إسناد التبرعات بين الأفراد باستخدام DonorPerfect و Keap

حملة التبرعات بين الأفراد أشبه بفيضان مفاجئ. فمثلاً، قد يجلب سباق 5 كيلومترات في عطلة نهاية الأسبوع ما بين 300 إلى 800 تبرع خلال 48 ساعة، يرتبط كل تبرع بقائد فريق محدد، وقناة تواصل محددة (قصة على إنستغرام، رسالة جماعية، بريد إلكتروني للقائد)، وهدف محدد. وبحلول صباح الاثنين، يفترض أن تتمكن من معرفة مصدر كل تبرع بدقة. أما في الواقع، فستجد نفسك أمام كومة من السجلات غير المكتملة، ومساعد تطوير يقوم بإنشاء جدول بيانات محوري من ملف مُصدّر.

ليست المشكلة في حجم البيانات، بل في أن كل ما يلزم لنسب التبرع، من الحملة والنداء والمسؤول والقناة، يُسجل في نظام واحد، بينما تتم متابعة المتبرع في نظام آخر. وعندما لا يتم الربط بين هذين النظامين، ينهار نظام نسب التبرع بمجرد تسجيله.

ما الذي كلفك إياه سوء تحديد المصدر؟

عندما لا تستطيع معرفة أي قائد قاد أي هدية، فإن ثلاثة أشياء تتأثر سلباً.

لا يُمكن شكر المتبرعين بالشكل اللائق. ينبغي أن يسمع المتبرع الذي تبرع بناءً على طلب جاره، ردًا سريعًا بصوت الجار. فإذا انقطعت الصلة بين المتبرع والقائد، سيبدو كل شكر وكأنه صادر من شخص غريب.

لا يمكنك إدارة لوحة المتصدرين كما يتوقع القادة. سيلاحظ القادة الذين يُحدّثون ترتيبهم كل 30 دقيقة خلال سباق يوم السبت ما إذا كانوا ينظرون إلى أرقام الأمس. القادة الذين يشعرون بالتجاهل خلال فعاليتهم الخاصة هم أقل عرضة للعودة في العام المقبل، ويُعدّ تجنيد وتدريب قادة جدد من أغلى التكاليف المتكررة في جمع التبرعات من الأفراد.

ولا يمكنك استخلاص أي نتائج. فبدون بيانات قنوات دقيقة، فإن أفضل استنتاج يمكنك التوصل إليه بعد الحدث هو "نعتقد أن إنستغرام قد نجح"، مما يعني أن التدريب في العام المقبل سيكون مجرد تخمين.

طريقة أفضل لتتبع كل هدية

يربط CRMConnect بين DonorPerfect و Keap بحيث يتم نقل تفاصيل الحملة والنداء والقناة وقائد الفريق لكل تبرع تلقائيًا وتصل في الوقت المناسب لتكون مفيدة.

يُصبح كل قائد فئةً يُمكن استخدامها في تقاريرك ورسائل الشكر الإلكترونية. تظهر أسماء القادة الجدد المُضافين قبل الفعالية تلقائيًا دون الحاجة إلى إعادة إدخالها. تتدفق التبرعات خلال دقائق معدودة خلال عطلة نهاية الأسبوع، مما يُبقي لوحة المتصدرين مُحدثة باستمرار. عند انتهاء الفعالية، تُعاد إجمالي التبرعات لكل قائد إلى نظام DonorPerfect، ليظهر تقريرك السنوي مُحدثًا دون الحاجة إلى جولة ثانية من المطابقة.

كيف يعمل ذلك لفريقك

تخيل مؤسسة باتريوت بريدج للمحاربين القدامى، وهي مؤسسة وطنية غير ربحية لدعم المحاربين القدامى، تدير برنامجًا افتراضيًا للتواصل بين الأقران يضم أكثر من 5 كيلومترات. إليك شرحًا مبسطًا للنهج المتبع.

قبل الفعالية، تقوم بوضع نظام تسمية واضح بحيث يمكن تتبع كل هدية إلى حملة وقناة وقائد. وخلال الفعالية، تُضاف هذه التفاصيل تلقائيًا إلى كل هدية.

يرى القادة لوحة نتائج مباشرة عبر رابط مشترك، يتم تحديثها كل بضع دقائق طوال عطلة نهاية الأسبوع. كل تبرع يُرسل رسالة شكر شخصية تُذكر فيها اسم القائد: "جون جمع هذا التبرع لفريقنا. إليك سبب أهمية دعمك". تُظهر لك خاصية عرض القنوات ما إذا كانت وسائل التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية الجماعية هي التي ساهمت في جمع أكبر قدر من التبرعات لكل قائد، وهو ما يُصبح أساسًا للتدريب قبل الفعالية في العام المقبل.

