Mindbody và Keap: Dừng việc tái tạo dữ liệu khách hàng trong Keap bằng tay

Hãy hỏi bất kỳ chủ phòng tập nào đã chuyển sang sử dụng hệ thống tiếp thị của Keap trong hai năm qua về tháng đầu tiên diễn ra như thế nào. Họ sẽ kể cho bạn nghe về những bảng tính, việc nhập dữ liệu và công việc chậm chạp, tốn sức khi phải tạo lại từng chi tiết khách hàng bằng tay. Mục tiêu, lịch sử chấn thương, số dư gói dịch vụ, ngày mốc quan trọng. Tất cả đều đã có sẵn trong Mindbody, và tất cả đều phải được xây dựng lại từ đầu.

Nếu bạn điều hành một phòng tập huấn luyện cá nhân chuyên nghiệp, mỗi huấn luyện viên sẽ theo dõi từ 8 đến 15 chi tiết cho mỗi khách hàng: mục tiêu, thành phần cơ thể, tiền sử chấn thương, sở thích tập luyện, ghi chú về chế độ ăn uống, các mốc thời gian quan trọng, thiết bị họ có ở nhà, các hạn chế về lịch trình. Mindbody lưu trữ tất cả những thông tin đó. Còn Keap, khi sử dụng riêng lẻ, ban đầu trống rỗng. Ai đó phải tạo lại từng mục, quyết định giao diện, đặt nhãn và sau đó kết nối lại với Mindbody để dữ liệu được điền đầy đủ.

Công việc đó rất chậm. Một người hướng dẫn siêng năng có thể thiết lập được khoảng bốn chi tiết mỗi giờ, tính cả việc xây dựng, kết nối và nhập dữ liệu thử nghiệm. Nhân con số đó với 15 chi tiết, rồi nhân với số lượng người hướng dẫn muốn có giao diện riêng, thì chỉ riêng việc thiết lập thôi cũng mất nhiều ngày. Hầu hết các studio đều bỏ cuộc giữa chừng và cuối cùng chỉ còn lại một hệ thống Keap chưa hoàn thiện mà chẳng ai tin tưởng.

Dưới đây là một ví dụ minh họa. Granite Bay Personal Training (một phòng tập giả định), chỉ có một địa điểm với 5 huấn luyện viên và 140 khách hàng cao cấp, đã thử làm thủ công hai lần. Cả hai lần đều thất bại ở bước thiết lập. Các huấn luyện viên đã dành thời gian nghỉ trưa trong hai tuần để xây dựng lại thông tin khách hàng bằng tay, họ rất khó chịu và quay lại sử dụng Mindbody cho mọi thứ, cộng thêm một bảng tính phụ để theo dõi mục tiêu.

Giao diện tài khoản Keap của bạn vào ngày đầu tiên

CRMConnect Mindbody to Keap tự động thiết lập thông tin khách hàng cho bạn. Trong quá trình thiết lập, nó xây dựng những yếu tố thiết yếu mà một doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe cần có, mà không cần cấu hình thủ công.

Ngay từ ngày đầu tiên, tài khoản Keap của bạn đã biết thông tin về mọi khách hàng:

• Họ là ai và họ đến từ đâu: lịch sử sử dụng Mindbody của họ, trạng thái thành viên hiện tại, tổng số lần ghé thăm, ngày ghé thăm gần nhất, dịch vụ họ đã sử dụng và nhân viên nào đã phục vụ họ.
• Thông tin về các gói dịch vụ: thời hạn thành viên, số buổi còn lại, chi tiết hợp đồng và chế độ thanh toán tự động có được kích hoạt hay không.
• Những gì họ đã mua: lịch sử ưu đãi giới thiệu, lần mua hàng gần nhất, số tiền và ngày mua.
• Mức độ tương tác của họ: ngày truy cập đầu tiên, tổng số lượt truy cập trong suốt thời gian hoạt động và doanh thu trọn đời.

Nó còn vượt xa một bộ tiêu chuẩn thông thường. Những chi tiết đặc thù của phòng tập bạn cũng được ghi nhận. Nếu phòng tập huấn luyện cá nhân của bạn đã theo dõi mục tiêu của khách hàng trên Mindbody (giảm cân, khả năng vận động, sức mạnh, mục tiêu thể thao cụ thể, phục hồi sau chấn thương), thông tin chính xác đó sẽ tự động được chuyển vào Keap. Không ai phải tự nhập thông tin vào menu thả xuống của Keap cả.

Vì vậy, một huấn luyện viên khi mở hồ sơ khách hàng vào ngày đầu tiên sẽ thấy mục tiêu của khách hàng, ghi chú về chấn thương, ngày tập luyện ưa thích, gói dịch vụ đang sử dụng, số buổi còn lại, tổng số lần thăm khám, lần thăm khám gần nhất và lịch hẹn tiếp theo. Tất cả những gì họ từng theo dõi trên bảng tính giờ đây đều nằm trong công cụ dùng để thực hiện hoạt động tiếp thị.

