Mindbody và ActiveCampaign: Biến những lượt đặt chỗ dùng thử lần đầu thành thành viên lâu dài.

Một học viên mới đặt lịch học thử buổi đầu tiên lúc 8:42 tối thứ Ba. Họ chọn lớp Jazz trung cấp lúc 6 giờ chiều thứ Tư với giáo viên Renata. Trước đó, họ chưa từng đặt chân đến một phòng tập nhảy nào khi đã trưởng thành.

Sự chào đón lý tưởng sẽ như thế này: Tối thứ Ba: một email ngắn xác nhận đặt chỗ và nêu tên người hướng dẫn. Sáng thứ Tư: một email hướng dẫn "nên mặc gì, đậu xe ở đâu, lối vào ở đâu". Chiều thứ Tư: một lời nhắc nhở nhanh. Tối thứ Tư, sau giờ học: một lời nhắn "buổi học thế nào?" từ chính Renata. Sáng thứ Sáu: một lời nhắc nhở "sẵn sàng cho buổi học thứ hai".

Chuỗi email đó giúp thu hút học viên dùng thử. Một phòng tập gửi chuỗi email đó sẽ chuyển đổi học viên dùng thử thành hội viên với tỷ lệ 40% trở lên. Một phòng tập chỉ gửi hai lần "Chào mừng đến với phòng tập của chúng tôi!" kèm theo mã giảm giá chung chung thì tỷ lệ chuyển đổi chỉ là 12%.

Lấy một ví dụ giả định. Lumen Movement Dance (minh họa), một studio duy nhất với 410 học viên đang hoạt động, bao gồm cả trẻ em và người lớn, nằm trong nhóm 12% hiệu quả nhất. Công cụ email của họ đã được thiết lập. Chuỗi email chào mừng là một chuỗi bốn email chung chung. Hệ thống không biết học viên nào đã đặt lớp học nào.

Vì sao lời chào chung chung lại thất bại trong các thử nghiệm lâm sàng?

Buổi học thử là khoảnh khắc quan trọng nhất trong mối quan hệ giữa một học viên tiềm năng và bạn. Họ đã đến một lần, có chủ đích, và họ đang quyết định xem bạn có trở thành một phần trong cuộc sống của họ hay không. Một email chung chung sẽ cho họ biết câu trả lời là không, bạn chỉ là một phòng tập khác mà thôi.

Vấn đề không phải là nỗ lực, mà là thông tin. Một email chào mừng chung chung không thể nêu tên lớp học, giảng viên hoặc thời gian, vì công cụ email không biết những thông tin đó. Vì vậy, mỗi dòng đều ghi “lớp học gần đây của bạn” và “các giảng viên thân thiện của chúng tôi”, và một người mới tham gia lần đầu còn rụt rè sẽ đọc nó như một thư rác tự động. Cái giá phải trả rất đắt: với tỷ lệ chuyển đổi 12% thay vì 30%, một phòng tập có 35 buổi học thử mỗi tháng sẽ mất khoảng sáu thành viên mỗi tháng mà họ có thể giữ chân được. Trong một năm, đó là một tổn thất doanh thu nghiêm trọng, hoàn toàn chỉ từ những email thiếu tính cá nhân.

Email chào mừng của bạn có thể chứa mọi chi tiết.

CRMConnect chuyển toàn bộ thông tin đặt chỗ từ Mindbody vào ActiveCampaign ngay khi học viên đặt chỗ: lớp học họ đã chọn, tên giảng viên, thời gian và địa điểm lớp học, ưu đãi giới thiệu họ đã mua, và sau lớp học, liệu họ có thực sự tham gia hay không và liệu họ có đặt chỗ lại hay không.

Đó là tất cả những gì bạn cần để viết một lời chào mừng nghe như thể được viết riêng cho học sinh đó, bởi vì, trên thực tế, đúng là như vậy.

Cách thức hoạt động của tính năng Chào đón năm điểm chạm

Trong ActiveCampaign, hãy tạo một chuỗi tự động bắt đầu ngay khi một học viên mới mua gói ưu đãi giới thiệu và có lớp học sắp tới trên lịch.

