Mindbody 和 Zoho CRM：续费单前查看会员状态

你的团队一直错过的续约对话

会员制是医美机构稳定的收入来源，但同时也存在持续的流失风险。一份为期六个月、每月收费 299 美元的美容会员卡，每位会员大约能带来 1800 美元的收入。续费洽谈必须在会员到期前 30 到 60 天进行，才能真正促成交易。如果您的销售团队只能在月底 Mindbody 报告生成时才能看到会员信息，那么在任何人开始洽谈之前，续费洽谈就已经错过了最佳时机。

举个例子来说明。假设Vesper Wellness Medspa是一家拥有两家分店的医疗机构，有七位医护人员、2200名患者，并运营着一个活跃的会员制项目。销售团队使用Zoho CRM系统，而临床团队则使用Mindbody系统。两团队之间的交接一直都是“问前台”。结果就是，续费经常被忽略，过期会员无人跟进，销售团队往往只有在全体员工大会上才得知此事。

沟通不畅的实际代价是什么

会员资格并非单一信息。它包含状态、起止日期、已用疗程数和剩余疗程数，以及是否自动续订等信息。续订沟通需要所有这些信息。“剩余疗程数”尤其重要，它提醒患者在会员资格到期前使用已付费的疗程，并且每次预约或使用疗程后，剩余疗程数都会更新。

当所有数据都存储在 Mindbody 系统中，而您的销售团队却使用 Zoho CRM 系统时，这种信息鸿沟要么需要人工弥合，要么根本无法弥合。代价并非销售代表花几分钟时间询问前台，而是那些从未收到 60 天续费提醒的客户、那些拥有四次未使用疗程却悄悄过期的患者，以及那些因为无人知晓而无人跟进的过期会员。

会员数据流入 Zoho CRM 后的工作原理

将 Mindbody CRM 连接到 Zoho CRM，即可在您销售团队已使用的 CRM 系统中保持完整的会员信息实时更新。会员状态、起止日期、已用和剩余疗程以及续费信息都会自动更新。例如，一位患者同时拥有三个会员资格（这在医疗美容机构中很常见），系统会显示所有三个会员资格的信息。

您的销售团队在每份患者记录中都能看到以下内容：

• 会员资格的状态（有效、过期、暂停或取消）会随着状态的变化而更新。
• 还剩下多少次会议，这样他们就知道该催促谁了。
• 确切的到期日期，以便续约推广活动能够根据实际情况进行，而不是靠猜测。

前台不再收到“帕蒂的会员资格过期了吗？”这样的询问信息。答案已记录在案。

建立真正能够实现的更新节奏

一旦 Zoho CRM 中启用了到期日期和会话计数功能，您就可以围绕它们制定一个稳定、可重复的续订流程。以下是一个可行的示例：

1. 60 天后，指定的代表会收到一项任务：“续费洽谈”，其中包含会员姓名、到期日期和剩余会期等信息。
2. 提前45天，流程会根据使用情况而有所不同。如果患者剩余疗程很多，他们会收到一封友好的邮件，提醒他们“快来用完剩余疗程吧”，邮件中包含预约链接。如果他们已经在使用会员资格，则无需提醒：他们很可能无论如何都会续订。
3. 30天后，销售代表的日程表上会显示当天需要完成的电话任务。如果一天内没有完成，任务将上报给经理。
4. 两周后，患者将收到续保条款和简单的一键续保选项。
5. 提前三天，会发出简短的短信提醒。
6. 到期日当天，设置为自动续期的会员资格将进入下一个任期并退出序列。
7. 第二天，所有实际过期的会员资格都将进入失效会员后续跟进流程。

30 天回访电话是促成转化的关键因素。它已列入日程安排，并附有相关背景信息，如果错过，后续流程将自动升级。因此，它最终一定会被安排。

在落后成员流失之前将其追回

对于到期的会员资格，一个简短的恢复流程可以确保会员资格继续有效：

1. 到期后的第二天，销售代表发来一封私人邮件，告知“您的名额仍然有效”。
2. 一周后，收到一条短信，询问是否可以将最后几节课再延长30天。如果这次中断是由于信用卡失效而非真正决定退会造成的，那就把它当作一次快速的信用卡更新，而不是客户流失问题。
3. 到期两周后，经理会进行审核，代表会带来失效名单，并对最有价值的患者做出决定。
4. 一个月后，所有仍不活跃的客户都将进入长期客户挽回培育阶段。

每两周一次的经理绩效评估环节非常有效，物超所值。数据已经录入 Zoho CRM，因此沟通能够真正展开，决策也能顺利做出。

这些数字可能是什么样子

这些是示例性合成图，并非真实客户，但它们展示了在约有 2200 名患者的诊所中发生的变化情况：

• 人工月末流程的续约率：大约 55% 至 65%。
• 根据实时数据，以 60 天、30 天和 3 天为周期的续订率：提升至 70% 至 80% 的水平。
• 流失会员在 30 天内恢复：提升了 8 到 14 个百分点，这主要是因为第二天发送的电子邮件在会员仍然对会员资格记忆犹新的时候就送到了。
• 向前台询问“这位患者的会员资格是否已过期？”的人数急剧下降，因为答案会被记录在案。

提升效果的关键在于将续约谈判变成一个有具体内容的计划活动，而不是对月度报告的被动反应。

这对您的实践为何重要

• 提前60天看到的续订通知，相当于一次对话。月底看到的续订通知，则意味着一次挽救尝试，而且难度更大。
• 未使用的疗程是客户流失的明显信号。发现这些疗程可以帮助您在患者觉得浪费了钱之前重新吸引他们。
• 如果是因为信用卡申请失败而导致的疏忽，可以在24小时内解决。但如果是因为真正决定离职而导致的疏忽，则需要进行不同的讨论。区分这两种情况，可以让团队把精力集中在真正重要的事情上。

在您的医疗美容中心试试吧

想知道这项技术如何处理您的患者数据？ 查看 API 应用页面.