借助 DonorPerfect 和 Keap 加快季度捐赠基金董事会报告的生成速度

捐赠奖学金的报告工作是奖学金筹款中最耗费人力的环节，而且几乎不需要任何思考。一位发展助理每个季度都要花整整两天时间，按基金统计捐赠总额，手动将其与另一个系统中的参与数据进行匹配，为每项奖学金制作表格，然后将PDF文件通过电子邮件发送给各委员会主席。十三周后，他们又要重复一遍所有这些工作。

董事会并不需要这项工作多么繁琐，他们需要的是数据的准确性。难点很简单：一个系统记录了人们的捐款情况和捐款用途，另一个系统则记录了他们阅读、打开和参加的活动。每个季度手动整合这两个系统的数据，正是瓶颈所在。

手动版25美分硬币的实际成本是多少？

每年四次，每次两天，相当于每年十六个工作日浪费在复制粘贴上。这些时间本可以用来联系捐赠者、进行关系维护或开展真正能增加资金的关系维护工作。

它也十分脆弱。每份报告都是手工编制的，这意味着每份报告都可能出现数字颠倒、捐赠归档错误，或者将上季度的数据粘贴到本季度表格中的情况。捐赠奖学金附带法律限制条款，必须在每份报告中正确呈现。一份管理报告中如果错误地描述了限制条款，就不是预算问题，而是合规问题，而合规问题会断送职业生涯。

时间因素也会造成损失。捐赠基金委员会通常在季度末召开会议，而此时最近两周的数据最为关键：大额捐赠、纪念捐赠承诺、董事会主席的巡视等等。基于上周数据编制的报告根本无法反映基金目前的状况。

更好的报告撰写方法

CRMConnect 将 DonorPerfect 与 Keap 连接起来，使资金信息和捐赠者互动信息能够集中存储在同一个捐赠者记录中，并自动保持最新状态。

每笔捐赠都会自动保留其基金指定用途、限制条件和用途。您设立的每项奖学金都会变成一个清晰、可选择的类别，而不是自由文本备注。每位捐赠者在每个基金中的捐赠历史记录都与 Keap 已追踪的互动数据（例如邮件打开率、点击率和活动参与情况）并列显示。由于捐赠者故事的两部分都集中在一个地方，您以前需要手动进行的季度数据合并工作现在已自动完成。

它对你的团队是如何运作的

图片展示的是峰会学者基金，这是一个典型的大学附属奖学金基金，拥有38项捐赠奖学金和5200名校友捐赠者。以下是该基金的简要报告。

每项奖学金都有其专属的保存视图：该基金的每位捐赠者、其终身捐赠额、最后一次捐赠日期、最近一次捐赠以及最近一次出席的活动，所有信息都显示在同一页面上。奖学金的法律限制条款也位于该视图内，方便委员会主席快速了解相关背景信息，无需费力查找。

一份独立的观察名单会追踪每个基金的主要捐赠者，并根据他们上次互动的时间长短进行排序。任何连续90天没有联系的捐赠者都会触发一项任务，由指定的筹款专员负责处理，这样就能在几周内发现关系冷却的情况，而不是等到下一次季度会议。

到了报告提交日，开发助理会打开每个已保存的视图，导出并发送。准备时间从十六个小时缩短到三四个小时。

这对您的筹款活动意味着什么

采用这种方法后，类似奖学金基金的代表性结果：

• 季度报告准备时间从大约 16 小时减少到大约 4 小时，减少了 75%。
• 委员会主席表示满意度更高，因为每份奖学金报告首次包含了参与情况，而不仅仅是金额。
• 由于有 90 天的静默观察名单，与主要捐赠者关系的降温会在几周内而不是几个季度内显现出来。
• 年度合规审查速度加快，因为限制性语言以一致的方式存储，而不是隐藏在叙述中。
• 你们发展官员撰写的奖学金项目报告有所改进，因为捐赠数据和参与数据并排显示在一个视图中，而不是放在导出文件夹中。

坦白地说：这并不意味着发展助理的季度审核工作就此取消。仍然需要有人解读数据并撰写报告。真正消失的是繁琐的电子表格操作，而不是人为的判断。那些期望此举能取代某个员工岗位的基金感到失望；而那些期望此举能让员工腾出更多时间与捐赠者沟通、减少Excel操作的基金则感到满意。

管理和隐私保护值得重视。奖学金获得者和捐赠者对隐私的期望不同。报告中使用奖学金获得者的故事应始终采用自愿参与的方式，并赋予他们退出的权利。许多大学都制定了关于哪些信息可以与捐赠者和委员会成员共享的具体政策，除非相关政策允许，否则默认情况下，奖学金获得者的数据不应向委员会成员公开。

如何保持人性

人们很容易倾向于使用全自动报告。请抵制这种诱惑。自动化处理的数据包括数字、参与情况总结、奖学金详情以及关注列表。至于解释性评述，也就是说明为什么某个奖学金项目表现优异而另一个项目资金不足的部分，则留给您的发展助理。董事会主席只需打开报告三十秒，就能分辨出哪些数据带有背景信息，哪些数据缺乏背景信息。

在制定捐赠者管理建议时，也要注重人性化因素。90 天的“静默观察名单”只是一个警示信号，而非最终决定。对于一位保持低调的大额捐赠者而言，下一步的正确做法取决于报告无法反映的情况：例如近期发生的丧亲之痛、已知的人生变故，以及之前讨论过的捐赠时间偏好。最终的决定权在于您的发展专员，而非数据看板。

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