Mindbody và Zoho CRM: Cái nhìn tổng quan về doanh thu trên tất cả các địa điểm của bạn.

Sự hỗn loạn trong việc báo cáo nhiều tài sản

Các tập đoàn chăm sóc sức khỏe sở hữu nhiều khu nghỉ dưỡng thường vận hành mỗi địa điểm như một trang web Mindbody riêng biệt, thường sử dụng các loại tiền tệ khác nhau, và thường có danh sách khách trùng lặp. Văn phòng chính cần một con số duy nhất: tổng doanh thu trên tất cả các cơ sở, tính bằng một loại tiền tệ cơ sở duy nhất, với khả năng xem chi tiết từng địa điểm mà không cần rời khỏi bảng điều khiển. Trên thực tế, văn phòng chính chỉ có năm bảng tính Excel, một bảng chuyển đổi tiền tệ và nỗi lo lắng thường trực vào mỗi sáng thứ Hai.

Hãy xem xét một ví dụ minh họa. Tập đoàn Heliotrope Wellness Group (giả định là một nhà điều hành khu nghỉ dưỡng gồm năm cơ sở) sử dụng hệ thống CRM Zoho làm trung tâm. Các cơ sở của tập đoàn sử dụng ba loại tiền tệ khác nhau. Giám đốc điều hành của tập đoàn mở năm báo cáo Mindbody mỗi thứ Hai và xây dựng lại toàn bộ dữ liệu từ đầu. Tỷ giá hối đoái là của tuần trước. Doanh thu không khớp với tiền gửi ngân hàng. Các quyết định về tiếp thị liên cơ sở và chương trình chung bị trì hoãn vì dữ liệu không bao giờ đủ tin cậy để hành động.

Chi phí thực tế của việc cuộn giấy thủ công là bao nhiêu?

Báo cáo hàng tuần là chi phí hữu hình: sáu đến tám giờ làm việc của một lãnh đạo cấp cao dành cho việc tổng hợp các bảng tính thay vì điều hành công việc kinh doanh. Chi phí ẩn còn tồi tệ hơn. Mỗi con số trong báo cáo đó đều sai lệch một chút, bởi vì việc chuyển đổi tiền tệ đã lỗi thời và được thực hiện thủ công. Khi dữ liệu không bao giờ thực sự đáng tin cậy, các quyết định bị trì hoãn. Việc xem xét giá cả bị hoãn lại. Gói dịch vụ liên doanh không bao giờ được triển khai. Một địa điểm hoạt động kém hiệu quả tiếp tục hoạt động kém hiệu quả, bởi vì không ai đủ tự tin vào các con số để hành động.

Ngoài ra còn có một nhóm khách hàng mà bạn không thể nhìn thấy. Một khách hàng đã từng lưu trú tại ba cơ sở của bạn sẽ trông giống như ba người riêng biệt nếu địa chỉ email hoặc tên của họ được nhập hơi khác nhau ở mỗi trang web. Vì vậy, nhóm khách hàng quý giá nhất mà bạn có, những khách hàng trung thành thường xuyên lưu trú tại các cơ sở của bạn, lại vô hình đối với hoạt động tiếp thị của bạn.

Cách thức hoạt động: Mỗi thuộc tính đều cung cấp dữ liệu cho một chế độ xem.

CRMConnect Mindbody to Zoho CRM giúp tích hợp tất cả các địa điểm của Mindbody vào một hệ thống Zoho CRM duy nhất. Mỗi giao dịch bán hàng, mỗi khoản thanh toán và mỗi khách hàng đều được tự động nhập liệu, với thông tin về địa điểm và đơn vị tiền tệ ban đầu được giữ nguyên. Công ty mẹ có được cái nhìn tổng quan hợp nhất. Mỗi cơ sở vẫn giữ thông tin riêng của mình.

Điều này mang lại cho bạn:

• Một con số doanh thu duy nhất của tập đoàn, tính bằng đơn vị tiền tệ cơ sở của bạn, tính đến thời điểm hiện tại chứ không phải thứ Sáu tuần trước.
• Theo từng cơ sở, bạn có thể dễ dàng biết được địa điểm nào đang đóng góp vào doanh thu quý này.
• Xem chi tiết từng thuộc tính riêng lẻ mà không cần xây dựng lại bất cứ thứ gì.

Mọi số liệu đều được ghi nhận bằng cả đơn vị tiền tệ địa phương và đơn vị tiền tệ cơ sở của bạn. Việc chuyển đổi được thực hiện một lần khi dữ liệu được cập nhật và cập nhật hàng ngày khi tỷ giá thay đổi, vì vậy người quản lý bất động sản sẽ đọc các con số bằng đơn vị tiền tệ địa phương trong khi công ty sẽ đọc tất cả các con số đã được chuyển đổi. Vì con số đã chuyển đổi được lưu trữ khi giao dịch bán hàng diễn ra, nên các báo cáo của quý trước sẽ không tự động thay đổi khi tỷ giá hối đoái hôm nay thay đổi.

