Tâm trí và Sức mạnh Cấp độ Cao: Thu hẹp khoảng cách giữa Khách hàng tiềm năng từ quảng cáo và Khách hàng thực sự

Khi số lượng khách hàng tiềm năng và số lượng đặt chỗ của bạn không khớp nhau

Các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe và thẩm mỹ sử dụng dịch vụ tiếp thị bên ngoài hầu như luôn có hai hệ thống không tương tác với nhau. Công ty tiếp thị chạy quảng cáo, tạo phễu bán hàng và thu thập khách hàng tiềm năng trên HighLevel. Phòng khám của bạn đặt lịch hẹn và thực hiện dịch vụ thông qua Mindbody. Khoảng trống giữa hai hệ thống này chính là nơi doanh thu bị thất thoát một cách âm thầm.

Ví dụ minh họa: Selene Aesthetic Group là một trung tâm thẩm mỹ y tế duy nhất với chín chuyên viên, 2.400 bệnh nhân thường xuyên và một tài khoản tiếp thị do công ty quản lý. Công ty báo cáo số lượng khách hàng tiềm năng mỗi tuần. Bộ phận lễ tân báo cáo số lượng cuộc hẹn đã đặt mỗi tuần. Hai báo cáo này không bao giờ khớp nhau, bởi vì không có gì biến khách hàng tiềm năng từ hoạt động tiếp thị thành khách hàng thực sự có thể đặt lịch hẹn với Mindbody ngay tại thời điểm họ quyết định đặt lịch.

Khoảng cách đó sẽ khiến bạn phải trả giá như thế nào?

Mindbody cần một hồ sơ khách hàng thực sự để liên kết với lịch hẹn. Một khách hàng tiềm năng nằm trong kênh quảng cáo của bạn thì chưa đủ điều kiện. Vì vậy, khi khách hàng tiềm năng sẵn sàng đặt lịch, ai đó phải nhập thông tin của họ vào Mindbody bằng tay, nếu không quá trình đặt lịch sẽ không diễn ra suôn sẻ. Làm việc đó dưới áp lực tại quầy lễ tân bận rộn sẽ dẫn đến các hồ sơ trùng lặp, lỗi chính tả và khách hàng tiềm năng bỏ lỡ vì quy trình đặt lịch quá rườm rà.

Điều đó cũng có nghĩa là bạn không thể trả lời những câu hỏi quyết định ngân sách quảng cáo của mình. Bạn có thể thấy số lượng khách hàng tiềm năng. Bạn có thể thấy số lượng đặt chỗ. Nhưng bạn không thể thấy khách hàng tiềm năng nào thực sự trở thành khách truy cập đầu tiên, hoặc nguồn quảng cáo nào tạo ra khách hàng trả phí, bởi vì không có gì liên kết hai dữ liệu này.

Khách hàng tiềm năng tự động trở thành khách hàng có thể đặt lịch.

CRMConnect Mindbody to HighLevel giúp đồng bộ hóa hồ sơ khách hàng giữa hai hệ thống, và nó thực hiện điều này bằng cách đối khớp thông minh để tránh việc cùng một người được tạo hai lần.

Điểm mấu chốt là bạn phải kiểm soát được việc khách hàng tiềm năng nào sẽ chuyển sang hệ thống mới. Bạn chọn một điểm trong phễu bán hàng của mình, thường là thời điểm khách hàng tiềm năng thực sự đặt lịch hẹn, làm điểm kích hoạt. Khi khách hàng tiềm năng đạt đến điểm đó, CRMConnect sẽ kiểm tra thông tin chi tiết của họ và tạo họ thành khách hàng thực sự trong Mindbody, sẵn sàng để được đặt lịch. Nếu họ đã tồn tại trong Mindbody, hồ sơ của họ sẽ được cập nhật thay vì tạo bản sao.

Quy trình từ khách hàng tiềm năng đến khách hàng thực tế hoạt động như thế nào?

Phiên bản đơn giản nhất của điều này là:

1. Khách hàng tiềm năng đến từ kênh quảng cáo.
2. Quy trình theo dõi thông thường của bạn bao gồm: tin nhắn xác nhận, thu thập thông tin đăng ký, và điền vào biểu mẫu thông tin cá nhân.
3. Người quản lý chọn thời gian đặt lịch. Đó là thời điểm họ được đánh dấu là sẵn sàng đồng bộ.
4. CRMConnect kiểm tra thông tin chi tiết và tạo chúng thành khách hàng của Mindbody.
5. Hồ sơ tiếp thị của khách hàng tiềm năng được liên kết với hồ sơ khách hàng mới của họ trên Mindbody, vì vậy bảng điều khiển của đại lý cuối cùng cũng hiển thị được mối liên kết này.

