Mindbody và Shopify: Đảm bảo số liệu của bạn khớp nhau đến từng xu

Vì sao cuối tháng lại chiếm trọn cả một ngày?

Hãy hình dung một thương hiệu chăm sóc sức khỏe điển hình bán thực phẩm chức năng và quần áo thông qua cả quầy bán lẻ và cửa hàng trực tuyến trên Shopify. Mỗi quý, tờ khai thuế lại bị sai lệch một vài khoản nhỏ. Chỉ vài xu cho mỗi đơn hàng, nhưng chúng tích lũy lại thành một vấn đề đau đầu hàng quý đối với người giữ sổ sách và những cuộc tranh luận căng thẳng với kế toán.

Nguyên nhân không phải do Shopify, cũng không phải do Mindbody. Vấn đề nằm ở khoảng cách giữa hai hệ thống này. Mỗi hệ thống có cách tính thuế và áp dụng chiết khấu riêng. Khi một giao dịch chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác, tổng số tiền hoặc sẽ được tính toán lại (và không còn khớp với hóa đơn gốc) hoặc được sao chép mà không có phần phân tích thuế (vì vậy người làm kế toán phải tính toán lại bằng tay). Dù bằng cách nào, quá trình chốt sổ cũng kéo dài.

Ngoài ra còn có một phiên bản khác của vấn đề này mà khách hàng của bạn gặp phải. Một khách hàng mua một loại thực phẩm chức năng trị giá 40 đô la trực tuyến và nhận được hóa đơn chỉ ghi một tổng số thuế. Sau đó, cô ấy trả lại sản phẩm tại quầy lễ tân. Mindbody tính toán số thuế hoàn trả hơi khác và chỉ trả lại cho cô ấy 39,83 đô la. Cô ấy nhận thấy điều này, hỏi lý do, và nhân viên của bạn không có câu trả lời thỏa đáng. Những sai sót nhỏ làm xói mòn lòng tin nhanh hơn bạn tưởng.

Chi phí thực tế của quy trình thủ công là bao nhiêu?

Hầu hết các bộ chuyển đổi cơ bản đều coi thuế và giảm giá là một con số duy nhất. Chúng chỉ nhập một tổng thuế và một tổng giảm giá. Điều này ổn khi mọi mặt hàng đều được tính thuế như nhau và mức giảm giá là một tỷ lệ phần trăm cố định trên toàn bộ đơn hàng. Vấn đề nảy sinh khi một mặt hàng chịu thuế còn mặt khác thì không, khi giảm giá dành cho thành viên chỉ áp dụng cho hàng bán lẻ chứ không áp dụng cho dịch vụ, hoặc khi mã khuyến mãi trực tuyến được cộng thêm vào mức giá ưu đãi dành cho thành viên tại phòng tập.

Các giải pháp chắp vá thường mắc sai lầm nhỏ nhưng tốn kém. Các khoản mục trông có vẻ đúng, tổng phụ cũng đúng, nhưng tổng cộng lại sai lệch 47 xu. Nhân con số đó với 800 đơn hàng mỗi tháng, và người kế toán của bạn sẽ phải bù đắp khoản chênh lệch 375 đô la mỗi quý.

Thuế bán hàng có nhiều trường hợp phức tạp hơn hầu hết các vấn đề khác trong kinh doanh. Giỏ hàng có một mặt hàng chịu thuế và một mặt hàng miễn thuế. Giá cả đã bao gồm thuế hay tính thêm thuế. Các khu vực mà thuế tiểu bang, quận và thành phố cộng dồn. Khách hàng được miễn thuế, chẳng hạn như thành viên của tổ chức phi lợi nhuận. Vị trí làm tròn số. Mỗi trường hợp này đều có câu trả lời đúng, và hầu hết các phần mềm trung gian đều xử lý sai ít nhất một trong số đó. Câu trả lời sai đó chính là điều mà kế toán viên của bạn phát hiện ra khi các con số không khớp.

ShopConnect giúp cả hai bên luôn trung thực như thế nào?

Tính năng Thuế và Giảm giá Chính xác của ShopConnect là một giải pháp quan trọng nhưng có phần nhàm chán, giúp khắc phục vấn đề này. Thuế và giảm giá được áp dụng cho từng mặt hàng riêng lẻ, chứ không phải gộp chung. Một đơn hàng Shopify có ba mặt hàng chịu thuế và một mặt hàng miễn thuế sẽ hiển thị trong Mindbody dưới dạng bốn dòng với mức thuế chính xác trên mỗi dòng. Mức giảm giá dành cho thành viên được áp dụng tại quầy lễ tân sẽ hiển thị chính xác và được phân bổ đều cho các mặt hàng phù hợp trong hồ sơ Shopify.

Về mặt kỹ thuật, ShopConnect sẽ sắp xếp các bảng thuế khác nhau, quy tắc giảm giá và hành vi làm tròn trong Mindbody và Shopify, áp dụng chúng một cách nhất quán và xuất ra các tổng số tiền khớp đến từng xu.