Vì sao dữ liệu vẫn hữu ích, chứ không chỉ chính xác ngay từ ngày đầu tiên

Ngày đầu tiên là phần dễ. Phần khó là 12 tháng tiếp theo, khi khách hàng mua gói dịch vụ mới, đạt được các cột mốc, thay đổi mục tiêu và cập nhật sở thích của họ. Thông tin khách hàng chính xác hôm nay nhưng lỗi thời vào tháng sau thì vô giá trị. Những thông tin luôn được cập nhật mới thực sự thúc đẩy việc theo dõi khách hàng của bạn.

CRMConnect tự động cập nhật mọi thứ. Khi khách hàng mua gói 12 buổi học mới, tên gói, số buổi còn lại và lần mua gần nhất của họ sẽ được cập nhật ngay lập tức trong Keap, và họ sẽ được gắn thẻ cho các chiến dịch phù hợp. Bất kỳ lời nhắc gia hạn, lời chúc mừng đạt cột mốc hoặc hoạt động theo dõi huấn luyện viên nào bạn đã thiết lập đều nhận thấy sự thay đổi và tự động xử lý. Không ai phải cập nhật thủ công bất cứ điều gì.

Thông tin khách hàng vẫn hữu ích vì chúng luôn được cập nhật. Đó là điểm mấu chốt.

Cách các huấn luyện viên có được danh sách công việc của riêng họ

Với đầy đủ thông tin chi tiết về khách hàng, mỗi huấn luyện viên có thể tự xây dựng giao diện riêng của mình trong Keap mà không cần thực hiện bất kỳ thao tác kỹ thuật nào.

Danh sách hàng ngày của huấn luyện viên hiển thị các khách hàng đang hoạt động, được sắp xếp theo lịch hẹn gần nhất. Khách hàng mới được thêm vào tự động. Khách hàng bỏ tập sẽ tự động bị xóa khỏi danh sách.

Danh sách gia hạn hiển thị những khách hàng còn ba buổi tập trở xuống, được nhóm theo từng huấn luyện viên, để mỗi huấn luyện viên có thể thấy danh sách khách hàng gia hạn của riêng mình.

Danh sách cột mốc đánh dấu những khách hàng đã đạt 100 lượt truy cập nhưng chưa được chúc mừng. Điều này thúc đẩy việc tự động gửi lời chúc mừng và thẻ quà tặng, trở thành nghi thức giữ chân khách hàng của studio.

Danh sách theo dõi chấn thương hiển thị những khách hàng có ghi chú chấn thương đang hoạt động đã tập luyện trong tuần qua, để huấn luyện viên trưởng có thể xem xét bất kỳ ai cần cuộc trò chuyện tiếp theo về kỹ thuật.

Tất cả những điều này không cần thiết lập kỹ thuật. Tất cả những điều này không cần người huấn luyện phải lập bảng tính. Các chi tiết sẽ tự động được điền vào. Danh sách sẽ tự cập nhật.

Điều này có ý nghĩa gì đối với phòng thu của bạn?

Trong một ví dụ triển khai minh họa tại một studio có quy mô như thế này, công việc thiết lập thủ công mà phương pháp tự làm thường yêu cầu (4 đến 6 giờ cho mỗi giảng viên trên tổng số 5 giảng viên, cộng thêm 8 đến 12 giờ công việc quản trị) được rút gọn xuống chỉ còn khoảng một giờ cấu hình. Điều đó có nghĩa là khoảng 30 đến 40 giờ thời gian của giảng viên và quản trị viên đã được tiết kiệm ngay lập tức, chỉ riêng ở khâu thiết lập.

Việc tiết kiệm chi phí sẽ tiếp tục sau đó. Khi bạn ra mắt một chương trình mới, bạn không cần phải quay lại và xây dựng lại bất cứ thứ gì. Một buổi hội thảo "Mobility Mondays" mới trên Mindbody sẽ tự động được tích hợp vào Keap khi mọi người mua nó, mà không cần ai can thiệp vào Keap.

Đối với Granite Bay, thành công thực sự là việc các huấn luyện viên lần đầu tiên sử dụng Keap. Sau hai lần thiết lập thủ công thất bại, lần thứ ba đã thành công vì các huấn luyện viên không cần phải tự mình thiết lập. Khách hàng mà họ vẫn theo dõi trên các bảng tính riêng lẻ giờ đây được chuyển sang hệ thống với đầy đủ mục tiêu và ghi chú về chấn thương.

Những con số này chỉ mang tính minh họa. Thời gian bạn tiết kiệm được phụ thuộc vào lượng thông tin khách hàng bạn đã lưu trữ trong Mindbody và mức độ nhất quán của thông tin đó.

Bạn muốn xem CRMConnect Mindbody kết nối với Keap hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.