Cliniko và ActiveCampaign: Báo cáo theo thời gian thực cho bác sĩ tại phòng khám sức khỏe phụ nữ

Đến một thời điểm nào đó trong quá trình phát triển phòng khám, việc lập báo cáo hàng tháng bằng tay không còn hợp lý nữa. Số liệu đã lỗi thời khi báo cáo đến tay đội ngũ lãnh đạo. Phân tích chi tiết theo từng chuyên khoa mất cả buổi chiều. Và không có cái nhìn rõ ràng về việc bệnh nhân nào tái khám lâu dài và bệnh nhân nào đang dần rời bỏ phòng khám.

Lấy một ví dụ minh họa. Aurora Women’s Health Collective là một phòng khám giả định có 3 địa điểm với 11 chuyên gia y tế, bao gồm các nhà vật lý trị liệu vùng chậu, bác sĩ đa khoa chuyên về sức khỏe phụ nữ và chuyên gia tư vấn về nuôi con bằng sữa mẹ. Hiện nay, ban lãnh đạo báo cáo hiệu suất của các chuyên gia mỗi tháng một lần bằng cách sao chép dữ liệu xuất từ Cliniko vào một bảng tính. Các con số mô tả dữ liệu của tháng trước. Việc phân loại theo chuyên ngành được thực hiện thủ công. Và không có cái nhìn tổng quan liên tục về việc bệnh nhân của chuyên gia nào vẫn quay lại sau sáu tháng.

Vì sao bảng tính không thể mở rộng quy mô?

Với 11 chuyên gia làm việc tại ba địa điểm và thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, bảng tính hàng tháng cần phải trả lời các câu hỏi sau:

• Các cuộc hẹn đã đến được sắp xếp theo bác sĩ, địa điểm và chuyên khoa.
• Giá trị hóa đơn trung bình mỗi người hành nghề.
• Tỷ lệ tái khám, tức là số lượng bệnh nhân quay lại khám trong một khoảng thời gian nhất định.
• Mức độ gắn kết lâu dài: Có bao nhiêu bệnh nhân được khám cách đây sáu tháng vẫn còn đang điều trị?
• Tham gia các buổi học nhóm dành cho lớp học trước và sau sinh.

Mỗi trường hợp đó là một sự phân tích chi tiết khác nhau. Việc lập báo cáo mất nửa ngày, và đến khi ban lãnh đạo xem xét thì dữ liệu đã lỗi thời hai tuần và thời điểm để hành động dựa trên dữ liệu đó đã trôi qua.

Cách thức hoạt động sau khi Cliniko cung cấp dữ liệu báo cáo cho bạn

Kết nối CRMConnect Cliniko với ActiveCampaign giúp đồng bộ hóa hoạt động của bệnh nhân với công cụ tiếp thị và báo cáo của bạn một cách tự động. Mỗi liên hệ đều mang theo lịch sử cuộc hẹn thực tế của họ: địa điểm họ đã đến, ngày hẹn gần nhất, tổng số cuộc hẹn và số cuộc hẹn gần đây. Khi các cuộc hẹn hoàn tất, mỗi liên hệ sẽ được tự động gắn nhãn với bác sĩ, địa điểm và loại cuộc hẹn. Hoạt động lập hóa đơn cũng được đồng bộ hóa.

Điều đó có nghĩa là các báo cáo trong công cụ tiếp thị của bạn và chính các chiến dịch tiếp thị đều sử dụng cùng một nguồn dữ liệu được cập nhật liên tục. Quy trình lập bảng tính hàng tháng sẽ biến mất hoàn toàn.

Đây là những gì bạn có thể xem trực tiếp:

• Góc nhìn từ phía người hành nghề: số lượng cuộc hẹn mỗi tháng, số lượt khám lần đầu so với số lượt khám lại, và giá trị hóa đơn trung bình.
• Tổng quan về tình hình: số lượng cuộc hẹn đã đến, số lượng bệnh nhân mới và tỷ lệ giữa bệnh nhân mới và bệnh nhân cũ.
• Góc nhìn về sự gắn kết dài hạn: về những bệnh nhân có cuộc hẹn đầu tiên cách đây sáu tháng, ai vẫn còn tích cực tham gia và ai đã bỏ cuộc. Đây là góc nhìn mà đội ngũ marketing cần nhất và hiện tại không có cách nào để thấy được.