Giảm giá cũng có những cạm bẫy tương tự. Mã khuyến mãi Shopify có thể là giảm giá theo phần trăm, giảm giá theo số tiền cố định, hoặc mua một tặng một. Giảm giá dành cho thành viên Mindbody có thể gắn liền với một tùy chọn giá, một gói sản phẩm hoặc một hợp đồng. Hai hệ thống mô tả cùng một ý tưởng theo những cách hoàn toàn khác nhau. ShopConnect chuyển đổi giữa chúng, áp dụng quy tắc phù hợp cho từng mặt hàng và tạo ra biên lai khớp chính xác với số tiền khách hàng thực sự đã trả. Hoàn tiền cũng được thực hiện tương tự, vì vậy việc hoàn tiền một phần và hoàn tiền cho từng mặt hàng cũng được ghi nhận chính xác.

Những gì bạn quyết định sẽ được đồng bộ hóa.

Bạn hoàn toàn kiểm soát được luồng dữ liệu giữa hai hệ thống. Bạn thiết lập các danh mục thuế trong Mindbody một lần (bán lẻ chịu thuế, dịch vụ miễn thuế, v.v.), và Shopify sẽ kế thừa chúng. Bạn tạo các chương trình giảm giá dành riêng cho thành viên trong Mindbody, và những người mua phù hợp sẽ tự động nhận được mức giá phù hợp trực tuyến. Bạn cũng có thể chọn xem tiền boa, thanh toán tài khoản và tài khoản nội bộ có được chuyển vào Shopify hay không. Hầu hết các studio đều không hiển thị tiền boa trên cửa hàng trực tuyến.

Khi bạn bật tính năng này lần đầu tiên, ShopConnect sẽ kiểm tra dữ liệu của tháng trước và đánh dấu bất kỳ giao dịch nào có thuế được ghi nhận không khớp với số thuế đáng lẽ phải nộp. Thường sẽ có một vài giao dịch như vậy, luôn luôn là từ trước khi tích hợp được kích hoạt. Từ đó trở đi, người giữ sổ sách của bạn sẽ nhận được một báo cáo xuất khẩu hàng tháng liên kết đến từng xu với cả Shopify và Mindbody, và kế toán của bạn sẽ giảm bớt các cuộc họp đánh giá hàng quý từ hình thức gặp mặt trực tiếp xuống còn giao tiếp qua email.

Thời gian tiết kiệm được khi có 340 thành viên tham gia.

Dưới đây là một ví dụ minh họa. Một thương hiệu chăm sóc sức khỏe với sáu địa điểm xử lý 800 đơn hàng mỗi tháng, chia đều khoảng 55/45 giữa bán lẻ và trực tuyến. Sau khi chuyển sang sử dụng ShopConnect với độ chính xác về thuế và chiết khấu từng mặt hàng, sự chênh lệch giữa sổ sách và doanh thu bán hàng cuối tháng giảm từ mức thông thường 1,2 đến 1,8 phần trăm xuống dưới 0,05 phần trăm (về cơ bản là làm tròn). Thời gian của kế toán viên cho việc chốt sổ hàng tháng giảm từ khoảng sáu giờ xuống dưới một giờ. Kế toán viên giảm quy trình xem xét hàng quý từ một cuộc họp xuống còn một email.

Có một lợi ích đáng chú ý về việc kê khai thuế. Nếu bạn bán hàng ở nhiều tiểu bang, độ phức tạp về thuế suất sẽ tăng nhanh nếu dữ liệu không chính xác. Việc có bảng phân tích thuế chi tiết từng mặt hàng trong phần mềm kế toán giúp việc kê khai thuế hàng quý trở thành một báo cáo bạn tải xuống, chứ không phải là một cuộc điều tra bạn phải thực hiện. Bạn cũng có được khả năng bảo vệ trước kiểm toán gần như miễn phí, vì mỗi dòng đều liên kết trở lại một giao dịch bán hàng thực tế với bối cảnh thuế đã biết.

Vì sao điều này lại quan trọng đối với lợi nhuận của bạn?

Thuế và chiết khấu được tính theo từng mặt hàng, chứ không phải theo từng đơn hàng. Bất kỳ kết nối nào coi chúng như một con số duy nhất cuối cùng sẽ dẫn đến sai sót trong việc kế toán của bạn. Hãy đối chiếu từng mặt hàng một, không chỉ tổng cộng, vì tổng số trùng khớp có thể che giấu những lỗi triệt tiêu lẫn nhau. Thời gian thiết lập tiết kiệm nhất là thời gian giúp kế toán của bạn không phải viết biên bản ghi nhớ. Chỉ cần thiết lập đúng chi tiết thuế một lần, nó sẽ luôn đúng.

Bạn muốn xem ShopConnect dành cho Mindbody và Shopify hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.