Mindbody 和 Zoho CRM：当天即可发现自动付款失败的情况

为什么月末合同报告会给您的会员带来损失？

合约会员看似收入稳定，直到自动扣款失败为止。但失败后的窗口期很短。信用卡被拒的会员通常会在24到72小时内开始悄悄地考虑去附近的健身房。大多数健身房会在每月1号生成合约状态报告，这意味着3号失败的付款会被搁置27天。等到有人注意到的时候，会员可能早就流失了。

举个例子。假设Mirror Lake Pilates是一家单店工作室，拥有360名签约会员。前台和销售团队的所有业务都通过Zoho CRM系统处理，但合同详情除外，这些信息存储在Mindbody系统中。每月月底的对账工作要花费半天时间。自动付款失败的情况大约在第28天左右才会被发现，大约有三分之一的失败案例能够成功解决，其余的则导致会员流失。没有人做错什么，只是信息到达得太晚，无法及时采取行动。

人工操作的实际成本是多少？

当合同和付款信息存储在一个系统中，而会员关系信息存储在另一个系统中时，就需要有人手动进行系统间的衔接。这通常意味着经理需要提取报告、交叉核对PDF文件，并在月底更新电子表格。

真正的成本并非半天的行政工作，而是在无人问津的27天里发生的一切。会员卡过期了，却从未收到任何通知；偶尔出现余额不足问题的会员，也从未得到任何友好的提醒。到了月底，彼此的关系已经冷却，催款对话也变得尴尬，不再是例行公事。

合同导入 Zoho CRM 后的运作方式

将 Mindbody CRM 连接到 Zoho CRM，即可将实时合同和自动付款信息直接保留在您团队已使用的 CRM 系统中。合同详情、自动付款状态、下次扣款日期、金额和续订日期等信息都会自动更新。无需重复录入，也无需等待报告。

前台和经理看到的：

• 每个会员记录都会显示其自动付款状态（正常、正在重试或失败），并在发生变化时立即更新。
• 无需打开 Mindbody 即可查看合同名称、开始和结束日期以及每月金额。
• 一旦付款失败，该成员就会出现在列表中，您的团队可以立即采取行动。

实际操作上的改变很简单。你不再需要等到月底才能发现付款失败的情况，而是几个小时内就能看到。

将支付失败转化为当日追回

在 Zoho CRM 中启用自动付款状态后，您可以围绕它构建一个平稳的自动化恢复流程。一个可行的方案如下所示：

1. 一旦付款被标记为失败，会员会在同一小时内收到一条友好的短信：“我们的系统显示您的付款未成功。您可以在这里更新您的银行卡信息。如果您需要帮助，请回复。”
2. 四小时后，如果卡片仍未更新，会员专员将收到一个包含完整上下文的任务：上次成功付款、欠款金额、重试次数。
3. 第二天，工作室老板发来一封简短的电子邮件，表示可以快速通话。
4. 两天后问题仍未解决，当天将创建一个业主呼叫任务。
5. 如果会员在任何时候更新了他们的卡片，剩余步骤将停止，并发出确认短信。
6. 如果五天后问题仍未解决，则该会员将被标记为有风险，并安排一次面对面的挽留谈话。

当天发送的短信就能挽回大部分欠款。刷卡失败通常是卡片过期或会员不知情的临时资金问题。能否在几小时内而不是几周内发现刷卡失败，是能否留住会员的关键因素。

续约日期成为收入预测指标

通过同样的实时连接，每个合同的到期日都会呈现在您的销售团队面前，这使得续约成为您可以围绕其进行规划而不是被动应对的事情。

• 展望未来 90 天：将未来三个月内到期的每个合同的月价值加起来，以了解续约收入在受到影响之前的情况。
• 续约电话队列：将 45 天内到期的合同进行排序，以便您最有价值的会员优先获得个性化通话。
• 明确人员配置：将自动续约的合同与需要人工处理的合同分开，并据此安排团队的时间。

只有基于最新数据的基础数据，预测才可信。月末报告的续约预测误差通常在 5% 到 15% 之间，原因很简单，就是因为输入数据已经过时。

这些数字可能是什么样子

这些数字是示例性的综合数据，并非真实客户数据，但它们显示了拥有约 360 名签约成员的工作室的变化趋势：

• 月末发现故障时的恢复率：大约 25% 至 35%。
• 通过当天发送短信和第二天发送邮件给车主，恢复率可提升至 60% 至 75%。
• 每个季度因早期发现而节省的收入：在合同基础中占有相当大的比例，具体取决于平均合同规模。
• 业主在合同核对上花费的时间：从每月约 4 小时减少到不到 1 小时，而这 1 小时现在用于真正需要关注的成员。

这套机制并非什么高明的营销手段，而是快速检测加上一套会员可以实际操作的流程。系统负责检测，你只需确保流程真实可靠且易于操作即可。

这对您的最终收益至关重要

• 将自动付款失败视为当日事件，而非月底才发现。响应速度是挽回率的关键。
• 友好、轻松的第一条信息可以赢回那些会员卡过期的会员。
• 合同到期日是制片厂能够获得的最可靠的未来收入预测数据。要利用这些日期进行规划，而不仅仅是用于汇报。

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