Các lớp học tiền sản và hậu sản theo nhóm được tách biệt với các buổi tư vấn cá nhân, do đó việc tham gia theo nhóm sẽ không làm sai lệch số liệu của từng bác sĩ.

Các con số thường có hình dạng như thế nào?

Một phòng khám có đặc điểm tương tự như của Aurora thường phát hiện ra ba vấn đề trong vòng 60 ngày đầu tiên. Những con số này chỉ mang tính minh họa, nhưng xu hướng chung là nhất quán.

Thứ nhất, quy trình lập bảng tính hàng tháng biến mất, giúp tiết kiệm khoảng nửa ngày mỗi tháng. Thứ hai, ban lãnh đạo phát hiện ra rằng một hoặc hai bác sĩ có tỷ lệ giữ chân bệnh nhân trong sáu tháng cao hơn đáng kể so với những người khác, điều này mở ra cuộc thảo luận về mặt lâm sàng và hoạt động mà hệ thống báo cáo cũ đã che giấu hoàn toàn. Thứ ba, việc thu hút bệnh nhân mới theo từng địa điểm được hiển thị theo thời gian thực, do đó nhóm tiếp thị có thể điều chỉnh chi tiêu giữa các địa điểm hàng tuần thay vì hàng quý.

Các buổi học nhóm mà không làm sai lệch số liệu cá nhân.

Các lớp học tiền sản theo nhóm, nhóm phục hồi sau sinh và lớp học sức khỏe vùng chậu là nguồn thu chính tại các phòng khám sức khỏe phụ nữ và cần được đo lường. Tuy nhiên, việc gộp số lượng người tham gia nhóm vào số liệu khám riêng của từng bác sĩ sẽ làm sai lệch cả hai. Cách tích hợp này giữ cho hai loại hình này tách biệt: một buổi học nhóm được ghi nhận là số người tham gia nhóm, chứ không phải là một cuộc hẹn riêng cho mỗi người tham dự, do đó số liệu khám riêng của từng bác sĩ vẫn chính xác trong khi số người tham gia nhóm có một mục báo cáo riêng.

Một điều cần giữ đúng

Khi các nhãn được tạo tự động, bạn sẽ dễ bị cám dỗ sử dụng chúng như một hồ sơ bệnh nhân thứ hai. Hãy tránh điều đó. Những nhãn này chỉ là tín hiệu để báo cáo và tiếp thị, không hơn không kém. Hồ sơ bệnh nhân nằm trong Cliniko. Nếu bạn thấy mình đang tạo các nhãn như “bệnh nhân hiện đang mang thai” hoặc “bệnh nhân đang trong giai đoạn hồi phục sau sinh”, hãy dừng lại. Nhãn đầu tiên không nên tồn tại trong một công cụ tiếp thị, nó thuộc ngữ cảnh lâm sàng và có liên quan đến sự đồng ý của bệnh nhân. Nhãn thứ hai, nếu cần thiết cho bất kỳ mục đích nào, thì nó phải được tạo từ Cliniko, chứ không phải được duy trì thủ công.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với hoạt động thực tiễn của bạn?

Việc tự động gán nhãn cho bác sĩ và địa điểm khi hoàn tất cuộc hẹn là nền tảng cơ bản. Hãy ưu tiên việc này trước, sau đó mới xây dựng báo cáo dựa trên đó.

Hãy giữ số lượng cuộc hẹn cá nhân và nhóm ở hai luồng riêng biệt, vì việc trộn lẫn chúng sẽ tạo ra bảng điểm đánh giá bác sĩ không chính xác. Và hãy nhớ rằng nhãn tiếp thị không phải là hồ sơ bệnh nhân. Cliniko mới chính là hồ sơ bệnh nhân. Sự tích hợp này giúp hai hệ thống đồng bộ mà không bao giờ gây nhầm lẫn giữa chúng.

Bạn muốn xem CRMConnect Cliniko kết nối với ActiveCampaign hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.