Cliniko và ActiveCampaign: Theo dõi giá trị bệnh nhân và gia hạn chương trình cho một phòng khám trị liệu tự nhiên.

Liệu pháp tự nhiên là một ngành kinh doanh tái tạo sức khỏe, nhưng thường hoạt động như một giao dịch đơn thuần. Chương trình tái tạo chuyển hóa 12 tuần, chương trình chăm sóc sức khỏe đường ruột 6 tháng, liệu trình hỗ trợ tuyến thượng thận 8 buổi: đây mới là nguồn doanh thu thực sự. Một phòng khám coi mỗi lần khám là một giao dịch riêng lẻ sẽ âm thầm mất đi những bệnh nhân tốt nhất của mình vào cuối mỗi chương trình.

Lấy một ví dụ minh họa: Greenleaf Naturopathic Wellness, một phòng khám giả định với 3 bác sĩ trị liệu tự nhiên và doanh thu hàng năm khoảng 680.000 đô la. Phần lớn doanh thu đến từ các gói và chương trình được bán trả trước. Chủ sở hữu không thể xem trên ActiveCampaign những bệnh nhân nào đã chi tiêu nhiều nhất tại phòng khám theo thời gian, những bệnh nhân nào sắp kết thúc chương trình, hoặc những bệnh nhân nào là ứng cử viên tốt cho chương trình tiếp theo trong hành trình của họ. Công cụ tiếp thị chỉ thấy lượt mở email và lượt nhấp chuột. Nó không thấy rằng một bệnh nhân chỉ còn hai tuần nữa là kết thúc chương trình chăm sóc sức khỏe đường ruột mà chưa có cuộc hẹn gia hạn nào được lên lịch.

Chi phí mà hệ thống hiện tại đang tiêu tốn của bạn là bao nhiêu?

ActiveCampaign tự nó có thể gắn thẻ bệnh nhân khi họ mua thứ gì đó, nhưng nó không thể xem được thông tin thanh toán của Cliniko, các gói dịch vụ đã mua hoặc vị trí của bệnh nhân trong bất kỳ chương trình nào. Vì vậy, ba thông tin vẫn không hiển thị: tổng số tiền bệnh nhân đã chi tiêu theo thời gian, vị trí hiện tại của họ trong bất kỳ chương trình nào và những chương trình họ đã hoàn thành trước đó. Nếu thiếu những thông tin này, các tin nhắn gia hạn phải được gửi thủ công, nghĩa là chúng chỉ được gửi khi ai đó nhớ ra, và điều đó có nghĩa là chúng được gửi quá muộn.

Một hệ thống tích hợp tùy chỉnh được xây dựng một lần và không bao giờ được bảo trì thường chỉ cung cấp tổng chi tiêu của bệnh nhân dưới dạng một con số duy nhất, đã lỗi thời trong vòng một quý, mà không có bất kỳ ngữ cảnh chương trình nào. Chủ sở hữu vẫn không thể trả lời câu hỏi "ai còn hai tuần nữa là kết thúc chương trình?".

Cách thức hoạt động của tính năng theo dõi gia hạn tự động

Khi CRMConnect kết nối Cliniko với ActiveCampaign, mọi hóa đơn từ Cliniko đều được chuyển tiếp và tích lũy chi phí trọn đời cho từng hồ sơ bệnh nhân. Các chương trình đang hoạt động, các mốc quan trọng và số buổi điều trị cũng được chuyển tiếp, nhờ đó các thông báo gia hạn có thể được gửi đi dựa trên tín hiệu thực tế, tức là bệnh nhân thực sự sắp kết thúc chương trình, chứ không phải chỉ là phỏng đoán theo lịch. Cliniko vẫn là nguồn thông tin chính xác về những gì đã được lập hóa đơn. ActiveCampaign trở thành công cụ giúp xử lý thông tin đó một cách hiệu quả.

Đây là những gì bạn có thể thực hiện:

Giá trị dành cho bệnh nhân được tóm tắt nhanh chóng. Mỗi hồ sơ bệnh nhân đều chứa tổng chi phí đã chi trả trong suốt thời gian điều trị, hóa đơn gần nhất và số lần bệnh nhân đã được lập hóa đơn, tất cả đều được cập nhật tự động. Không cần phải xuất dữ liệu và cộng tổng thủ công nữa.

