Mindbody và QuickBooks: Đồng bộ mọi giao dịch bán hàng mà không cần nhập dữ liệu hàng tháng.

Chi phí ẩn của việc ghi sổ kế toán thủ công

Hãy hình dung một thương hiệu chăm sóc sức khỏe đa địa điểm sử dụng QuickBooks Online để kế toán. Mọi giao dịch bán hàng của Mindbody (bán lẻ, dịch vụ, hội viên, tiền boa, thanh toán tài khoản) cần được ghi nhận chính xác trong QuickBooks, vào đúng tài khoản, với cách xử lý thuế chính xác, tại đúng địa điểm.

Hiện nay, kế toán viên xuất báo cáo doanh số của Mindbody mỗi tháng một lần, định dạng lại thành bảng tính và nhập vào QuickBooks. Quá trình này mất trọn một ngày cho mỗi địa điểm mỗi tháng. Thương hiệu này có bốn địa điểm. Như vậy, mỗi tháng kế toán viên phải dành bốn ngày làm việc chỉ để nhập dữ liệu.

Việc thiếu minh bạch về dòng tiền là cơ hội bị bỏ lỡ lớn hơn. Với việc chốt sổ hàng tháng, thương hiệu chỉ thấy được bức tranh doanh thu thực tế của mình chậm ba tuần. Các quyết định về tuyển dụng, chi tiêu tiếp thị và mua sắm lớn được đưa ra dựa trên dữ liệu lỗi thời. Việc chuyển doanh thu vào QuickBooks ngay khi chúng xảy ra giúp chủ sở hữu và người quản lý tài chính có được tình hình tiền mặt hiện tại mà họ có thể hành động ngay trong tuần này, chứ không phải tháng sau.

Chi phí thực tế của việc nhập khẩu hàng tháng là bao nhiêu?

Các giải pháp tích hợp cơ bản thường hiển thị doanh số bán hàng dưới dạng tổng số tiền gộp, điều này làm mất đi chi tiết từng mặt hàng mà kế toán cần. Các giải pháp tùy chỉnh thường xử lý việc ánh xạ dữ liệu chính xác nhưng lại gặp sự cố ngay khi thương hiệu thêm một dịch vụ mới hoặc một địa điểm mới.

Kế toán hội viên là nơi mà phương pháp đơn giản dễ thất bại nhất. Phí hội viên hàng tháng được tính trong suốt thời gian hội viên, chứ không phải trả một lần. Hợp đồng 12 tháng trả trước được tính trong suốt 12 tháng. Hầu hết các hệ thống tích hợp cơ bản đều ghi nhận toàn bộ khoản thanh toán ngay lập tức, điều này làm tăng doanh thu của tháng hiện tại và tạo ra sự hỗn loạn trong kế toán vào cuối năm.

AppConnect truyền tải dữ liệu bán hàng ngay khi chúng diễn ra như thế nào?

Trình kết nối Doanh số và Chi tiết sản phẩm của AppConnect chuyển mọi giao dịch bán hàng từ Mindbody đến QuickBooks Online ngay khi chúng được thực hiện. Mỗi giao dịch bán hàng đều có đầy đủ chi tiết: các mặt hàng riêng lẻ, giá cả, thuế, chiết khấu, địa điểm và phương thức thanh toán. Mỗi mặt hàng được ghi nhận vào QuickBooks trong đúng tài khoản, được phân bổ cho đúng địa điểm.

Kế toán của bạn sẽ nhận được sổ cái QuickBooks hiện tại, chính xác thay vì phải nhập dữ liệu hàng tháng theo lô.

AppConnect giúp phân bổ chênh lệch giữa doanh thu bán hàng tại một thời điểm nhất định (bán lẻ, khách vãng lai, tiền boa) và doanh thu định kỳ hoặc theo hợp đồng. Số tiền đáng lẽ phải được kiếm được theo thời gian có thể được chuyển vào đúng nơi và ghi nhận đúng tỷ lệ hàng tháng, nhờ đó sổ sách kế toán phản ánh đúng doanh thu mà không cần người phụ trách kế toán phải nhập liệu thủ công vào cuối tháng.

