Mindbody 和 Klaviyo：通过尽早发现学员流失来挽救游泳学校的续报率

为什么季节性项目在续报时会流失家庭？

游泳学校、儿童武术班、音乐学院，任何按季度开课的项目都遵循同样的模式：八到十二周的课程，期末设有严格的续报截止日期，而家长往往要兼顾四项其他活动和一份兼职工作。如果在截止日期前两周错失了家长的报名机会，名额就会被候补名单上的家庭占用，他们的孩子也就无法参加下一期课程了。

以下是一个示例。假设潮汐池游泳学院（Tidepool Swim Academy）是一家拥有620名学员的游泳学校，在一个室内游泳池开展季节性课程。续报流程本身没有问题，问题出在上游环节。那些流失学员的家庭（例如连续两次取消课程、度假或生病一周）并没有被标记出来。在报名开放前一周，所有学员都会收到同样的通用续报邮件。最有可能流失的学员根本没有得到任何针对性的挽留机会。

手动操作的成本是多少？

Mindbody掌握着所有关键信息。每节课都有考勤表，每次取消都有时间戳，每次报名都有开始和结束时间。问题在于，这些信息都无法及时传输到你的营销工具中，让你采取相应的行动。

前台周五会调取一份“缺课三节或以上”的报告，周一交给市场协调员，协调员周三之前会整理出一份临时名单。但那时取消课程的窗口期已经关闭了。那些需要补救的家庭要么什么也没得到，要么为时已晚。

因此，手动流程的成本不仅仅是构建名单所花费的时间，还包括每学期因预警信号未能传达给能够采取行动的人而悄然流失的续订学员。

CRMConnect 如何弥合差距

CRMConnect Mindbody 与 Klaviyo 的连接让您的营销团队能够及时了解课程的实际动态。API 应用的三项功能即可实现这一目标：

• 课程同步和考勤跟踪功能让 Klaviyo 能够及时了解即将到来的预订、考勤和取消情况。
• 实时客户资料同步功能可确保家长联系记录保持一致，并附上每个孩子的入学状态。
• 访问跟踪功能每天都会核对最近的访问记录，因此不会错误地对孩子实际参加的课程触发缺课流程。

家长邮箱是Klaviyo平台的核心信息。没有自己邮箱的孩子（这个年龄段的孩子几乎都是如此）会绑定到家长的账户，这样每条信息都能送达实际预订课程的家长。

在摇晃演变成彻底崩溃之前将其扼杀在萌芽状态

首先，你需要的是一个短促且指向摇晃处（而非悬崖）的流动。具体做法如下：

当课程取消时，系统会启动自动补课功能，但仅限于24小时内的课程。为了避免给正在照顾生病孩子的家长造成不便，系统会等待4小时后再发送邮件确认。之后，系统会发送一封“我们已为您保留下周的课程名额”的邮件，再次确认孩子下周的课程安排，并自动填写好日期和时间。

然后，系统会检查该家庭在过去 30 天内取消课程的次数。一次取消属于正常情况，流程到此结束。两次或两次以上取消则被视为信号，流程会在两天后发送第二封邮件：一封来自孩子教练的通知，提供补课机会。这是群发邮件永远无法实现的精准挽留。

分支机制正是其优势所在。一次取消操作无关紧要，但一个月内第三次取消操作则意义重大，你的保存尝试也应反映这一点。

重新注册窗口流程

第二流程每期运行一次，仅针对处于临界状态的家庭。

这项调查在重新注册开始前14天启动，只针对已注册的学生。然后，调查根据孩子在本学期的出勤情况将家庭分组：

• 出席率达到 80% 或以上：发送一封标准的“确保您的席位”电子邮件。
• 50% 到 80% 的学生：收到一封“我们注意到一些学生缺课”的电子邮件，其中包含教练的说明和一份简短的签到调查问卷。
• 低于50%：完全没有电子邮件。这些家庭会被转接到主教练处进行电话沟通，并在前台控制面板上被标记。

一周后，系统停止向已重新注册的用户发送消息，并在截止日期前 48 小时向所有仍在犹豫不决的用户发送最终提醒。

“跳过邮件，直接联系教练”这一环节是大多数自动化流程都会跳过的。出勤率最低的家庭不需要再收到邮件，他们需要的是人工服务。工具本身并不做决定，它只是确保合适的家庭能够获得帮助。

这对你的学校意味着什么

以下是示例合成图，并非真实客户：

• 流程实施前的重新注册率：大约 65% 至 70%。
• 根据出勤率流程，重新注册率提升至 75% 至 82%，主要来自出勤率在 50% 至 80% 之间的群体，他们以前只收到一般性的推广信息。
• 每次会议期间用于建立名单的前台时间：大约 6 到 8 小时，完全收回。
• “我的孩子上周缺课了，有人跟进吗？”家长的投诉大幅下降，因为有人跟进了。

实际提升幅度取决于你的基准线、定价策略以及主教练是否真的会打电话。CRMConnect 的作用在于，在合适的时间为你提供合适的客户名单。

这对您的最终收益至关重要

季节性项目的成败取决于续报截止日期。每期续报率哪怕只提高几个百分点，也能让学员人数显著增加，候补名单也会排起长龙，而不是空空如也。而这关键就在于及早抓住那些犹豫不决的家庭，真正用心挽救，而不是敷衍了事。

想看看 CRMConnect Mindbody 与 Klaviyo 的实际应用吗？ 查看 API 应用页面.