Mindbody và Slack: Xem tỷ lệ lấp đầy lớp học trong khi bạn vẫn còn cơ hội lấp đầy phòng tập.

Vì sao việc kiểm tra lịch trình bằng tay lại khiến bạn kiệt sức

Hãy hình dung một đội ngũ nhân viên của một phòng tập yoga đang phát triển nhanh chóng, sử dụng Slack. Người phụ trách lễ tân, kênh dành cho huấn luyện viên và quản lý phòng tập đều sử dụng Slack. Họ muốn có cái nhìn trực quan theo thời gian thực về tình hình số lượng học viên trong các lớp: một cảnh báo trên Slack khi một lớp học đạt 80% công suất, khi danh sách chờ của một lớp học phổ biến bắt đầu tăng lên, và khi một lớp học có ít hơn ba lượt đặt chỗ 24 giờ trước khi bắt đầu.

Ngày nay họ không còn được hưởng những điều đó nữa. Quản lý phòng tập kiểm tra lịch học trên Mindbody bằng tay ba lần một ngày. Các lớp học vắng người diễn ra mà không ai nhận ra kịp thời để chạy chương trình khuyến mãi vào phút cuối.

Mặt khác, tinh thần của giảng viên cũng bị ảnh hưởng. Giảng viên sẽ mất đi sự nhiệt tình khi dạy trong những lớp học vắng khách. Năng lượng từ một lớp học đầy đủ sẽ thúc đẩy giảng viên, và họ sẽ thúc đẩy lớp học tiếp theo. Một phòng tập luôn hoạt động với tỷ lệ lấp đầy chỉ 64% không chỉ bỏ lỡ doanh thu mà còn làm suy giảm tinh thần của các giảng viên, những người gánh vác trách nhiệm chính của phòng tập.

Những thiếu sót của việc kiểm tra thủ công

Khó khăn không phải là đưa lịch đặt chỗ vào Slack, mà là đưa đúng lịch vào đúng thời điểm. Các công cụ chuyển đổi lớp học từ Mindbody sang Slack thông thường hoặc sẽ làm ngập kênh bằng mọi lịch đặt chỗ (gây nhiễu loạn thông tin) hoặc chỉ thông báo khi lớp học được tạo lần đầu (bỏ sót những khoảnh khắc thực sự quan trọng). Phòng tập đành bỏ cuộc và quay lại kiểm tra lịch trình thủ công.

Việc thiết lập điểm cảnh báo phù hợp khó hơn tưởng tượng. Ngưỡng 80% là phù hợp với một lớp học thường xuyên đạt 85% số lượng học viên. Mức này quá thấp đối với một lớp học có tỷ lệ học viên trung bình chỉ 50% (bạn sẽ không nhận được tín hiệu) và quá lỏng đối với một lớp học luôn bán hết vé (bạn nhận được tín hiệu quá muộn). Điểm cảnh báo phù hợp sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại lớp học. Các công cụ chung chung sử dụng một cài đặt cho tất cả mọi thứ và bỏ qua những điểm khác biệt tinh tế.

AppConnect gửi cho bạn những cảnh báo phù hợp như thế nào?

Tính năng Đồng bộ Đặt Lớp Học của AppConnect gửi thông báo đặt lớp học đến Slack theo thời gian thực. Mỗi thông báo bao gồm chi tiết lớp học và số lượng học viên hiện tại so với sức chứa. Bạn có thể quyết định thông báo nào sẽ đến với mình: chỉ nhận thông báo khi một lớp học đạt trên 80%, khi bắt đầu có danh sách chờ hoặc khi số lượng học viên còn ít trong vòng 24 giờ tới.

Nhóm của bạn nhận được thông báo chính xác vào đúng thời điểm mà không bị spam kênh. Người quản lý studio không còn phải kiểm tra lịch trình thủ công mà có thể bắt đầu chạy các chương trình khuyến mãi phút chót nhắm mục tiêu khi chúng thực sự mang lại hiệu quả.

Vì mỗi thông báo đều bao gồm số lượng học viên hiện tại và sức chứa, bạn có thể thiết lập các mức cảnh báo khác nhau cho từng loại lớp học: cảnh báo ở mức 90% cho lớp vinyasa phổ biến, ở mức 70% cho lớp hatha tầm trung và ở mức 50% cho một hình thức pilates kết hợp mới để bạn có thời gian cân nhắc chương trình khuyến mãi. Kênh Slack vẫn hữu ích thay vì gây ồn ào.

