Mindbody và Zoho CRM: Bảng điều khiển bán hàng giúp chủ spa biết cần khắc phục vấn đề gì.

Những gì bạn thực sự muốn thấy

Với tư cách là chủ spa, bạn không yêu cầu số liệu phân tích chỉ vì sự phù phiếm. Bạn yêu cầu điều này bởi vì ba tuần kinh doanh tồi tệ liên tiếp sẽ là cơ hội để đưa ra quyết định về nhân sự hoặc giá cả, và bạn cần phải giải quyết vấn đề đó trong vòng một tuần, chứ không phải vào cuối quý. Cái nhìn tổng quan mà bạn thực sự cần sẽ trả lời bốn câu hỏi:

• Những dịch vụ nào đã kiếm được lợi nhuận trong tháng này, và những dịch vụ nào chỉ hòa vốn?
• Nhân viên nào đang thu hút khách hàng quay lại, và ai đang âm thầm đánh mất khách hàng?
• Chiến dịch tiếp thị nào đã mang lại doanh thu thực tế từ các liệu trình điều trị, chứ không chỉ đơn thuần là đặt lịch hẹn?
• So với tháng trước, tháng này có những điểm nào về mỗi chỉ số?

Hãy xem xét một ví dụ minh họa. Maple Hollow Day Spa (một spa giả định chỉ có một địa điểm) có 1.400 khách hàng, lượng khách hàng mua sắm khá tốt và một ngân sách tiếp thị mà chủ sở hữu muốn chứng minh được hiệu quả. Các báo cáo tiêu chuẩn của Mindbody trả lời được câu hỏi đầu tiên. Chúng không trả lời được ba câu hỏi còn lại. Vì vậy, chủ sở hữu đã phải tự tay lập bảng tính trong hai năm qua.

Chi phí thực tế của việc sử dụng bảng tính là bao nhiêu?

Việc xuất dữ liệu và xây dựng lại chúng trong bảng tính từ tám đến mười hai lần một tháng không chỉ là lãng phí thời gian mà còn là lãng phí thời gian thực sự. Bởi vì việc xây dựng lại chỉ diễn ra khi chủ sở hữu có thời gian rảnh vào buổi tối, một vấn đề bắt đầu từ tuần đầu tiên sẽ không được phát hiện cho đến tuần thứ ba hoặc thứ tư. Đến lúc đó, dịch vụ đã bị lỗ trong một tháng, hoặc một nhân viên đã liên tục thay đổi khách hàng trong sáu tuần.

Một con số duy nhất trên màn hình cũng không giải quyết được vấn đề này. “Doanh thu: 42.118 đô la” chỉ là một con số thực tế, không phải là một quyết định. Điều biến một con số thành một quyết định chính là sự so sánh: tháng này so với tháng trước, dịch vụ này so với dịch vụ kia, nhân viên này so với những người còn lại. Chính sự so sánh đó là điều mà một bảng tính được lập thủ công quá chậm và quá muộn để cung cấp cho bạn.

Cách thức hoạt động sau khi dữ liệu Mindbody được tích hợp vào Zoho CRM

Kết nối CRMConnect Mindbody với Zoho CRM tự động đưa mọi giao dịch mua hàng, mọi mặt hàng trong giao dịch đó, mọi khoản thanh toán và mọi dịch vụ đã sử dụng vào Zoho CRM. Sau khi dữ liệu được đưa vào CRM, các công cụ bảng điều khiển của Zoho, như ô trực tiếp, đồng hồ đo, biểu đồ cột và bản đồ nhiệt, sẽ hoạt động trực tiếp trên đó.

Chính những chi tiết đó tạo nên sự khác biệt. Bởi vì mọi mặt hàng riêng lẻ trong một giao dịch bán hàng đều được ghi nhận, chứ không chỉ tổng doanh thu hàng ngày, nên bảng điều khiển có thể phân tích doanh thu theo dịch vụ, theo nhân viên và theo chiến dịch đã mang lại khách hàng. Một tổng doanh thu hàng ngày không thể làm được điều đó.

Những gì bạn nhận được không phải là một dự án báo cáo được xây dựng tùy chỉnh. Đó là bảng điều khiển tiêu chuẩn của Zoho CRM, được cập nhật liên tục với số liệu từ Mindbody của bạn mà không cần ai xuất dữ liệu ra.

Những loại gạch đáng để ốp lên tường nhà bạn

Khi dữ liệu bắt đầu được thu thập, các ô trên bảng điều khiển xứng đáng được hiển thị là:

• Doanh thu hàng tháng theo từng loại dịch vụ, được so sánh với tháng hiện tại bên cạnh tháng trước, giúp bạn dễ dàng nhận thấy những phương pháp điều trị nào đang mang lại hiệu quả cao.
• Danh sách nhân viên xuất sắc nhất theo doanh thu, được thể hiện dưới dạng biểu đồ cột so sánh với tháng trước đó.
• Tỷ lệ khách hàng quay lại của từng nhân viên được hiển thị dưới dạng bản đồ nhiệt, giúp bạn dễ dàng nhận biết ai đang xây dựng được lượng khách hàng trung thành.
• Doanh thu theo nguồn khách hàng tiềm năng, vì vậy mỗi kênh tiếp thị hiển thị doanh thu thực tế mà nó tạo ra từ mỗi liệu trình điều trị.
• Một ô hiển thị tiến độ cho các hợp đồng đang mở và các thành viên đang chờ xử lý, giúp bạn thấy được doanh thu dự kiến trong tương lai.

