Mindbody và Shopify: Quản lý tồn kho theo thời gian thực cho từng địa điểm của phòng tập thể dục đa chi nhánh

Vì sao việc quản lý hàng tồn kho đa địa điểm lại gây khó khăn cho hầu hết các cửa hàng trực tuyến?

Hãy hình dung một chuỗi phòng tập thể dục cao cấp gồm tám địa điểm, bán quần áo, dụng cụ phục hồi và thực phẩm bổ sung mang thương hiệu riêng tại mỗi địa điểm. Mỗi địa điểm đều có kho hàng riêng. Các đơn đặt hàng trực tuyến có thể được giao từ bất kỳ địa điểm nào hoặc được nhận tại bất kỳ địa điểm nào. Do không có thông tin tồn kho cập nhật theo từng địa điểm, trang web chỉ hiển thị tổng số lượng toàn chuỗi và liên tục đặt hàng vượt quá số lượng cần thiết. Một khách hàng đặt mua áo phông cỡ M để nhận vào thứ Ba tại địa điểm phía Tây, nhưng hàng thực tế lại ở địa điểm phía Đông, cách đó ba ngày.

Việc có nhiều địa điểm là điểm mấu chốt khiến hầu hết các cửa hàng trực tuyến gặp khó khăn. Một cửa hàng chỉ có một địa điểm hoạt động tốt với thiết lập cơ bản. Nhưng khi thêm địa điểm thứ hai, các giả định ban đầu không còn đúng nữa.

Có một vấn đề về vận hành mà chỉ khi bạn cố gắng mở rộng quy mô thì mới bộc lộ. Nhóm quản lý trung tâm cần có cái nhìn tổng thể về sản phẩm nào bán chạy ở đâu. Nếu không có dữ liệu thực tế theo từng địa điểm, nhóm không thể cân bằng lại lượng hàng tồn kho giữa các cửa hàng, xác định sản phẩm bán chậm ở địa điểm này trong khi sản phẩm bán chạy ở địa điểm khác, hoặc tự tin đàm phán mua hàng số lượng lớn. Nhiều địa điểm không chỉ là vấn đề về trải nghiệm khách hàng, mà còn là vấn đề về mua hàng và lập kế hoạch.

Phương pháp chung này có những chi phí gì đối với bạn?

Hầu hết các trình kết nối Shopify cơ bản chỉ hiển thị một số lượng tồn kho cho mỗi sản phẩm. Chúng không thể cho khách hàng biết thực tế có bao nhiêu sản phẩm đang có trên kệ tại địa điểm mà họ muốn truy cập. Các giải pháp được xây dựng tùy chỉnh có thể làm được điều đó, nhưng dự án sẽ mất hàng tháng trời và không bao giờ xử lý triệt để các trường hợp thực tế: chuyển hàng giữa các địa điểm, hàng hóa bị hư hỏng được ghi nhận tại một địa điểm, đơn đặt hàng trực tuyến được chỉ định cho một địa điểm nhưng lại được lấy tại một địa điểm khác.

Ngoài ra còn có vấn đề về sự công bằng. Nếu hệ thống luôn vận chuyển hàng từ kho có lượng hàng tồn lớn nhất, kho đó sẽ tiêu thụ hết hàng trước tiên và trở thành kho vận chuyển chính. Nếu hệ thống luôn vận chuyển từ kho gần khách hàng nhất, các kho ở thành phố lớn sẽ bị cạn kiệt hàng trong khi các kho ở những nơi ít khách hơn lại có nhiều hàng tồn. Giải pháp đúng đắn là điều bạn có thể điều chỉnh: một quy tắc định tuyến do bạn thiết lập theo khu vực, theo mặt hàng hoặc theo thời gian trong ngày.

ShopConnect đảm bảo tính trung thực cho mọi trang web như thế nào?

Tính năng Quản lý tồn kho đa địa điểm trực tiếp của ShopConnect liên kết mọi cửa hàng Mindbody với một địa điểm Shopify và giúp duy trì số lượng hàng tồn kho chính xác cho từng mặt hàng, từng địa điểm ngay lập tức. Khi khách hàng thêm áo thun cỡ M vào giỏ hàng, trang web sẽ hiển thị số lượng hàng có sẵn thực tế tại mỗi địa điểm. Khách hàng có thể chọn nhận hàng tại một địa điểm cụ thể hoặc giao hàng tận nơi, và địa điểm phù hợp sẽ thực hiện việc giao hàng.

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các mặt hàng dịch vụ. Một gói khóa học được mua trực tuyến sẽ được liên kết với hồ sơ khách hàng tại địa điểm mà họ đã chọn. Bạn có thể thực hiện tiếp thị tập trung trong khi mỗi địa điểm vẫn tự quản lý sổ sách và kho hàng của riêng mình.

ShopConnect cũng cung cấp cho đội ngũ quản lý trung tâm một bảng điều khiển duy nhất với dữ liệu họ thực sự cần: doanh số bán hàng tại mỗi cửa hàng, lượng hàng tồn kho tại mỗi cửa hàng, tốc độ bán hàng của từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng và tỷ lệ mua hàng trực tuyến so với mua hàng tại cửa hàng. Đội ngũ quản lý trung tâm sử dụng thông tin này để điều chỉnh việc bổ sung hàng, chuyển hàng và giảm giá. Các quản lý cửa hàng có thể xem số liệu của riêng họ và không còn phải tranh cãi với trụ sở chính về các bảng tính được gửi qua email nữa.

