Cliniko và Salesforce: Dự báo doanh thu 90 ngày cho một phòng khám y tế liên ngành

Việc một quản lý tài chính phải lập lại dự báo mỗi thứ Hai hàng tuần trên bảng tính là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy doanh nghiệp đã phát triển vượt bậc so với các công cụ dự báo hiện có. Khi quy mô vượt quá một mức nhất định, bảng tính không còn là công cụ hữu hiệu nữa, mà chính là nút thắt cổ chai.

Lấy một ví dụ minh họa: Southbank Integrated Health, một phòng khám lớn giả định với 19 chuyên gia trong các lĩnh vực vật lý trị liệu, dinh dưỡng, tâm lý học và sinh lý học thể dục, và doanh thu hàng năm khoảng 3,1 triệu đô la. Giám đốc tài chính tự tay lập lại dự báo 90 ngày mỗi thứ Hai. Cliniko lưu trữ hóa đơn. Salesforce quản lý danh sách khách hàng tiềm năng. Không ai hoàn toàn tin tưởng vào dự báo này. Các kế hoạch chăm sóc được tài trợ làm tăng thêm một lớp hoạt động tính phí định kỳ mà bảng tính xử lý không nhất quán. Các cuộc họp lãnh đạo dành phần lớn thời gian mỗi thứ Ba để tranh luận về con số nào là đúng thay vì hành động dựa trên con số đúng đó.

Vì sao bảng tính ngày thứ Hai đang cản trở bạn

Việc lập dự báo bằng bảng tính ở quy mô này thất bại trên ba phương diện:

• Nó nhanh hỏng. Nó chính xác ngay khi được xây dựng và lỗi thời chỉ trong vòng một ngày.
• Cắt lát khá chậm. Việc sắp xếp dữ liệu theo chuyên gia hoặc lĩnh vực dịch vụ mất hàng giờ, và các cột thì không bao giờ thống nhất về tên gọi.
• Nó vượt quá giới hạn của kế hoạch được tài trợ. Các chương trình chăm sóc được tài trợ có mức trần về số tiền có thể được lập hóa đơn. Bảng tính hiếm khi mô phỏng chính xác điều đó, vì vậy nó thường dự đoán quá cao doanh thu được tài trợ đã bị giới hạn hoặc dự đoán quá thấp các khoản gia hạn sắp đến hạn.

Kết quả là, ban lãnh đạo chỉ bàn luận về dự báo thay vì hành động thực tế. Chi phí thực sự không phải là số giờ làm việc của người quản lý tài chính, dù đó là con số đáng kể. Chi phí thực sự nằm ở việc các quyết định được đưa ra quá chậm chạp.

Vì sao các phương pháp khác lại không hiệu quả

Việc tích hợp phần mềm kế toán giữa Cliniko và Salesforce cung cấp cho bạn số liệu doanh thu đủ điều kiện tính thuế nhưng không phải là dự báo hoạt động, vì góc nhìn kế toán dựa trên các hóa đơn đã phát hành, chứ không phải các cuộc hẹn đã được đặt. Bảng điều khiển báo cáo độc lập trên dữ liệu xuất từ Cliniko cung cấp cho ban lãnh đạo biểu đồ nhưng không có giao diện làm việc bên trong Salesforce, nơi mà quy trình bán hàng và hoạt động chương trình đã được cập nhật. Và việc tách riêng chức năng dự báo thành một công cụ riêng biệt chỉ tạo ra hai hệ thống không nhất quán với nhau.

Cách thức hoạt động của dự báo tự cập nhật

Khi CRMConnect kết nối Cliniko với Salesforce, hóa đơn và lịch hẹn từ Cliniko sẽ tự động được chuyển vào Salesforce, cùng với thông tin về kế hoạch chăm sóc như giới hạn số buổi điều trị và mức phí tối đa. Dự báo của bạn sẽ trở thành một báo cáo Salesforce được xây dựng trên ba lớp và tự động cập nhật. Quá trình cập nhật lại vào thứ Hai hàng tuần sẽ biến mất.

