Mindbody và Klaviyo: Chào đón khách hàng mới khi họ đặt lịch hẹn, chứ không phải khi họ tham gia danh sách khách hàng hiện có.

Bạn đang bỏ lỡ khoảng thời gian 72 giờ quý giá

Lần đầu tiên đặt chỗ tham gia lớp học là khoảnh khắc thể hiện sự quan tâm cao nhất mà một thương hiệu chăm sóc sức khỏe có thể nhận được từ một khách hàng mới. Họ đã nhập thông tin thẻ, chọn thời gian, dành riêng lịch trình của mình và cam kết tham gia. Sự quan tâm đó chỉ duy trì trong khoảng 72 giờ. Sau đó, năng lượng sẽ giảm dần và bạn lại phải nỗ lực để thu hút sự chú ý.

Nếu chuỗi email chào mừng của bạn chỉ bắt đầu khi ai đó đăng ký nhận bản tin, thì mục đích ban đầu sẽ không được tận dụng. Dưới đây là một ví dụ minh họa. Crescent Pilates Lab (một phòng tập giả định) là một phòng tập có 380 khách hàng, sở hữu thương hiệu mạnh và đội ngũ marketing biết chính xác cách viết chuỗi email chào mừng. Vấn đề của họ không nằm ở email. Vấn đề là email đó gửi đi tín hiệu sai. Việc đăng ký nhận bản tin diễn ra vài ngày trước, hoặc đôi khi vài tuần sau, khi đặt lịch học thực tế. Vì vậy, chuỗi email chào mừng cuối cùng lại chúc mừng mọi người vì đã tham gia danh sách nhận tin thay vì chào đón người vừa đặt lịch buổi tập reformer đầu tiên của họ.

Vì sao cơ chế kích hoạt bản tin lại bỏ lỡ bước tiếp xúc đầu tiên thực sự?

Chuỗi chào mừng sách giáo khoa bắt đầu bằng một trong hai tín hiệu: đăng ký nhận bản tin hoặc đặt hàng trực tuyến lần đầu. Việc đặt lớp học trên Mindbody không thuộc cả hai trường hợp trên. Vì vậy, các phòng tập cuối cùng phải đối mặt với ba lựa chọn tồi:

• Xuất dữ liệu từ Mindbody mỗi sáng và tải lên dưới dạng danh sách. Lời chào mừng bắt đầu khi danh sách được tải lên, chậm hơn vài giờ hoặc cả ngày, và hoàn toàn mất đi ngữ cảnh "vừa đặt lớp học".
• Hãy vá lỗi kết nối để theo dõi các đặt chỗ trên Mindbody. Nó hoạt động cho đến khi tên có dấu nháy đơn, số điện thoại có số 0 đứng đầu, hoặc đặt chỗ bị thay đổi lịch, và sau đó việc xử lý trùng lặp sẽ bị lỗi.
• Tự mình xây dựng toàn bộ. Một dự án cuối tuần có thể trở thành gánh nặng bảo trì kéo dài cả năm.

Không cách nào trong số này giúp bạn có được hồ sơ khách hàng đầy đủ thông tin về lớp học đã đặt, địa điểm và lịch sử lượt truy cập kịp thời để chào đón khách trong cùng ngày.

CRMConnect thu hẹp khoảng cách như thế nào?

CRMConnect Mindbody to Klaviyo coi việc đặt lớp học thực tế, chứ không phải việc đăng ký nhận bản tin, là điểm khởi đầu. Ngay khi một khách hàng mới đặt lớp học trên Mindbody, hồ sơ của họ sẽ xuất hiện trong công cụ tiếp thị của bạn với đầy đủ thông tin kèm theo: lớp học họ đã đặt, địa điểm, thời gian. Từ đó, chuỗi chào mừng của bạn bắt đầu với một sự kiện thực tế, một lần đặt chỗ đầu tiên, một lần truy cập đầu tiên, một lần mua hàng đầu tiên.