Việc hoàn tiền khép kín chu trình. Một khoản hoàn tiền được thực hiện trong Mindbody sẽ được ghi nhận như một giao dịch đảo ngược so với giao dịch ban đầu, với giao dịch bán hàng ban đầu được tham chiếu, do đó nhật ký kiểm toán luôn được cập nhật. Việc hoàn tiền không còn là một bất ngờ vào cuối tháng mà trở thành một quy trình liền mạch và hiệu quả.

Cách thức hoạt động đơn giản

Bạn bật trình kết nối Doanh số và Chi tiết sản phẩm, và từ đó trở đi, mọi giao dịch bán hàng của Mindbody đều tự động được chuyển đến QuickBooks Online. Mỗi mặt hàng được ánh xạ đến tài khoản phù hợp dựa trên việc đó là bán lẻ, dịch vụ, thành viên, v.v., và giao dịch bán hàng được ghi nhận với địa điểm và cách xử lý thuế chính xác. Bất kỳ giao dịch bán hàng nào không thể khớp (ví dụ: loại sản phẩm mới) sẽ tạo ra cảnh báo để kế toán viên của bạn có thể xử lý ngay trong ngày.

Trong tháng đầu tiên, nên chạy thử luồng dữ liệu trực tiếp mới song song với dữ liệu mà kế toán viên tạo ra thủ công. Chúng nên trùng khớp. Bất kỳ sự khác biệt nào sẽ được điều tra và việc đối chiếu sẽ được siết chặt hơn. Một cảnh báo ngoại lệ (một thông báo trên Slack cho bất kỳ giao dịch bán hàng nào không được ghi nhận, một mặt hàng mới không có đối chiếu, một lỗi thuế) cho phép kế toán viên xử lý vấn đề ngay trong ngày thay vì phải tìm ra lỗi vào cuối tháng.

Số giờ làm việc kế toán được tiết kiệm tại 4 địa điểm.

Dưới đây là một ví dụ giả định. Một thương hiệu chăm sóc sức khỏe với bốn địa điểm thực hiện khoảng 3.400 giao dịch mỗi tháng. Sau khi chuyển dữ liệu bán hàng sang QuickBooks, thời gian của kế toán viên dành cho việc nhập dữ liệu từ Mindbody sang QuickBooks hàng tháng giảm từ khoảng 32 giờ xuống còn dưới 3 giờ (chỉ bao gồm kiểm toán và xử lý các trường hợp ngoại lệ). Quá trình chốt sổ cuối tháng được rút ngắn khoảng một tuần. Độ chính xác khi kê khai thuế được cải thiện vì chi tiết phân bổ thuế theo từng mặt hàng được lưu giữ trong QuickBooks.

Khả năng bảo vệ trước các cuộc kiểm toán được cải thiện đáng kể. Mọi giao dịch trong QuickBooks đều được truy vết ngược lại đến một giao dịch bán hàng cụ thể của Mindbody, với đầy đủ thông tin về mặt hàng, địa điểm, phương thức thanh toán và chi tiết thuế. Các cuộc kiểm toán cuối năm diễn ra nhanh hơn và minh bạch hơn. Công ty kế toán tính phí ít giờ hơn, đó chính là lợi nhuận mà họ thu được từ việc tích hợp này.

Vì sao điều này lại quan trọng đối với lợi nhuận của bạn?

Phương pháp kế toán hiện tại vượt trội hơn phương pháp kế toán theo lô hàng tháng trên mọi phương diện quan trọng: độ chính xác, thời gian hoàn tất giao dịch và chất lượng các quyết định bạn đưa ra. Chi tiết từng mặt hàng cần được ghi chép trong sổ sách kế toán của bạn, vì việc chỉ nhập tổng số tiền gộp sẽ làm mất đi thông tin mà kế toán viên cần. Và việc gắn thẻ địa điểm cho mỗi giao dịch bán hàng là điều bắt buộc đối với một thương hiệu có nhiều địa điểm. Hãy đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào QuickBooks và mọi báo cáo sau đó đều đáng tin cậy.

Bạn muốn xem AppConnect dành cho Mindbody và Zapier hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.