Danh sách chờ là một tín hiệu có giá trị. Một lớp học bắt đầu có danh sách chờ 36 giờ trước khi bắt đầu là lớp học mà bạn nên cân nhắc thêm một khung giờ khác. Những thông báo về danh sách chờ này có thể được gửi trực tiếp đến người quản lý phòng tập với lời nhắc nhở "hãy xem xét thêm một khung giờ khác". Theo thời gian, lịch trình của bạn được định hình bởi nhu cầu thực tế chứ không phải sở thích của người hướng dẫn hay thói quen cũ.

Cách thức hoạt động đơn giản

Bạn bật tính năng Đồng bộ hóa đặt chỗ lớp học, sau đó thiết lập một vài cảnh báo đơn giản. Một cảnh báo sẽ gửi thông báo đến kênh quản lý của bạn khi một lớp học đạt 80% số lượng học viên. Một cảnh báo khác sẽ thông báo cho kênh giảng viên của bạn khi danh sách chờ bắt đầu, kèm theo tên lớp học và số lượng học viên trong danh sách chờ. Cảnh báo thứ ba chạy mỗi ngày lúc 6 giờ chiều, xem xét các lớp học của ngày mai và đánh dấu bất kỳ lớp học nào có dưới ba lượt đặt chỗ.

Bạn điều chỉnh các thông số đó sao cho phù hợp với mẫu âm thanh thực tế của phòng thu, triển khai và theo dõi kênh trong một tuần. Nếu tỷ lệ tín hiệu trên nhiễu không đạt yêu cầu, bạn điều chỉnh lại.

Có hai bổ sung đáng để xem xét. Bản tóm tắt hàng ngày lúc 6 giờ chiều, một tin nhắn Slack duy nhất tóm tắt tỷ lệ lấp đầy ngày mai theo từng giảng viên, cho phép người quản lý phòng tập đưa ra tất cả các quyết định khuyến mãi cho ngày hôm sau cùng một lúc. Và một kênh riêng dành cho giảng viên, chỉ thông báo cho mỗi giảng viên về các lớp học của họ, giúp kênh điều hành chính không bị làm phiền mà vẫn giữ cho giảng viên luôn được tương tác.

Số giờ huấn luyện viên đại diện được tiết kiệm khi có 240 thành viên.

Dưới đây là một ví dụ giả định. Một phòng tập yoga duy nhất tổ chức khoảng 140 lớp học mỗi tuần với năm huấn luyện viên. Sau khi bật thông báo trên Slack, người quản lý phòng tập chạy trung bình 8 chương trình khuyến mãi phút chót (mã giảm giá phút chót, ưu đãi rủ bạn bè) mỗi tuần cho các lớp học thường vắng khách. Tỷ lệ lấp đầy lớp học trung bình tăng từ khoảng 64% lên khoảng 73%. Thời gian người quản lý phòng tập dành cho việc theo dõi lịch trình giảm từ khoảng một giờ mỗi ngày xuống chỉ còn là một cái nhìn thoáng qua trên Slack.

Sự hài lòng của giảng viên được nâng cao theo cách mà chủ sở hữu nhận thấy. Những giảng viên có lớp học luôn đầy đủ học viên sẽ ở lại lâu hơn, giới thiệu những giảng viên giỏi khác và mang đến nguồn năng lượng tích cực hơn. Khả năng theo dõi thời gian thực dẫn đến việc quảng bá có mục tiêu, dẫn đến lớp học đầy hơn, dẫn đến giảng viên hạnh phúc hơn, và vòng lặp đó tạo ra hiệu ứng tích cực mà không một chỉ số nào có thể đo lường được.

Điều này có ý nghĩa gì đối với phòng thu của bạn?

Khả năng hiển thị theo thời gian thực chỉ hữu ích nếu nó được lọc. Tin nhắn rác trên kênh còn tệ hơn cả sự im lặng. Các cảnh báo được liên kết với ngưỡng độ đầy sẽ làm nổi bật những thời điểm bạn thực sự có thể hành động, vì vậy hãy điều chỉnh các ngưỡng đó cho phù hợp với mô hình độ đầy thực tế của bạn. Slack là trung tâm điều hành của hầu hết các studio hiện đại. Hãy chuyển dữ liệu phù hợp đến đó và nhóm của bạn sẽ hành động dựa trên đó.

Bạn muốn xem AppConnect dành cho Mindbody và Zapier hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.