Ứng dụng cũng tự động xử lý các bản ghi trùng lặp bằng cách sử dụng email làm cơ sở dữ liệu. Nếu email đã tồn tại, bản ghi sẽ được cập nhật. Nếu không, một bản ghi mới sẽ được tạo với thông tin Mindbody đã được đính kèm. Không có thao tác chạm hai lần nào vô tình khởi động lại bộ đếm thời gian của chuỗi chào mừng.

Xây dựng chuỗi sự kiện chào đón đẳng cấp

Bên trong Klaviyo, chuỗi này trông như thế này:

Quá trình bắt đầu ngay khi có đặt chỗ mới. Hệ thống chờ 30 phút để xác nhận đặt chỗ và lọc ra những trường hợp hủy đặt chỗ ngay lập tức. Sau đó, email đầu tiên được gửi đi: email xác nhận lớp học, nêu rõ những điều cần biết, quy tắc ứng xử tại phòng tập, chỗ đậu xe, những thứ cần mang theo. Tất cả những điều mà lễ tân thường nhắc đi nhắc lại trong mỗi cuộc gọi giới thiệu.

Sau đó, nó sẽ đợi đến ngày trước khi lớp học bắt đầu và, nếu bạn đã bật chức năng nhắn tin, sẽ gửi một lời nhắc ngắn gọn: “Ngày mai lúc 9 giờ sáng, rất mong được gặp bạn.”

Sau đó, hệ thống chờ đến lượt truy cập đầu tiên và chia làm hai nhóm. Nếu khách hàng tham dự, một email sau lớp học sẽ được gửi đi 30 phút sau đó với lời chào đón nồng nhiệt, tiểu sử giảng viên và lời nhắc nhở nhẹ nhàng đặt lịch học buổi thứ hai trong vòng bảy ngày. Nếu khách hàng không đến, một email sẽ được gửi đi vào sáng hôm sau với đường dẫn đặt lại lịch học (không gây áp lực) và lịch học.

Toàn bộ chuỗi bài viết này dựa trên thông tin mà Mindbody đã có sẵn. Bộ phận lễ tân không gắn thẻ, xuất khẩu hay dán bất cứ thứ gì.

Tiến dần tới hạng Hai

Sau khi ghi nhận lượt truy cập đầu tiên, hệ thống sẽ tiếp tục thu thập các lượt truy cập tiếp theo. Điều này cho phép bạn chia chuỗi lượt truy cập thành hai phần tiếp theo:

• Một lời nhắc nhở "dành cho nhóm đọc sách thứ hai" tự động dừng lại ngay khi ghi nhận lượt truy cập thứ hai.
• Một nỗ lực "quay lại cho hạng hai" chỉ được kích hoạt nếu bảy ngày trôi qua mà không có lần đặt chỗ thứ hai.

Cả hai đều đọc cùng một số lượt truy cập từ hồ sơ khách hàng. Không cần tích hợp thứ hai, không cần phải xử lý danh sách phức tạp.

Điều này có ý nghĩa gì đối với phòng thu của bạn?

Đây chỉ là các số liệu tổng hợp mang tính minh họa, không phải số liệu thực tế của khách hàng, và kết quả của bạn có thể khác nhau:

• Tỷ lệ mở xác nhận hạng nhất: khoảng 70 đến 80 phần trăm, vì khách hàng vừa đặt chỗ và thời điểm rất phù hợp.
• Lớp học hạng hai được đặt chỗ trong vòng bảy ngày: tỷ lệ đặt chỗ tăng từ mức cơ bản gần 30% lên khoảng 45 đến 55%, khi yếu tố kích hoạt là việc đặt chỗ thực tế chứ không phải là đăng ký nhận bản tin.
• Tiết kiệm được từ 90 đến 120 phút thời gian cho việc quản lý danh sách mỗi tuần tại quầy lễ tân, loại bỏ được công việc lặp đi lặp lại không cần thiết.

Cơ chế này không phải là phép thuật. Đó chỉ đơn giản là việc chạy chuỗi email chào mừng vào đúng sự kiện, đúng thời điểm, khi khách hàng vẫn còn hào hứng với lớp học mà họ vừa đặt chỗ.

Bạn muốn xem CRMConnect Mindbody kết nối với Klaviyo hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.