تقارير مجلس إدارة الأوقاف الفصلية بشكل أسرع مع DonorPerfect وKeap

يُعدّ إعداد تقارير المنح الدراسية الموقوفة المهمة الأكثر استهلاكًا للوقت والجهد في جمع التبرعات للمنح الدراسية، ولا يتطلب أيٌّ من هذا العمل تقريبًا تفكيرًا عميقًا. يقضي مسؤول التطوير يومين كاملين كل ثلاثة أشهر في استخراج إجمالي التبرعات حسب الصندوق، ومطابقتها يدويًا مع بيانات التفاعل من نظام آخر، وتنسيق جدول لكل منحة دراسية، وإرسال ملفات PDF عبر البريد الإلكتروني إلى رؤساء اللجان. وبعد ثلاثة عشر أسبوعًا، يُعيدون الكرة من جديد.

لا يحتاج مجلس إدارتكم إلى أن يكون العمل شاقًا، بل يحتاج إلى أن تكون الأرقام دقيقة. والسبب في صعوبة الأمر بسيط: نظامٌ ما يعرف ما تبرع به الناس ولأي صندوق، ونظامٌ آخر يعرف ما قرأوه، وما فتحوه، وما حضروه. وتكمن المشكلة الأساسية في دمج هاتين الرؤيتين يدويًا كل ثلاثة أشهر.

ما هي التكلفة الحقيقية للربع اليدوي

يومان من وقت الموظفين المهرة، أربع مرات في السنة، يعنيان ستة عشر يوم عمل تُهدر في النسخ واللصق. هذا وقتٌ لا يُخصصه مسؤول تنمية الموارد للتواصل مع المانحين، أو زيارات رعاية المانحين، أو بناء العلاقات التي تُسهم فعلياً في نمو الصندوق.

كما أنه هشّ. يُعاد بناء كل تقرير يدويًا، ما يعني أن كل تقرير يُمثّل فرصة جديدة لتغيير رقم، أو تصنيف هبة بشكل خاطئ، أو لصق رقم الربع السابق في ورقة هذا الربع. تتضمن المنح الدراسية الموقوفة بنودًا قانونية يجب أن تظهر بشكل صحيح في كل تقرير. إن تقرير إدارة المنح الذي يُسيء تمثيل أحد هذه البنود ليس مشكلة في الميزانية، بل هو مشكلة امتثال، وهذه الأخيرة قد تُنهي مسيرة مهنية.

هناك تكلفة تتعلق بالتوقيت أيضاً. غالباً ما تجتمع لجان الأوقاف قرب نهاية الربع، حيث يكون للأسبوعين الأخيرين أهمية بالغة: هبة من مانح كبير، أو تعهد بوقف خيري، أو زيارة إشرافية من رئيس مجلس الإدارة. ببساطة، لا يعكس التقرير المُعدّ بناءً على بيانات الأسبوع الماضي وضع الصندوق الحالي.

طريقة أفضل لإعداد التقرير

يربط CRMConnect برنامج DonorPerfect ببرنامج Keap بحيث تكون معلومات التمويل ومشاركة المانحين موجودة معًا، في سجل المانح نفسه، ويتم تحديثها بشكل مستقل.

تُنقل كل هبة تلقائيًا مع بيانات صندوقها المخصص، وقيودها، وغرضها. وتُصبح كل منحة دراسية موقوفة لديك فئةً واضحةً وقابلةً للاختيار بدلًا من كونها ملاحظةً نصيةً حرة. ويُعرض سجل التبرعات لكل متبرع ولكل صندوق بجانب بيانات التفاعل التي يتتبعها Keap بالفعل: فتح الرسائل الإلكترونية، والنقرات، وحضور الفعاليات. ولأن بيانات المتبرعين موجودة في مكان واحد، فإن عملية الربط الفصلية التي كنت تقوم بها يدويًا أصبحت جاهزةً تلقائيًا.

كيف يعمل ذلك لفريقك

صندوق منح قمة الصور، وهو صندوق منح دراسية تابع لجامعة، يضم 38 منحة دراسية ممولة و5200 متبرع من الخريجين. إليكم التقرير بعبارات مبسطة.

تُحفظ لكل منحة دراسية صفحة خاصة بها: تعرض بيانات جميع المتبرعين، وتبرعاتهم طوال حياتهم، وتاريخ آخر تبرع، وآخر مشاركة لهم، وآخر فعالية حضروها، كل ذلك في صفحة واحدة. كما تتضمن الصفحة بنود القيود القانونية الخاصة بالمنحة، مما يتيح لرؤساء اللجان الاطلاع على السياق دون الحاجة للبحث عنها.

