Mindbody 和 ActiveCampaign：告别电子表格，向合适的会员发送邮件

走进一家拥有230名学员的空手道道场的后办公室，你会看到各种各样的电子表格。一份是主教练维护的学员当前段位表；一份是助理教练维护的即将到来的段位考试名单；一份是前台维护的装备订购表，包括道服、护具和武器；一份是比赛报名表；还有一份是家庭会员表，由那些碰巧记得哪些学员是兄弟姐妹的人负责维护。

这些电子表格之间互不关联，也无法与你的邮件工具对接。因此，当道场发送段位考试提醒时，邮件会发送给所有人，包括距离第一次考试还有六个月的白带学员，以及上周孩子刚考完的棕带学员的家长。退订率不断攀升，人们对邮件的信任度也在悄然下降。

举个例子。石松空手道馆（仅作示例）是一家拥有230名学员和众多家庭会员的单店道场，就遇到了这个问题。馆主曾两次尝试“把所有信息都导入邮件工具”，但都以失败告终，因为每次电子表格和Mindbody系统都存在不同的数据冲突。

这篇文章是关于如何淘汰电子表格，转而发送准确、有针对性的会员电子邮件。

电子表格的实际成本是多少？

显而易见的成本是时间。四五个电子表格，每个表格由不同的人维护，都需要不断更新，每周很容易就占用员工四到六个小时的时间。这意味着你的团队每年大约要花费 250 个小时充当“人肉数据库”，而不是用来教学或服务会员。

隐藏的成本更糟糕。当会员不断收到明显与他们无关的邮件时，他们会彻底停止阅读你的邮件，或者直接取消订阅。等到你真正有重要信息要发送时——比如日程变更、活动结束通知或真正的促销活动——你的邮件列表里已经有一半的人对你置之不理了。无关邮件并非免费。你为此付出的代价是永远无法挽回的注意力损失。

利用你已有的数据

Mindbody 已经存储了这些电子表格所追踪的信息：腰带级别、年龄组、家庭会员、装备尺寸、比赛资格、测试日期。CRMConnect 会自动将所有这些信息导入 ActiveCampaign 并保持最新状态。

这意味着ActiveCampaign中的一条会员记录包含了所有信息：学员的段位、年龄组、所属家庭、会员费支付方、道服尺码、下次段位考试时间以及是否具备参赛资格。一条记录相当于电子表格中的四行数据，并且会自动更新。

三个列表代替三个电子表格

在 ActiveCampaign 中，创建三个已保存的列表。每个列表替换一个电子表格，并且每个列表都会自动更新。

晋级考试名单。 系统会自动将未来 30 天内参加段位考试的活跃学员纳入名单。主教练在 Mindbody 系统中设置考试日期后，该学员就会出现在名单上。无需再手动维护学员名单。

装备重新排序。 自动将上次订购校服超过九个月的学生包括在内。这样可以避免每个季度都催促每个家庭，从而避免那些可能已经穿不下道服的孩子。

锦标赛奖池。 系统会自动将符合参赛资格且段位和年龄组别合适的学员纳入名单。每次比赛当天早上开放报名时，赛事组织者都会自动更新名单。

然后，再为家长添加一个列表：家庭通讯列表，列出与家庭会员资格关联的付费成年人。例如，九岁孩子的安全带测试提醒应该发送给家长，而不是孩子本人，而家庭关系数据可以自动完成这一操作。

自动运行的电子邮件

有了这些列表后，设置三个简单的自动电子邮件序列。

腰带考试准备。 当一名学生加入腰带考试名册时，在考试前的 30 天内，他会收到一系列简短的信息：确认函、“考试须知”、制服检查提醒、考试前一天的后勤安排以及考试后一天的成绩通知。

装备重新排序。 当学生进入装备重新订购名单时，他们会收到一封尺码检查电子邮件，其中已经显示了您存档的尺码，如果没有收到订单，还会收到一封后续邮件。

锦标赛周期。 当学生进入锦标赛池时，他们会收到注册开放、注册关闭和比赛前一天的后勤电子邮件，注册完成后，他们会自动从邮件列表中移除。

您还可以在 ActiveCampaign 中跟踪每个学生的出勤趋势，这样主讲老师就可以看到哪些学生一直坚持出勤，哪些学生出勤率下降，而无需打开另一个电子表格。

这对你的工作室意味着什么

在类似规模的道场中，弃用电子表格每周大约可以节省四到六个小时的员工时间，每年大约节省 250 小时。更重要的是，您的团队将不再信任电子表格，而是开始信任 Mindbody 作为唯一的数据来源，这意味着 Mindbody 中的数据本身会更加清晰，因为没有人再保留一份“真实”的副本。

您的邮件营销效果也会发生显著变化。群发邮件的退订率通常会在 60 天内下降一半，原因很简单，因为学员不再会收到那些明显与他们无关的邮件。例如，棕带学员不再会收到白带入门培训邮件。

对于 Stone Pine 来说，仅装备补货流程一项，就在第一季度收回了整合成本。九个月时，统一补货率从最初的 35%（主要由家长自行发现）跃升至 65% 至 70%（这得益于尺码感知提醒）。

这些数据仅供参考。记录井然有序的道场节省的时间较少，而记录混乱的道场节省的时间则要多得多。

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