Tâm trí và Sức mạnh Cấp độ Cao: Chấm dứt việc hòa giải hợp đồng Chủ nhật tại phòng tập của bạn

Chi phí hàng tuần khi theo dõi hợp đồng thủ công.

Sự thành công và thất bại của các phòng tập huấn luyện cá nhân phụ thuộc hoàn toàn vào hợp đồng. Hợp đồng quy định các điều khoản thanh toán tự động, số buổi tập, ngày gia hạn và điều khoản hủy bỏ. Đây là tài liệu duy nhất quan trọng khi một thành viên quyết định có tiếp tục sử dụng dịch vụ hay không. Và ở hầu hết các phòng tập, hợp đồng thường được lưu trữ dưới dạng PDF trên Mindbody mà ai đó trong nhóm của bạn phải liên tục sao chép thủ công vào công cụ tiếp thị.

Tình huống giả định: Bedrock Performance (minh họa) là một phòng tập duy nhất với tám huấn luyện viên và 220 khách hàng theo hợp đồng. Mỗi tối Chủ nhật, chủ sở hữu dành hai giờ để mở hợp đồng Mindbody và cập nhật hồ sơ từng mục một: ngày gia hạn, số buổi còn lại, trạng thái thanh toán. Hai giờ mỗi tuần, không có hồi kết. Và đến thứ Ba, các con số đã sai, vì ba khách hàng đã sử dụng các buổi tập vào thứ Hai.

Chi phí thực tế của quy trình thủ công là bao nhiêu?

Hợp đồng không chỉ đơn thuần là một con số. Nó bao gồm lịch thanh toán, số lượng buổi học đã sử dụng, ngày gia hạn, các lần thanh toán và điều khoản hủy hợp đồng. Khi bạn theo dõi thủ công, thông tin bạn dễ bỏ sót nhất lại chính là thông tin quan trọng nhất: liệu thanh toán tự động của thành viên có hoạt động bình thường, đang thử lại hay đã thất bại.

Ngoài ra còn có một vấn đề về toán học. Số buổi còn lại là số buổi họ đã mua, trừ đi số buổi họ đã sử dụng, trừ đi số buổi họ đã đặt trước. Nếu chỉ kiểm tra lúc đăng ký, con số này sẽ lỗi thời chỉ sau vài ngày. Chi phí sẽ phát sinh do bỏ lỡ gia hạn, các khoản thanh toán thất bại mà bạn phát hiện quá muộn, và huấn luyện viên không thể trả lời câu hỏi "Sarah còn bao nhiêu buổi" mà không cần phải tìm hiểu kỹ.

Dữ liệu hợp đồng của bạn, luôn được cập nhật, không cần nhập liệu.

CRMConnect Mindbody và HighLevel tự động đồng bộ hóa mọi hợp đồng. Ngày gia hạn, trạng thái thanh toán và số dư phiên đang sử dụng sẽ tự động được chuyển vào HighLevel và luôn được cập nhật khi thành viên đặt lịch và sử dụng các phiên.

Mỗi hợp đồng trở thành một hồ sơ riêng biệt, được liên kết với thành viên sở hữu nó. Điều này rất quan trọng đối với những khách hàng có nhiều hơn một gói thành viên, bởi vì mỗi thỏa thuận vẫn được tách biệt và dễ dàng đọc được. Không ai phải mở Mindbody để đối chiếu bất cứ điều gì. Dữ liệu đơn giản là chính xác.

Cách thức hoạt động dành cho bộ phận lễ tân và huấn luyện viên của bạn

Số buổi tập còn lại là mục kết thúc quy trình Chủ nhật. Mục này tự động cập nhật mỗi khi có buổi tập được đặt hoặc hoàn thành. Huấn luyện viên của bạn có thể xem chính xác số buổi tập còn lại trên hồ sơ của thành viên mà không cần mở Mindbody và không cần hỏi bạn.

Các lời nhắc gia hạn cũng tự động hoạt động. Khoảng 60 ngày trước khi hợp đồng kết thúc, hội viên sẽ nhận được một lời nhắn thân thiện từ huấn luyện viên trưởng với lời đề nghị gia hạn. Khoảng 45 ngày trước đó, nếu họ còn nhiều buổi tập chưa sử dụng, họ sẽ nhận được một lời nhắc nhở nhẹ nhàng kiểu "hãy đặt lịch cho bạn". Khoảng 30 ngày trước đó, hệ thống sẽ tạo một nhiệm vụ cho huấn luyện viên của họ để có cuộc trò chuyện trực tiếp về việc gia hạn trong buổi tập tiếp theo. Một vài lời nhắc nhở nhẹ nhàng sẽ được gửi trong hai tuần cuối cùng. Ngay khi hội viên gia hạn, các lời nhắc nhở cũ sẽ tự động dừng lại.