تُتابع قائمة مراقبة منفصلة كبار المتبرعين لكل صندوق بناءً على مدة انقطاعهم عن التواصل. أي شخص ينقطع عن التواصل لمدة 90 يومًا يُفعّل مهمة لمسؤول التطوير المُعيّن، بحيث يتم رصد أي فتور في العلاقة خلال أسابيع بدلاً من الاجتماع الفصلي التالي.

عندما يحين موعد التقرير، يقوم مساعد التطوير بفتح كل عرض محفوظ، وتصديره، وإرساله. ينخفض وقت التحضير من ست عشرة ساعة إلى ثلاث أو أربع ساعات.

ما يعنيه هذا بالنسبة لجمع التبرعات

نتائج نموذجية من صناديق المنح الدراسية المماثلة بعد اعتماد هذا النهج:

• انخفض وقت إعداد التقارير الفصلية من حوالي ست عشرة ساعة إلى أربع ساعات تقريبًا، أي بانخفاض قدره 75 بالمائة.
• أفاد رؤساء اللجان بارتفاع مستوى الرضا، لأنه ولأول مرة يتضمن كل تقرير عن المنح الدراسية سياق المشاركة، وليس مجرد مبالغ مالية.
• يتم رصد فتور العلاقات مع كبار المانحين في غضون أسابيع بدلاً من فصول السنة، وذلك بفضل قائمة المراقبة التي تفرض التزاماً بالصمت لمدة 90 يوماً.
• تصبح مراجعة الامتثال السنوية أسرع، لأن لغة القيود تُخزن بشكل متسق بدلاً من أن تكون مدفونة في السرد.
• تتحسن القصص التي يكتبها مسؤولو التطوير لكل منحة دراسية، لأن بيانات العطاء وبيانات المشاركة تظهر جنبًا إلى جنب في عرض واحد بدلاً من مجلد للتصدير.

لكن تجدر الإشارة إلى أن هذا لا يُلغي التقييم الفصلي لمساعد التطوير. فما زال من الضروري أن يقرأ شخص ما البيانات ويكتب التقرير. ما يختفي هو بنية جداول البيانات، وليس التقييم. وقد خاب أمل المؤسسات التي توقعت أن يحل هذا النظام محل وظيفة أحد الموظفين، بينما شعرت المؤسسات التي توقعت أن يُتيح لهذا الموظف مزيدًا من التواصل مع المانحين وتقليل استخدام برنامج إكسل بالرضا.

تستحق إدارة المنح والخصوصية اهتمامًا خاصًا. فلدى متلقي المنح الدراسية توقعات خصوصية مختلفة عن تلك الخاصة بالمانحين. وينبغي أن تكون مشاركة قصص المتلقين في التقارير اختيارية دائمًا، مع حقهم في الانسحاب. ولدى العديد من الجامعات سياسات محددة بشأن ما يمكن مشاركته مع المانحين وأعضاء اللجان، وينبغي حجب بيانات المتلقين عن أنظار اللجان افتراضيًا، إلا إذا سمحت تلك السياسات بذلك.

ما الذي يجب الحفاظ عليه إنسانياً؟

قد يميل البعض إلى استخدام التقارير الآلية بالكامل، لكن قاوموا هذا الإغراء. اكتفوا بأتمتة الأرقام، وملخصات التفاعل، وبيانات كل منحة، وقوائم المتابعة. اتركوا التعليق السردي، الذي يشرح سبب تفوق منحة معينة على أخرى ونقص تمويلها، لمسؤول التطوير. يستطيع رئيس مجلس الإدارة التمييز بين البيانات ذات السياق والبيانات المجردة منه في غضون ثلاثين ثانية من فتح التقرير.

اجعل توصية إدارة العلاقات مع المتبرعين عمليةً إنسانيةً أيضًا. فقائمة المراقبة لمدة 90 يومًا ليست سوى مؤشر، وليست قرارًا نهائيًا. وتعتمد الخطوة التالية المناسبة لمتبرع رئيسي صامت على أمور لا يمكن رصدها في التقارير: كفقدان عزيز مؤخرًا، أو تغيير معروف في حياته، أو تفضيل زمني سبق مناقشته. ويتخذ مسؤول تنمية الموارد لديكم هذا القرار، وليس النظام.

هل ترغب في رؤية برنامج CRMConnect DonorPerfect to Keap أثناء العمل؟

عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.