Phân khúc giá trị bệnh nhân. Phân loại bệnh nhân thành ba nhóm: nhóm cao cấp nhất, nhóm trung cấp và nhóm khách hàng chỉ mua một lần. Mỗi phân khúc sẽ có tần suất và giọng điệu giao tiếp khác nhau.

Thông báo nhắc nhở gia hạn chương trình. Khi bệnh nhân còn khoảng 14 ngày nữa là kết thúc chương trình điều trị hiện tại và chưa có lịch hẹn nào khác sau khi chương trình kết thúc, họ sẽ tự động nhận được lời đề nghị gia hạn từ bác sĩ điều trị và một nhiệm vụ được giao cho bác sĩ đó là gọi lại trong vòng vài ngày nếu không có lịch hẹn nào được đặt lại. Cuộc trò chuyện diễn ra trước khi bệnh nhân tạm ngừng điều trị, chứ không phải sau đó.

Chiến lược bán chéo thông minh. Khi một chương trình được đánh dấu là hoàn thành, bệnh nhân sẽ tự động được hướng dẫn đến bước tiếp theo hợp lý. Việc hoàn thành quá trình thiết lập lại chuyển hóa gợi ý một kế hoạch duy trì. Việc hoàn thành chương trình chăm sóc sức khỏe đường ruột gợi ý việc kiểm tra theo dõi và một chu kỳ duy trì liên tục.

Hãy giành lại những bệnh nhân tốt nhất của bạn. Khi một bệnh nhân thuộc nhóm cao cấp không đến khám trong vòng 90 ngày, họ sẽ được đưa vào quy trình tái kích hoạt được cân nhắc kỹ lưỡng. Đây là nhóm bệnh nhân có chi phí điều trị cao nhất, vì vậy họ nhận được sự chăm sóc tốt nhất.

Bạn nhận được gì từ điều này?

Một phòng khám trị liệu tự nhiên có tiêu chí tương tự như Greenleaf thường nâng tỷ lệ gia hạn chương trình từ mức cơ bản thụ động 20-30% lên mức 45-55% trong vòng hai quý, chỉ đơn giản bằng cách bắt đầu cuộc trò chuyện gia hạn 14 ngày trước khi chương trình kết thúc thay vì chờ đến khi bệnh nhân nhận thấy các cuộc gọi đã dừng lại. Giá trị trọn đời của phân khúc khách hàng cao cấp tăng từ 25-40% vì việc bán chéo giúp đưa ra lời đề nghị phù hợp cho đúng bệnh nhân vào đúng thời điểm trong hành trình của họ. Và chủ sở hữu cuối cùng có thể trả lời, trong thời gian thực, câu hỏi "Tôi nên gọi điện cho 20 bệnh nhân nào trong tuần này?".

Đảm bảo tính trung thực của các con số

Cliniko vẫn là nguồn thông tin chính xác về những khoản phí đã được lập hóa đơn. Số tiền hiển thị trong ActiveCampaign là bản sao của hóa đơn Cliniko và không nên được chỉnh sửa ở đó. Nếu có khoản hoàn tiền hoặc điều chỉnh nào xảy ra, nó sẽ được thực hiện trong Cliniko và tự động cập nhật. Việc chỉnh sửa thủ công số tiền trong ActiveCampaign sẽ âm thầm làm hỏng báo cáo, vì vậy nên hạn chế người có thể chỉnh sửa các khoản tiền đó.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với hoạt động thực tiễn của bạn?

Trong mô hình kinh doanh theo gói, thời điểm quý giá nhất là hai tuần trước khi chương trình kết thúc, và đó cũng là thời điểm mà hầu hết các phòng khám bỏ lỡ. Khi dữ liệu chương trình và thanh toán của Cliniko tự động điều khiển ActiveCampaign, thời điểm đó sẽ không bao giờ bị bỏ lỡ. Bạn biết được ai sắp hết hạn, bạn tiếp cận họ với ưu đãi phù hợp kịp thời, và bạn giữ chân được những bệnh nhân tốt nhất thay vì âm thầm mất họ vào cuối mỗi chương trình.

Bạn muốn xem CRMConnect Cliniko kết nối với ActiveCampaign hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.