Cliniko và Salesforce: Báo cáo mạng lưới cho một nhóm y học thể thao đa phòng khám.

Báo cáo khó nhất trong mạng lưới y học thể thao đa phòng khám lại là báo cáo mà ban lãnh đạo mong muốn nhất và dường như không bao giờ được hoàn thành. Mỗi phòng khám tự quản lý lịch trình Cliniko riêng. Mỗi đội ngũ hợp đồng lại muốn có báo cáo riêng. Ban lãnh đạo muốn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ mạng lưới. Việc ghép nối tất cả dữ liệu đó từ năm tệp xuất riêng biệt là dự án bị trì hoãn mỗi quý, bởi vì mỗi lần như vậy đều đòi hỏi quá nhiều công sức thủ công và không thể biện minh cho việc trì hoãn.

Lấy một ví dụ minh họa. Apex Sports Medicine Network là một nhóm giả định gồm 5 phòng khám trải rộng trên 2 tiểu bang, 24 bác sĩ và có hợp đồng với hai đội thể thao chuyên nghiệp. Mỗi phòng khám, mỗi đội ký hợp đồng và ban lãnh đạo mạng lưới đều muốn có cái nhìn khác nhau về cùng một dữ liệu cơ bản. Việc trích xuất các báo cáo đó từ 5 tệp xuất riêng biệt của Cliniko và đối chiếu chúng bằng tay rất chậm và dễ xảy ra lỗi. Đây cũng là báo cáo mà ban lãnh đạo dựa vào để quyết định hợp đồng với các đội và nơi cần đầu tư ở cấp độ phòng khám.

Chi phí ẩn khi vận hành 5 phòng khám với 5 lịch trình riêng biệt

Một tháng điển hình tại mạng lưới 5 phòng khám với 24 bác sĩ sẽ tạo ra khoảng 2.800 đến 3.500 cuộc hẹn, 1.200 đến 1.500 hóa đơn và 30 đến 50 trường hợp được tài trợ đang hoạt động từ các đội hợp đồng và các trường hợp giới thiệu cá nhân. Mỗi phòng khám xuất dữ liệu riêng. Mỗi báo cáo của đội hợp đồng có nghĩa là lọc theo vận động viên của đội đó. Chế độ xem mạng lưới có nghĩa là phải đối chiếu danh tính bác sĩ và phòng khám trên tất cả năm lần xuất dữ liệu, bởi vì cùng một bác sĩ có thể làm việc tại hai phòng khám và cùng một phòng khám có thể phục vụ nhiều hơn một đội.

Việc thực hiện toàn bộ quy trình này bằng tay tiêu tốn khoảng từ một ngày rưỡi đến hai ngày rưỡi mỗi tháng. Sai sót tích lũy dần, và báo cáo sẽ trở nên lỗi thời ngay khi vừa hoàn thành.

Cách thức hoạt động khi Cliniko và Salesforce đồng bộ với nhau

Kết nối CRMConnect Cliniko với Salesforce giúp tích hợp các bác sĩ, địa điểm phòng khám, lịch hẹn và hóa đơn của bạn vào một môi trường Salesforce duy nhất và tự động cập nhật chúng. Mỗi bác sĩ và mỗi địa điểm, bất kể số lượng lịch trình Cliniko được kết nối là bao nhiêu, đều có một định danh ổn định. Lịch hẹn và hóa đơn được liên kết với đúng bác sĩ và đúng phòng khám. Các báo cáo trên toàn mạng lưới, cấp độ phòng khám và cấp độ nhóm hợp đồng đều được hiển thị trên bảng điều khiển dựa trên cùng một tập dữ liệu duy nhất.

Việc thiết lập một lần duy nhất rất quan trọng. Khi quá trình tích hợp được kích hoạt, danh tính của bác sĩ và phòng khám sẽ được xác định một lần, do đó một bác sĩ làm việc tại hai phòng khám sẽ được tính là một bản ghi duy nhất, chứ không phải hai bản ghi, và tên phòng khám được chuẩn hóa để chế độ xem mạng lưới được nhóm đúng cách. Đó là một tác vụ cấu hình một lần duy nhất nhưng sẽ mang lại lợi ích trong mọi chu kỳ báo cáo sau đó.

Khi đã thiết lập xong, các báo cáo sẽ tự động được tạo ra:

• Góc nhìn từ phía người hành nghề: số lượng cuộc hẹn đã đến, tỷ lệ vắng mặt, phí trung bình mỗi buổi trị liệu, tỷ lệ đặt lại lịch hẹn và mức độ sử dụng giờ làm việc của mỗi người hành nghề.
• Góc nhìn từ phòng khám: tỷ lệ sử dụng, số lượng bệnh nhân mới, thời gian trung bình mỗi ca bệnh, doanh thu trên mỗi bác sĩ và thị phần hoạt động của đội ngũ nhân viên hợp đồng.
• Góc nhìn tổng quan theo nhóm: số lượng vận động viên được thăm khám, số buổi trị liệu đã thực hiện, tiến độ đạt mốc của từng ca bệnh và thời gian trung bình trở lại thi đấu, với một báo cáo riêng cho mỗi nhóm và được cập nhật tự động.
• Bảng điều khiển quản lý: số lượng cuộc hẹn đã đến, doanh thu đã lập hóa đơn, tỷ lệ vắng mặt và mức độ sử dụng theo từng phòng khám, cùng với tổng số liệu của toàn mạng lưới, có thể đọc được trong 90 giây.

Các con số thường có hình dạng như thế nào?

Một mạng lưới có cấu hình tương tự như Apex thường loại bỏ hoàn toàn chu kỳ báo cáo thủ công hàng tháng, giúp tiết kiệm từ một ngày rưỡi đến hai ngày rưỡi mỗi tháng. Những con số này chỉ mang tính minh họa, nhưng mức tiết kiệm là có thật.

Các báo cáo của nhóm hợp đồng chuyển từ hình thức thủ công sang tự động, và tỷ lệ giữ chân hợp đồng có xu hướng được cải thiện vì các đối tác trong nhóm giờ đây nhận được báo cáo rõ ràng, đúng hạn thay vì báo cáo chậm trễ. Bảng điều khiển dành cho lãnh đạo trở thành nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất của đội ngũ quản lý, do đó các quyết định về đầu tư vào phòng khám, tuyển dụng và định giá hợp đồng được đưa ra dựa trên số liệu thực tế chứ không phải dựa trên phỏng đoán.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với hoạt động thực tiễn của bạn?

Việc coi các bác sĩ và địa điểm phòng khám của bạn như những hồ sơ chính xác, ổn định trong một hệ thống dùng chung là nền tảng quan trọng. Nếu không, mỗi báo cáo giữa các phòng khám sẽ trở thành một quá trình đối chiếu thủ công mà ai đó rất ngại thực hiện.

Hãy xây dựng bảng điều khiển lãnh đạo sau cùng, nhưng hãy thiết kế nó trước tiên, để các báo cáo về bác sĩ, phòng khám và đội ngũ hợp đồng đều được tổng hợp gọn gàng vào giao diện quản lý cấp cao. Và hãy chú ý đến các báo cáo về đội ngũ hợp đồng. Chúng thường mang lại thành công rõ rệt nhất, bởi vì các đối tác sẽ nhận thấy khi báo cáo hàng tháng của họ được gửi đến một cách đáng tin cậy và không có lỗi, và sự đáng tin cậy đó là một yếu tố thực sự quan trọng trong việc gia hạn hợp đồng.

Bạn muốn xem CRMConnect Cliniko kết nối với Salesforce hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.