Cài đặt xong một lần rồi để nguyên như vậy.

Quá trình thiết lập chỉ cần cấu hình một lần. Mỗi bất động sản được ánh xạ tới đơn vị tiền tệ địa phương, và tỷ giá chuyển đổi sang đơn vị tiền tệ cơ sở được áp dụng bằng cách sử dụng bất kỳ nguồn tỷ giá nào mà nhóm của bạn đã tin tưởng: nguồn cấp dữ liệu hàng ngày từ ngân hàng trung ương, tỷ giá ngân hàng, hoặc bất kỳ tỷ giá nào mà kiểm toán viên của bạn mong đợi. Sau đó, hệ thống sẽ tự động vận hành.

Bảng điều khiển của công ty sau đó hiển thị, mà không cần ai động đến bảng tính:

• Tổng doanh thu của tập đoàn trong tháng này, tính trên tất cả các cơ sở kinh doanh.
• Phần đóng góp của mỗi bất động sản vào tổng số đó, được thể hiện bằng số tiền và tỷ lệ phần trăm.
• Những thay đổi theo từng tháng và từng năm, cả ở cấp độ tập đoàn và từng cơ sở riêng lẻ.

Lần đầu tiên gặp lại khách lưu trú tại các cơ sở khác.

Khách hàng khó quản lý chính xác nhất là những người đã từng lưu trú tại nhiều cơ sở khác nhau. Hệ thống tích hợp sẽ đối khớp khách hàng ở các địa điểm khác nhau bằng email, số điện thoại và tên, vì vậy một khách hàng đã đặt phòng tại ba cơ sở sẽ được hiển thị như một người duy nhất với một lịch sử duy nhất, chứ không phải ba thông tin rời rạc.

Việc hợp nhất dữ liệu đó có nghĩa là ban quản lý cuối cùng có thể hỏi "năm nay có bao nhiêu khách đã lưu trú tại nhiều hơn một khách sạn?" và nhận được câu trả lời trung thực. Con số đó thường lớn hơn bất kỳ ai mong đợi, và nó chỉ thẳng đến các gói dịch vụ và hoạt động tiếp thị liên quan đến nhiều khách sạn mà trước đây không thể tồn tại.

Mỗi quản lý khách sạn vẫn nhận được thông tin được lọc riêng: doanh thu, đặt phòng và khách quay lại của địa điểm họ quản lý. Họ không thấy số liệu của các khách sạn khác. Trụ sở chính thấy tất cả mọi thứ.

Các con số có thể sẽ như thế nào?

Đây là những hình ảnh tổng hợp mang tính minh họa, không phải hình ảnh khách hàng thực tế, nhưng chúng cho thấy hình dạng của sự thay đổi tại một nhóm gồm năm bất động sản:

• Thời gian dành cho COO xem báo cáo tổng hợp: giảm từ khoảng 6 đến 8 giờ mỗi tuần xuống còn việc đọc bảng điều khiển trong cùng ngày.
• Các lỗi chuyển đổi tiền tệ trong báo cáo hợp nhất: đã được khắc phục, vì việc chuyển đổi diễn ra tự động khi dữ liệu được cập nhật chứ không phải thực hiện trên bảng tính.
• Lần đầu tiên, nhóm khách lưu trú giữa các cơ sở lưu trú khác nhau xuất hiện: thường chiếm từ 8 đến 15% lượng khách hiện tại, một nhóm khách hàng tiềm năng thực sự và trước đây chưa được biết đến.
• Các quyết định vận hành có thể theo dõi trên bảng điều khiển trong quý đầu tiên: thường từ bốn đến sáu quyết định, chẳng hạn như xem xét lại giá bất động sản, ra mắt gói dịch vụ chung cho nhiều bất động sản, thay đổi nhân sự tại một địa điểm hoạt động kém hiệu quả và phân bổ lại ngân sách tiếp thị.

Chiến thắng không chỉ đơn thuần là "doanh thu cao hơn trong quý này". Chiến thắng nằm ở việc đưa ra các quyết định hàng tuần dựa trên số liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào bảng tính hôm thứ Sáu.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với nhóm của bạn?

• Một con số đáng tin cậy là con số mà bạn sẽ hành động dựa trên đó. Còn một con số không đáng tin cậy sẽ chỉ khiến bạn do dự.
• Khách hàng thường xuyên lưu trú tại các cơ sở của bạn là phân khúc khách hàng trung thành nhất và dễ bán thêm sản phẩm nhất. Bạn không thể tiếp thị cho một nhóm khách hàng mà bạn không thể nhìn thấy.
• Một nguồn dữ liệu duy nhất với hai cấp độ quyền truy cập, dành cho doanh nghiệp và tài sản, luôn tốt hơn nhiều so với việc sử dụng hai sổ sách kế toán riêng biệt.

Hãy thử áp dụng trong nhóm của bạn.

Bạn tò mò muốn biết cách thức hoạt động này diễn ra như thế nào tại các địa điểm khác nhau? Xem trang Ứng dụng API.