Chạm vào nút 1 ngay sau khi đặt chỗ. Một email xác nhận ghi rõ tên lớp học, giáo viên và ngày học: “Bạn đã đăng ký thành công lớp Jazz trung cấp với Renata vào thứ Tư. Rất mong được gặp bạn.”

Touch 2, vào buổi sáng ngày học. Email hướng dẫn về hậu cần: nên mặc gì, đậu xe ở đâu, dùng cửa nào, mang theo những gì. Đây là điểm mà hầu hết các studio thường không đáp ứng được. Người mới bắt đầu thường lo lắng về các chi tiết thực tế, chứ không phải kỹ thuật.

Liên hệ số 3, hai tiếng trước giờ học. Một lời nhắc ngắn gọn, dạng lịch. "Hẹn gặp lúc 6 giờ." Hầu như không có nội dung, tỷ lệ mở cao, và nó giúp một sinh viên đang lo lắng có thêm tự tin để thực sự bước vào.

Liên hệ số 4, hai giờ sau giờ học. Cách thức này phân nhánh. Nếu học viên có mặt, họ sẽ nhận được một lời cảm ơn chân thành từ giảng viên kèm theo một dòng ngắn gọn yêu cầu phản hồi trung thực. Nếu họ không có mặt, họ sẽ nhận được một lời nhắn nhẹ nhàng "chúng tôi nhớ bạn" kèm theo một liên kết để lên lịch lại chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Chạm 5, một ngày rưỡi sau giờ học. Lời nhắc đặt chỗ cho lớp học thứ hai, gợi ý một lớp học với cùng một người hướng dẫn mà họ vừa gặp. Đây là email quan trọng nhất trong chuỗi email. Việc đặt chỗ lớp học thứ hai trong vòng bảy ngày là yếu tố dự báo tốt nhất liệu người dùng thử có trở thành thành viên hay không.

Quản lý phòng tập của bạn cũng có thể dễ dàng nắm được thông tin của từng học viên đăng ký lần đầu, để họ có thể chào đón các học viên có buổi học đầu tiên vào ngày mai. Một cử chỉ nhỏ, nhưng mang lại hiệu quả rõ rệt.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với phòng thu của bạn?

Trong một triển khai điển hình tại các studio quy mô này, tỷ lệ chuyển đổi từ dùng thử sang thành viên thường tăng từ mức cơ bản 12 đến 18% lên mức 28 đến 35% trong vòng 60 ngày kể từ khi triển khai chuỗi chương trình như thế này. Các yếu tố thúc đẩy lớn nhất là bước thứ 4, ghi chú của giảng viên sau giờ học, và bước thứ 5, lời nhắc nhở trước giờ học thứ hai. Bước thứ 3, lời nhắc nhở hai giờ trước, giúp giảm tỷ lệ vắng mặt khoảng 25 đến 35%, và đó là phần lớn cơ sở của các phép tính. Bạn không thể chuyển đổi một buổi dùng thử chưa từng diễn ra.

Riêng với Lumen Movement, với khoảng 30 đến 40 lượt đặt chỗ dùng thử mỗi tháng với mức phí thành viên hàng tháng là 99 đô la, việc tăng tỷ lệ chuyển đổi thêm 15 điểm sẽ mang lại khoảng năm thành viên mới mỗi tháng, tương đương khoảng 5.900 đô la doanh thu định kỳ hàng năm tăng thêm, chỉ từ một chuỗi tự động duy nhất.

Những con số này chỉ mang tính minh họa. Chất lượng của buổi học đầu tiên vẫn là yếu tố quyết định, và không có chuỗi email nào có thể cứu vãn được các buổi học thử tại một studio có trải nghiệm buổi học đầu tiên kém chất lượng. Nhưng nếu buổi học đầu tiên của bạn tốt và các email theo dõi lại chung chung, bạn sẽ mất đi những thành viên mà bạn đã có được.

Bạn muốn xem CRMConnect Mindbody kết nối với ActiveCampaign hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.