Chế độ xem chiến dịch hoạt động hiệu quả vì nguồn gốc khách hàng đầu tiên được ghi lại ngay khi họ truy cập và không bao giờ bị ghi đè bởi bất kỳ chỉnh sửa nào sau đó. Chế độ xem nhân viên hoạt động hiệu quả vì mỗi mặt hàng đã bán đều được liên kết với người đã giao hàng. Bạn không cần phải duy trì bất kỳ thông tin nào trong số này. Việc tích hợp sẽ tự động cập nhật thông tin.

Đọc các con số mà không cần đoán

Một quy tắc đơn giản giúp bạn tránh chạy theo những điều vô nghĩa:

• Một tháng tồi tệ chỉ là sự nhiễu loạn thông tin. Hãy nhìn vào xu hướng.
• Hai tháng liên tiếp có chất lượng kém đồng nghĩa với việc cần điều tra dịch vụ hoặc nhân viên cụ thể đó.
• Ba tháng kinh doanh tồi tệ đồng nghĩa với việc phải hành động: thay đổi nhân sự, thay đổi giá cả hoặc điều chỉnh ngân sách tiếp thị.

Mục đích của bảng điều khiển là giúp hiển thị dữ liệu tháng thứ hai mà không cần tốn cả buổi tối làm việc với bảng tính. Đó mới là lợi ích thực sự về mặt vận hành.

Đối với các cuộc gọi về quản lý nhân sự, bản đồ nhiệt về lượt khách quay lại có giá trị hơn ô doanh thu. Một nhân viên có doanh thu cao nhưng lượt khách quay lại thấp đang lãng phí khách hàng. Một nhân viên có doanh thu trung bình và lượt khách quay lại cao đang xây dựng một lượng khách hàng ổn định, có thể mang lại lợi nhuận trong nhiều năm. Bảng điều khiển hiển thị cả hai yếu tố này cạnh nhau.

Các con số có thể sẽ như thế nào?

Đây là những hình ảnh tổng hợp mang tính minh họa, không phải hình ảnh khách hàng thật, nhưng chúng cho thấy xu hướng thay đổi tại một spa có khoảng 1.400 khách hàng:

• Việc lấy dữ liệu thủ công từ bảng tính mỗi tháng: từ tám đến mười hai bảng, đã được loại bỏ hoàn toàn.
• Thời gian từ lúc "cảm thấy có gì đó không ổn" đến lúc "biết chính xác vấn đề là gì": rút ngắn từ một tuần xuống chỉ còn một cái nhìn thoáng qua trên bảng điều khiển trong cùng ngày.
• Các quyết định vận hành trong quý đầu tiên có thể theo dõi được trên bảng điều khiển: thường có từ ba đến năm quyết định, chẳng hạn như thay đổi nhân sự, loại bỏ một danh mục dịch vụ, điều chỉnh ngân sách chiến dịch và thử nghiệm giá cả.
• Ngân sách tiếp thị đã được chuyển khỏi các kênh hoạt động kém hiệu quả: một phần đáng kể, với bằng chứng rõ ràng về nguồn gốc để chứng minh cho động thái này.

Lợi ích thu được không chỉ đơn thuần là "doanh thu tăng lên". Mà là số tuần ít hơn phải đưa ra quyết định sai lầm trước khi sửa chữa. Điều đó sẽ tích lũy dần theo từng tháng.

Vì sao điều này lại quan trọng đối với lợi nhuận của bạn?

• Mức độ chi tiết của dữ liệu quyết định bạn có thể trả lời những câu hỏi nào. Doanh số bán hàng theo từng dòng cho phép bạn thấy được hiệu quả của dịch vụ, nhân viên và chiến dịch. Tổng doanh số hàng ngày lại che giấu tất cả những thông tin đó.
• Điểm mấu chốt là nắm bắt được xu hướng ngay từ tuần thứ hai thay vì tuần thứ sáu. Một bảng điều khiển tự cập nhật sẽ giúp điều đó trở nên khả thi.
• Tỷ lệ khách hàng quay lại là một chỉ báo quan trọng. Nó cho bạn biết doanh thu của nhân viên nào sắp tăng và doanh thu của nhân viên nào sắp giảm, rất lâu trước khi chỉ số doanh thu thực tế thay đổi.

Hãy thử tại spa của bạn!

Bạn tò mò không biết điều này sẽ ảnh hưởng đến số liệu của bạn như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.