Mindbody 和 Keap：请在一小时内致电预约新的咨询，而不是第二天。

一位潜在顾客周三上午10点14分预约了肉毒杆菌注射的免费咨询。她坐在办公桌前，心中早已有了决定，也阅读了相关评价，感觉已经下定决心。同时，她还在其他标签页里打开了城里另外两家医美诊所的页面。

她是否会赴约咨询，以及最终是否会成为您的患者，最关键的因素在于她预约后多久能收到您医疗美容中心的回复，而不是系统发送日历邀请邮件的速度。系统发送邀请邮件只是基本要求，真正重要的是有人主动联系她确认预约的速度。

标准的医美流程是这样的：患者预约，Mindbody 发送自动确认邮件。预约信息随后就一直保留到下午 4 点，销售协调员查看每日预约列表并开始打电话。到那时，她可能已经联系了竞争对手，放弃了预约，或者干脆忘记了自己已经预约过。

以下是一个示例。假设Aurora Skin Lab Medspa是一家拥有4名注射师和1600名患者的单一地点诊所，他们追踪了咨询到诊率，发现约为62%。他们的预约到诊率（从咨询到实际付费治疗）约为48%。最大的成本损失在于“已预约”和“到诊”之间的差距。一旦患者走进诊所，转化率就很高。

这篇文章旨在将这一差距缩小到一小时。

预约咨询后会发生什么？

将 Mindbody 与 Keap 连接后，CRMConnect 可以自动识别咨询预约。一旦在 Mindbody 中创建新的咨询预约，患者的记录就会立即出现在 Keap 中，并标记为咨询。您只需在设置时一次性决定哪些预约类型属于咨询，之后便会自动完成。

这面旗帜就像发令枪。所有后续流程都由此启动：患者姓名、咨询日期、预约医生、服务项目以及线索来源等信息全部记录在案，随时准备指导您的后续跟进。无需等待他人调取名单。

建立当小时跟进机制

在 Keap 中，您可以设置一个后续序列，该序列会在每次预约咨询时自动运行。

五分钟内，一封自动发送的确认邮件会以指定医生的名义发出，主题为“期待周三”。邮件内容只有两段简短的文字，没有日历附件，因为Mindbody已经发送过了。这封邮件会在患者打开预约确认页面时送达，悄悄地解答了她“等等，我应该见谁？”的疑问。

30分钟内，销售协调员会收到一项任务：患者姓名、咨询类型、医生以及一行简短的脚本（“确认您周三与哈桑医生的咨询。请问您还有什么问题吗？”）。协调员会打电话或发短信联系患者。这是整个销售流程中最具价值的人性化环节。

咨询前24小时，系统会自动发送提醒邮件，其中包含停车信息、需要携带的物品以及咨询流程等实用细节。邮件来自同一家机构，因此感觉像是之前的服务延续，而不是新的开始。

提前两小时发送一条简短的短信提醒：“下午3点见。” 这就是提高到场率的关键。

如果病人没有出现，系统会发出“我们想念您了”的温馨提示信息，并附上一个方便的重新预约链接。

就诊后更智能的后续跟进

意识到咨询的重要性，就能吸引患者进店。了解他们之后购买了什么，会让你的后续跟进更加有效。

CRMConnect 还会根据患者的购买情况在 Keap 系统中标记他们。咨询结束后，如果患者购买了治疗项目，该购买记录会在几秒钟内显示在他们的 Keap 账户中。因此，一位咨询了注射类产品并购买了 30 单位肉毒杆菌注射的患者，现在会被标记为已完成咨询和肉毒杆菌注射购买者。这会影响后续的所有流程：

• 由于肉毒杆菌注射的效果通常持续 3 到 4 个月，因此在注射后 90 天左右会自动发出重新预约提醒。
• 对辅助治疗（填充剂、护肤品）的温和引导由此开始。
• “您决定了吗？”的询问流程就此结束，因为她已经做出了决定。购买后不会再发送重复邮件。

这一切都能在第一天就正常运行，因为 CRMConnect 在设置过程中会在 Keap 中配置客户详细信息。无需数周的准备时间即可开展后续工作。

这对您的利润意味着什么

以一家规模相近的医美中心为例，在实施当日跟进服务后60天内，咨询预约的到场率通常会从60%到65%的基线水平提升至78%到85%。其中，最关键的因素是协调员的30分钟电话跟进。如果预约后一小时内能接到协调员的电话，到场率通常会稳定在80%以上。

预约到实际治疗的转化率（从咨询到首次付费治疗）往往会从 45% 到 50% 上升到 55% 到 65%，这主要是因为患者在来诊所之前就已经对诊所抱有信任。在她停车之前，她就已经通过医生的姓名和协调员的亲自沟通了解了情况。

假设有1600名患者，每月新增咨询量约为40至60例，那么预约治疗率提高12个百分点，每月大约可以增加6例首次治疗。假设首次治疗的平均费用为850美元（示例），那么仅一次后续治疗，每月就能带来约5100美元的收入，或每年约6.1万美元的收入。

这些数据仅供参考。注射剂的定价和咨询治疗费用基线因诊所而异。

想看看 CRMConnect Mindbody 与 Keap 的实际应用吗？ 查看 API 应用页面.