Ba lớp:

Doanh thu đã được xác nhận. Các hóa đơn đã thanh toán có ngày lập trong kỳ. Đây là số tiền đã được ghi nhận.

Khả năng thu về lợi nhuận rất cao. Số lượng cuộc hẹn đã đặt và đã đến trong kỳ, nhân với tỷ lệ chuyển đổi cuộc hẹn đã đến thành hóa đơn đã thanh toán trong quá khứ, cộng với các hóa đơn đang chờ xử lý được tính trọng số dựa trên độ tin cậy thanh toán.

Nguồn doanh thu có thể tái tạo, nhưng công suất có hạn. Các kế hoạch chăm sóc được tài trợ đang hoạt động, với doanh thu dự kiến được giới hạn ở mức số tiền vẫn có thể thanh toán theo kế hoạch. Đây là phần quan trọng nhất: các kế hoạch được tài trợ có mức trần, và dự báo không bao giờ được vượt quá mức đó.

Khi đã có ba lớp thông tin đó, bạn có thể phân tích dự báo theo từng chuyên viên và từng dịch vụ (đánh giá ban đầu, theo dõi, chương trình nhóm, gói dịch vụ). Đó là cái nhìn tổng quan giúp ban lãnh đạo thấy được dự báo đang tập trung ở đâu và năng lực nào đang bị lãng phí.

Chu kỳ báo cáo

Gửi cho đội ngũ lãnh đạo bản dự báo hàng tuần tự động cập nhật mà không cần chỉnh sửa thủ công. Tổ chức buổi đánh giá chênh lệch hàng tháng với bộ phận tài chính, so sánh dự báo từ vài tuần trước với thực tế. Chính sự so sánh đó giúp dự báo ngày càng chính xác hơn.

Bạn nhận được gì từ điều này?

Một phòng khám có đặc điểm tương tự như Southbank thường nâng cao độ chính xác dự báo từ mức cơ bản 75 đến 82% trên bảng tính lên mức cao hơn 90% khi hệ thống dự báo ba lớp của Salesforce được đưa vào hoạt động. Người quản lý tài chính tiết kiệm được từ 4 đến 6 giờ mỗi tuần. Ban lãnh đạo không còn tranh cãi về dự báo mà bắt đầu hành động dựa trên đó. Và doanh thu được tài trợ được dự báo chính xác thay vì bị ước tính quá cao hoặc quá thấp, đây là nguồn lỗi dự báo lớn nhất trong nhiều cơ sở y tế liên quan.

Quản lý các kế hoạch được tài trợ một cách có trách nhiệm

Việc theo dõi kế hoạch chăm sóc được tài trợ là yếu tố giúp dự báo này chính xác, nhưng điều đó đi kèm với trách nhiệm. Kế hoạch, nguồn tài trợ và tình trạng đủ điều kiện của bệnh nhân là những chi tiết hoạt động nhạy cảm, không phải dữ liệu tiếp thị. Hãy đưa chúng vào báo cáo tài chính và hoạt động. Tránh đưa chúng vào báo cáo tiếp thị. Vì bạn lựa chọn từng mục được chia sẻ, bạn có thể vạch ra ranh giới rõ ràng.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với phòng khám của bạn?

Khi bản dự báo được xây dựng thủ công, nó chỉ là một bức ảnh chụp nhanh có thể sai lệch vào thứ Ba và trở thành vấn đề tranh luận vào thứ Tư. Nhưng khi nó được xây dựng dựa trên hóa đơn, lịch hẹn và giới hạn kế hoạch được tài trợ thực tế từ Cliniko trong Salesforce, đó là một con số hiện tại, đáng tin cậy mà ban lãnh đạo có thể dựa vào đó để lập kế hoạch nhân sự, năng lực và tăng trưởng. Người quản lý tài chính của bạn sẽ không còn là người chỉ biết sử dụng bảng tính mà trở thành một nhà phân tích thực thụ.

Bạn muốn xem CRMConnect Cliniko kết nối với Salesforce hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.