عند انتهاء الفعالية، يتم إعادة كتابة الإجماليات النهائية لكل قائد بحيث يأتي التقرير السنوي مباشرة من DonorPerfect دون أي تسوية إضافية.

ما يعنيه هذا بالنسبة لجمع التبرعات

نتائج نموذجية من برامج وطنية مماثلة للدعم المتبادل بين الأقران بعد اعتماد هذا النهج:

• تتحول لوحة ترتيب القادة من إعادة بناء صباح يوم الاثنين إلى عرض مباشر، يتم تحديثه كل بضع دقائق أثناء الحدث.
• تنتقل رؤى القنوات من "نعتقد أن إنستغرام كان فعالاً" إلى "حقق إنستغرام متوسط هدية بقيمة 42 دولارًا، بينما حققت الرسائل النصية الجماعية 68 دولارًا، لذا يجب توجيه التدريب في العام المقبل نحو الرسائل النصية".
• ينخفض وقت شكر كل قائد من "خلال أسبوع" إلى أقل من 15 دقيقة من وقت نشر الهدية.
• عادة ما يرتفع معدل الاحتفاظ بالقادة في العام التالي للحدث بنسبة تتراوح بين 15 إلى 25 بالمائة، لأن القادة يرون التقدير في الوقت الفعلي ويتلقون تقارير شخصية بعد الحدث.
• انخفضت مدة إعداد التقرير السنوي من عملية مطابقة تستغرق عدة أسابيع إلى تصدير في نفس اليوم، لأن عملية الإسناد النهائية تكون موجودة بشكل نظيف في DonorPerfect في اللحظة التي ينتهي فيها الحدث.

لكن انتبهوا: هذا لا يُصلح الأخطاء في نموذج التبرع. فإذا شارك القادة روابط عامة بدلاً من روابطهم الشخصية، سيظل التوثيق غير صحيح. درّبوا القادة أولاً، ثم طبّقوا باقي الإجراءات.

ثمة تحذير ثانٍ: قد تُؤدي لوحة الصدارة المباشرة إلى منافسة غير صحية إذا لم تُصمم بشكل جيد. فقد شهدت بعض المنظمات إرهاق قادة الفرق في سعيهم المحموم للوصول إلى القمة، مما أضرّ بعمليات التوظيف في العام التالي. لذا، يجب أن تُركز لوحة الصدارة على مساهمة الفريق والنمو الشخصي، لا على الترتيب الفردي، وإلا فقد تفوق التكلفة على المدى البعيد المكاسب على المدى القريب.

لا تزال خصوصية المتبرعين سارية. ينبغي لقادة الفرق الاطلاع على إجمالي عدد المتبرعين لفريقهم، وليس على هويات المتبرعين الأفراد إلا إذا اختار هؤلاء المتبرعون إظهار هويتهم. ليس من الضروري أن يعرف قادة الفرق من تبرع بمبلغ 500 دولار مقابل من تبرع بمبلغ 50 دولارًا.

الأسبوع الذي يلي الحدث

لا يمثل ازدحام عطلة نهاية الأسبوع للفعالية سوى نصف القيمة. أما الأسبوع الذي يليها فهو الذي يحدد مدى ولاء العملاء أو فقدانهم.

ينبغي أن يتلقى المتبرعون الذين قدموا تبرعات لفريق قائد معين رسالة من ذلك القائد، أو رسالة تحمل اسمه، في غضون خمسة أيام. أما الأشخاص الذين حضروا الفعالية ولم يتبرعوا، فينبغي متابعتهم بشكل تدريجي بشأن العام المقبل. كما ينبغي أن يخضع المتبرعون الجدد للفعالية لبرنامج دعم خاص يهدف إلى تحويلهم إلى داعمين دائمين على مدار العام، وليس مجرد مشاركين في يوم الفعالية.

كل ذلك يصبح ممكناً بفضل حفظ بيانات القائد والقناة وتفاصيل الهدايا مقابل الحضور. فبدون هذه البيانات، تصبح عملية المتابعة بعد الحدث عملية يدوية تُهمل بحلول يوم الأربعاء. أما بوجودها، فتصبح ثلاث تسلسلات محفوظة تُعرض ليلة الأحد وتستمر طوال الأسبوع التالي دون أي تدخل.

هل ترغب في رؤية برنامج CRMConnect DonorPerfect to Keap أثناء العمل؟

عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.