Điều tương tự cũng hoạt động theo chiều ngược lại. Một khách vãng lai mà lễ tân ghi nhận được trong hệ thống Mindbody sẽ tự động được chuyển tiếp và trở thành một liên hệ mà công ty có thể chăm sóc.

Bước đặt chỗ không chỉ là một bước kích hoạt đồng bộ hóa. Nó là cổng kiểm soát chất lượng của bạn. Đại lý không đưa tất cả mọi người vào Mindbody. Họ chỉ đưa những người đã hoàn thành bước kiểm tra đủ điều kiện thực sự. Điều đó giúp Mindbody luôn minh bạch và đáng tin cậy.

Sẵn sàng cho nhiều địa điểm khác nhau

Hiện tại Selene chỉ có một địa điểm duy nhất, nhưng hệ thống tương tự sẽ xử lý tốt sự phát triển trong tương lai. Mỗi khách hàng tiềm năng đều mang một mã định vị từ phễu bán hàng, và CRMConnect sẽ chuyển hướng họ đến trang web Mindbody phù hợp. Bạn không cần phải duy trì danh sách định tuyến tập trung nào cả.

Các bản ghi trùng lặp giữa các địa điểm được phát hiện bằng cùng một thuật toán đối sánh thông minh: nếu một người có cùng địa chỉ email đã tồn tại ở một địa điểm khác, CRMConnect sẽ tìm thấy bản ghi trùng khớp và cập nhật bản ghi hiện có thay vì tạo một bản ghi mới. Kết quả là, mọi hoạt động tiếp theo, từ nhắc nhở gia hạn, khôi phục khách hàng vắng mặt, đến việc thu hút lại khách hàng đã hết hạn, đều dựa trên dữ liệu thực tế từ Mindbody thay vì phỏng đoán.

Điều mà cơ quan của bạn cuối cùng nhận ra

Khi vòng lặp được khép kín, bảng điều khiển của cơ quan có thể trả lời những câu hỏi thực sự quan trọng:

• Tỷ lệ khách hàng tiềm năng trở thành lượt truy cập đầu tiên, chứ không chỉ là lượt nhấp chuột vào trang đặt chỗ.
• Tỷ lệ lượt truy cập đầu tiên chuyển thành hội viên, và trạng thái hội viên được duy trì qua nhiều lần.
• Chi phí thực sự để có được một khách hàng tiềm năng chất lượng, chứ không phải chi phí của một khách hàng tiềm năng đơn thuần.

Những con số đó chỉ tồn tại vì mỗi khách hàng tiềm năng giờ đây đều được liên kết với kết quả Tâm-Thể tương ứng.

Kết quả tiêu biểu trên 2.400 bệnh nhân

Đây là những hình ảnh tổng hợp mang tính minh họa, không phải hình ảnh khách hàng thực tế:

• Các khách hàng tiềm năng đến thăm lần đầu tiên, với sự tiếp nhận trực tiếp từ lễ tân: khoảng 28 đến 35 phần trăm.
• Các khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng lần đầu tiên, với quy trình tạo khách hàng tự động giúp việc đặt lịch diễn ra suôn sẻ: tỷ lệ này tăng lên từ 42 đến 52 phần trăm.
• Số lượng bản ghi Mindbody trùng lặp được tạo mỗi tháng: giảm từ mức "không đếm xuể" xuống còn khoảng 1 đến 3, được phát hiện và hợp nhất tự động.
• Thời gian lễ tân dành để nhập thông tin khách hàng tiềm năng của các đại lý vào hệ thống Mindbody: khoảng 6 đến 8 giờ mỗi tuần, đã được tiết kiệm lại.

Sự gia tăng này không đến từ nội dung email tốt hơn. Nó đến từ việc khách hàng tiềm năng thực sự tồn tại với tư cách là khách hàng có thể đặt lịch của Mindbody ngay khi họ cố gắng đặt lịch.

Vì sao điều này lại quan trọng đối với lợi nhuận của bạn?

Mỗi khách hàng tiềm năng bị kẹt lại ở khâu giữa kênh quảng cáo và Mindbody đều là số tiền bạn đã trả mà không thu được lợi nhuận. Khi khách hàng tiềm năng tự động trở thành khách hàng có thể đặt lịch hẹn, sẽ có nhiều người trong số họ đến thăm lần đầu, nhân viên lễ tân không còn phải nhập lại tên nữa, và cuối cùng bạn có thể biết được quảng cáo nào đáng để đầu tư. Bạn không mua thêm khách hàng tiềm năng. Bạn đang giảm thiểu số lượng khách hàng tiềm năng hiện có bị mất đi.

Hãy xem sản phẩm này dành cho spa thẩm mỹ của bạn.

Bạn muốn xem CRMConnect Mindbody to HighLevel hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.