Công việc của huấn luyện viên là phần quyết định sự thành công. Hệ thống sẽ đánh dấu yêu cầu, huấn luyện viên sẽ có cuộc trò chuyện trực tiếp tại phòng tập, và hợp đồng gia hạn được hoàn tất. Không ai phải mất công theo đuổi các báo cáo trạng thái dạng PDF nữa.

Xử lý các khoản thanh toán thất bại ngay trong ngày.

Khi giao dịch thanh toán tự động của thành viên thất bại, thời gian bắt đầu tính. Thẻ của họ hết hạn, họ đến vào thứ Hai, lễ tân cho họ vào mà không báo trước, và khoản thanh toán thất bại đó không được chú ý cho đến khi ai đó xem xét lại vài ngày sau. Đến lúc đó, thành viên đã bỏ lỡ một ngày cuối tuần, bắt đầu cảm thấy áy náy và bắt đầu tìm kiếm chỗ ở khác.

Với tính năng đồng bộ hợp đồng, giao dịch thanh toán thất bại sẽ kích hoạt quy trình khắc phục ngay trong ngày. Thành viên sẽ nhận được tin nhắn thân thiện kèm đường dẫn để cập nhật thông tin thẻ. Nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết sau một ngày, huấn luyện viên của họ sẽ được thông báo để đề cập đến vấn đề này một cách khéo léo trong buổi tập tiếp theo. Nếu tình trạng kéo dài, vấn đề sẽ được chuyển đến bạn để bạn gọi điện trực tiếp. Ngay khi giao dịch thanh toán thành công, các thông báo nhắc nhở sẽ dừng lại và thành viên sẽ nhận được xác nhận nhanh chóng.

Tin nhắn xác nhận cùng ngày là yếu tố quyết định giữa việc khắc phục sự cố trong vòng 24 giờ và việc mất đi một thành viên. Báo cáo thanh toán hàng tuần không thể làm được điều đó. Dữ liệu trực tiếp thì có thể.

Kết quả tiêu biểu tại 220 khách hàng

Đây là những hình ảnh tổng hợp mang tính minh họa, không phải hình ảnh khách hàng thực tế:

• Thời gian chủ sở hữu dành cho việc đối chiếu hợp đồng: khoảng 2 giờ mỗi tuần, được hoàn trả đầy đủ.
• Thời gian huấn luyện viên dành để tra cứu "còn bao nhiêu buổi tập": đã được loại bỏ, vì thông tin này đã có trong hồ sơ của hội viên.
• Tỷ lệ thu hồi khoản thanh toán thất bại trong vòng một tuần, theo quy trình thủ công cuối tháng: khoảng 35 đến 45 phần trăm.
• Khôi phục giao dịch thanh toán thất bại bằng tin nhắn cùng ngày: tỷ lệ thành công tăng lên mức 65 đến 78 phần trăm.
• Tỷ lệ gia hạn hợp đồng trong vòng 60 ngày: tăng khoảng 5 đến 9 điểm phần trăm, chủ yếu nhờ cuộc trò chuyện trực tiếp với người hướng dẫn.

Các con số thay đổi tùy thuộc vào giá hợp đồng và văn hóa huấn luyện của bạn. Cơ chế hoạt động thì không.

Vì sao điều này lại quan trọng đối với lợi nhuận của bạn?

Việc đối chiếu hợp đồng vào Chủ nhật không chỉ là lãng phí thời gian mà còn là mất doanh thu. Dữ liệu hợp đồng lỗi thời đồng nghĩa với việc bạn bỏ lỡ các cơ hội gia hạn, các khoản thanh toán không thành công âm thầm dẫn đến việc hủy hợp đồng, và các huấn luyện viên không thể có cuộc trò chuyện phù hợp vào đúng thời điểm. Khi dữ liệu được cập nhật liên tục và lời nhắc được tự động gửi đi, nhóm của bạn sẽ dành năng lượng cho hội viên thay vì bảng tính, và cuộc trò chuyện gia hạn diễn ra trực tiếp, giúp chốt hợp đồng thành công.

Hãy xem nó cho phòng tập của bạn!

Bạn muốn xem CRMConnect Mindbody to HighLevel hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.