Việc chuyển hàng giữa các địa điểm là xương sống không hào nhoáng. Một nhân viên tại Địa điểm 3 nhận được lô hàng gồm 24 tấm thảm và ghi nhận vào hệ thống Mindbody. ShopConnect ngay lập tức tăng lượng hàng tồn kho trực tuyến của Địa điểm 3. Một nhân viên khác gửi 6 tấm thảm trong số đó đến Địa điểm 1, nơi đang cạn kiệt hàng. Mindbody ghi nhận việc chuyển hàng, ShopConnect giảm lượng hàng tồn kho của Địa điểm 5 và tăng lượng hàng tồn kho của Địa điểm 1, và cả hai đều hiển thị chính xác trên cửa hàng trực tuyến chỉ trong vài giây.

Cách thức hoạt động đơn giản

Bạn kết nối mỗi trang web Mindbody với vị trí Shopify tương ứng. Trình hướng dẫn thiết lập sẽ hướng dẫn bạn từng bước thiết lập từng trang web một. Bạn đánh dấu các mặt hàng quần áo và đồ phục hồi là "Bán trực tuyến" trong Mindbody, và ShopConnect sẽ tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho cho từng trang web trong một lần.

Khi tính năng Quản lý tồn kho đa địa điểm trực tiếp được kích hoạt, trang sản phẩm sẽ hiển thị tình trạng hàng có sẵn tại từng địa điểm và đơn hàng sẽ được định tuyến một cách thông minh. Khách hàng có thể đến nhận hàng tại bất kỳ địa điểm nào có mặt hàng đó, hoặc yêu cầu giao hàng từ địa điểm gần nhất có sẵn hàng. Bạn đào tạo nhân viên lễ tân ghi lại việc chuyển hàng giữa các địa điểm trong hệ thống Mindbody, và số lượng hàng tồn kho mới sẽ hiển thị trực tuyến ngay lập tức. Việc kiểm tra qua đêm sẽ điều chỉnh mọi sai lệch do nhận hàng thủ công, ghi giảm hàng hư hỏng hoặc doanh số bán hàng của nhân viên.

Một quyết định quan trọng là quy tắc định tuyến của bạn. Hãy chọn quy tắc phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn: vận chuyển rẻ nhất, giao hàng nhanh nhất, phân bổ tải trọng công bằng giữa các địa điểm, hoặc theo quyết định của nhân viên. ShopConnect sẽ áp dụng bất kỳ lựa chọn nào bạn đưa ra một cách nhất quán. Với dữ liệu rõ ràng cho từng địa điểm, đội ngũ quản lý trung tâm cũng có thể thực hiện đánh giá hàng tuần để xác định những mặt hàng cần được luân chuyển giữa các địa điểm trước khi hết hàng.

Tỷ lệ lấp đầy tiêu biểu tăng lên tại 8 địa điểm.

Dưới đây là một ví dụ giả định. Một chuỗi phòng tập thể dục cao cấp gồm 8 địa điểm với khoảng 5.400 thành viên bắt đầu sử dụng hệ thống Quản lý tồn kho đa địa điểm trực tuyến. Tình trạng bán quá số lượng giảm từ khoảng 6% xuống dưới 0,5%. Tỷ lệ khách hàng chọn nhận hàng trực tiếp thay vì giao hàng tăng lên khoảng 38%, giúp giảm chi phí xử lý đơn hàng và thu hút khách hàng đến phòng tập lần thứ hai. Việc chuyển hàng giữa các địa điểm giảm vì khách hàng có xu hướng chọn địa điểm đã có sẵn mặt hàng đó. Thời gian dành cho việc đối chiếu tồn kho giảm từ công việc bán thời gian xuống còn 20 phút mỗi tuần.

Đội ngũ marketing của bạn cũng có được một đòn bẩy thực sự. Khi dữ liệu cho từng trang web được làm sạch, họ có thể chạy các chương trình khuyến mãi dành riêng cho từng trang web và mang lại hiệu quả thực sự: thanh lý hàng tồn kho dư thừa tại một trang web, thúc đẩy dùng thử tại một trang web mới, đẩy mạnh ra mắt sản phẩm tại cửa hàng chủ lực. Tất cả những điều đó đều không thể thực hiện được khi trang web chỉ hiển thị số lượng hàng tồn kho toàn chuỗi dưới dạng một con số duy nhất.

Vì sao điều này lại quan trọng đối với lợi nhuận của bạn?

Quản lý nhiều địa điểm chủ yếu là vấn đề về định tuyến, không phải vấn đề về tồn kho. Nếu định tuyến tốt, việc quản lý tồn kho sẽ tự động được đảm bảo. Hãy coi dịch vụ nhận hàng trực tiếp là một tính năng thực sự, chứ không phải là phương án dự phòng. Khách hàng sẽ chọn dịch vụ này khi bạn cung cấp cho họ cái nhìn trực quan và trung thực về những gì đang có trên kệ. Và hãy cung cấp cho đội ngũ vận hành của bạn một màn hình duy nhất, chứ không phải tám màn hình. Một hệ thống quản lý tồn kho, mỗi kho hàng, một bảng điều khiển duy nhất.

Bạn muốn xem ShopConnect dành cho Mindbody và Shopify hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.