đến sáu giờ làm việc của nhân viên mỗi tuần. Như vậy, mỗi năm nhóm của bạn sẽ dành khoảng 250 giờ để làm "cơ sở dữ liệu sống" thay vì giảng dạy hoặc phục vụ các thành viên.

Chi phí ẩn còn tệ hơn. Khi các thành viên liên tục nhận được những email rõ ràng không dành cho họ, họ sẽ ngừng đọc email của bạn hoàn toàn, hoặc họ sẽ hủy đăng ký. Đến khi bạn có điều gì đó thực sự quan trọng cần gửi, chẳng hạn như thay đổi lịch trình, thông báo đóng cửa, chương trình khuyến mãi thực sự, thì một nửa danh sách người nhận đã không còn quan tâm nữa. Email không liên quan không hề miễn phí. Bạn phải trả giá bằng sự chú ý mà bạn không bao giờ có thể lấy lại được.

Hãy sử dụng dữ liệu bạn đã có sẵn.

Mindbody đã lưu trữ thông tin mà các bảng tính đó đang theo dõi: cấp bậc đai, nhóm tuổi, tư cách thành viên gia đình, kích cỡ trang bị, điều kiện tham gia giải đấu, ngày kiểm tra. CRMConnect tự động chuyển tất cả thông tin đó vào ActiveCampaign và cập nhật liên tục.

Điều đó có nghĩa là một hồ sơ thành viên duy nhất trong ActiveCampaign chứa tất cả thông tin: cấp bậc đai của học viên, nhóm tuổi, gia đình mà họ thuộc về, ai trả phí thành viên, cỡ đồng phục, thời gian thi lên đai tiếp theo và liệu họ có đủ điều kiện tham gia giải đấu hay không. Một hồ sơ thay thế bốn hàng trong bảng tính và tự động cập nhật.

Ba danh sách thay thế cho ba bảng tính

Trong ActiveCampaign, hãy tạo ba danh sách đã lưu. Mỗi danh sách sẽ thay thế một bảng tính và tự cập nhật.

Danh sách kiểm tra đai. Tự động thêm bất kỳ học viên nào đang theo học và có lịch kiểm tra đai trong vòng 30 ngày tới. Vào ngày huấn luyện viên trưởng thiết lập ngày kiểm tra trong Mindbody, học viên đó sẽ xuất hiện trong danh sách. Không cần phải cập nhật danh sách thủ công nữa.

Sắp xếp lại trang bị. Tự động bao gồm những học sinh có đơn đặt hàng đồng phục cuối cùng cách đây hơn chín tháng. Điều này giúp phát hiện những em có thể đã mặc chật bộ đồng phục mà không cần phải liên tục nhắc nhở từng gia đình mỗi quý.

Bảng đấu giải. Tự động bao gồm các học sinh đủ điều kiện tham gia giải đấu ở đúng cấp đai và nhóm tuổi. Ban tổ chức giải đấu sẽ lấy danh sách cập nhật vào buổi sáng ngày mở đăng ký, mỗi lần đều như vậy.

Sau đó, hãy thêm một danh sách nữa dành cho phụ huynh: danh sách Liên lạc Gia đình gồm những người lớn đóng phí gắn liền với tư cách thành viên gia đình. Lời nhắc kiểm tra đai cho trẻ chín tuổi nên được gửi đến phụ huynh, chứ không phải chính trẻ chín tuổi, và dữ liệu về mối quan hệ gia đình sẽ tự động hóa việc này.

Email tự động gửi

Sau khi có sẵn các danh sách đó, hãy thiết lập ba chuỗi email tự động đơn giản.

Chuẩn bị cho bài kiểm tra đai. Khi một học viên đăng ký vào danh sách kiểm tra đai, họ sẽ nhận được một loạt thông tin ngắn gọn trong vòng 30 ngày trước khi kiểm tra: thư xác nhận, ghi chú "những điều cần biết", nhắc nhở kiểm tra đồng phục, thông tin về ngày trước khi kiểm tra và thông báo kết quả một ngày sau khi kiểm tra.

Sắp xếp lại trang bị. Khi một học sinh được thêm vào danh sách đặt hàng lại trang thiết bị, họ sẽ nhận được một email kiểm tra kích cỡ, trong đó hiển thị kích cỡ bạn đã lưu trong hồ sơ, cùng với một email nhắc nhở nếu không có đơn đặt hàng nào được thực hiện.

Chu kỳ giải đấu. Khi một sinh viên tham gia vào Nhóm Dự bị Giải đấu, họ sẽ nhận được email thông báo mở đăng ký, đóng đăng ký và thông tin về các vấn đề hậu cần trước ngày thi đấu, và họ sẽ tự động bị loại khỏi chuỗi email này sau khi đăng ký xong.

Bạn cũng có thể theo dõi xu hướng điểm danh của từng sinh viên ngay trong ActiveCampaign, nhờ đó giảng viên chính có thể biết ai đi học đều đặn và ai vắng mặt mà không cần phải mở thêm bảng tính nào khác.

Điều này có ý nghĩa gì đối với phòng thu của bạn?

Trong một triển khai điển hình tại các võ đường quy mô này, việc loại bỏ các bảng tính Excel giúp tiết kiệm khoảng bốn đến sáu giờ làm việc mỗi tuần của nhân viên, tương đương khoảng 250 giờ mỗi năm. Quan trọng hơn, nhóm của bạn sẽ ngừng tin tưởng vào các bảng tính Excel và bắt đầu tin tưởng vào Mindbody như nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy, điều này có nghĩa là dữ liệu trong chính Mindbody sẽ trở nên sạch hơn vì không ai giữ một bản sao "thực" riêng biệt nữa.

Kết quả email của bạn cũng thay đổi mạnh mẽ. Tỷ lệ hủy đăng ký nhận email quảng cáo thường giảm một nửa trong vòng 60 ngày, đơn giản vì học viên không còn nhận được những tin nhắn rõ ràng là không dành cho họ nữa. Học viên đai nâu không còn nhận được email hướng dẫn dành cho đai trắng nữa.

Đối với Stone Pine, chỉ riêng quy trình đặt hàng lại đồ dùng học tập đã bù đắp chi phí tích hợp ngay trong quý đầu tiên. Tỷ lệ đặt hàng lại đồng phục sau chín tháng đã tăng từ mức thấp 35%, do phụ huynh tự nhận thấy, lên mức ổn định 65 đến 70%, nhờ vào lời nhắc nhở về kích cỡ phù hợp.

Những con số này chỉ mang tính minh họa. Các võ đường có hồ sơ đã được sắp xếp gọn gàng sẽ tiết kiệm được ít thời gian hơn. Các võ đường có hồ sơ lộn xộn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn đáng kể.

Bạn muốn xem CRMConnect Mindbody kết nối với ActiveCampaign hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.