لوحات معلومات جاهزة للعرض على مجلس الإدارة لجمع التبرعات لإذاعة المجتمع باستخدام DonorPerfect وMailchimp

لا ينبغي لمدير محطة إذاعية محلية أن يُعدّ عرضًا تقديميًا لمجلس الإدارة بعد ظهر يوم سبت. مع ذلك، هذا ما يحدث بالضبط كل ثلاثة أشهر. تُخزّن البيانات المالية في نظام، وبيانات التفاعل في نظام آخر، ودمجها يدويًا يستغرق عطلة نهاية أسبوع كاملة. ينتهي الأمر بالعرض التقديمي بنفس التصميم المُعاد تدويره مع تحديثات يدوية للخلايا، يُعرض في الاجتماع، ثم يُنسى حتى الدورة التالية.

لا يحتاج مجلس إدارتكم إلى نظام معقد. بل يحتاج إلى نظام دقيق ومحدث ومتسق. تستنزف التقارير الفصلية وقت الموظفين أكثر بكثير مما ينبغي، لأن عملية التوفيق بين النظامين يدوية، والتوفيق اليدوي غير مضمون النتائج.

تكلفة سباق التدافع في عطلة نهاية الأسبوع

مجموعة أوراق اللعب التي يُعاد بناؤها يدويًا كل ثلاثة أشهر هي مجموعة لا يثق بها أحد تمامًا. كل رقم يُنسخ من مكان إلى آخر، مما يعني أن كل رقم يُمثل فرصة لتبديل خانة أو لصق رقم قديم. عندما يكتشف أحد أعضاء مجلس الإدارة خطأً واحدًا، تتزعزع الثقة في المجموعة بأكملها.

يُعدّ التوقيت التكلفة الثانية. فالتقرير المُعدّ بناءً على بيانات الأسبوع الماضي مناسب للمراجعة الشهرية الروتينية، ولكنه غير مُجدٍ خلال حملة تبرعات مدتها 72 ساعة. خلال الحملة، يحتاج مديرك العام إلى معرفة عدد المتبرعين الجدد الذين انضموا هذا الصباح، وليس عدد الذين انضموا بالأمس.

هناك تكلفة تتعلق بالاتساق أيضًا. يعتمد عدد الداعمين على تصنيف ثابت وموثوق. فإذا أظهرت لوحة معلومات مجلس الإدارة 3412 داعمًا يوم الاثنين و3408 يوم الثلاثاء بسبب تعديل أحدهم لفئة ما يدويًا، سيتوقف المجلس عن تصديق هذا الرقم. تبقى الأعداد التي تُحدَّث تلقائيًا ثابتة، بينما لا تبقى الأعداد التي تُحدَّث يدويًا كذلك.

طريقة أفضل لتقديم التقارير إلى مجلس إدارتك

يربط MailConnect بين DonorPerfect وMailchimp بحيث تكون أرقامك المالية وأرقام تفاعلك موجودة في مكان واحد، ويتم تحديثها كل 15 دقيقة تقريبًا.

تُحفظ البيانات الإجمالية التي يطلبها مجلس الإدارة، مثل إجمالي الإيرادات، وعدد الداعمين الدائمين، ومتوسط قيمة التبرع، وعدد المتبرعين حسب المجموعة، في سجل بيانات الاتصال وتُجمع تلقائيًا. تبقى تقسيمات الجمهور، مثل الداعمين الدائمين الجدد، والداعمين الدائمين الحاليين، والمُرَقّين، والمُخفّضين، والمتوقفين عن التبرع، دقيقة دون الحاجة إلى إعادة فرزها. يتم عرض حالة الداعم الدائم وتخصيص التبرع، مما يسمح للوحة التحكم بتقسيم النتائج حسب المجموعة. يتم الحفاظ على جودة القائمة تلقائيًا، مما يضمن دقة أرقام التفاعل.

كيف يعمل ذلك لفريقك

تخيلوا إذاعة KCST المجتمعية، وهي محطة إذاعية مجتمعية نموذجية تضم 8700 مشترك و3400 عضو داعم. إليكم لوحة البيانات بعبارات بسيطة.

يعرض قسم صحة المتبرعين إجمالي عدد المتبرعين، وصافي التغيير هذا الشهر، ومتوسط المبلغ الشهري، ومتوسط مدة التبرع، ويتم تحديثه كل 15 دقيقة. خلال حملة تبرعات مدتها 72 ساعة، يعرض قسم منفصل كل ساعة التبرعات في الساعة الأخيرة، والمتبرعين الجدد، ومتوسط المبلغ الشهري، ونسبة تحقيق الهدف، مصنفة حسب طريقة الوصول إلى المتبرعين.

تقارن نظرة السنة على نفس الربع أو نفس نوع محرك الأقراص عبر السنوات، ولأن الحقول الأساسية مستقرة، فإن هذه المقارنة هي عرض محفوظ بدلاً من إعادة بناء يدوية.

في أعلى لوحة المعلومات، تظهر الأرقام الخمسة التي يسأل عنها مجلس الإدارة عادةً: إجمالي الإيرادات منذ بداية العام، والتغير الصافي في عدد المتبرعين الدائمين، ومتوسط قيمة التبرع، والتغير الصافي في عدد المتبرعين، وتكلفة كل متبرع جديد. أما باقي البيانات فتظهر أسفلها. يحصل أعضاء مجلس الإدارة على رابط للقراءة فقط، بحيث يبدأ الاجتماع الفصلي بلوحة معلومات تفاعلية على الشاشة بدلاً من شريحة ثابتة.

ما يعنيه هذا بالنسبة لجمع التبرعات

نتائج نموذجية من محطات مجتمعية مماثلة بعد اعتماد هذا النهج:

• انخفضت مدة التحضير للوحة والسطح ربع السنوية من حوالي 12 إلى 15 ساعة إلى أقل من ساعتين.
• يتم اتخاذ قرارات حملات جمع التبرعات بناءً على بيانات كل ساعة بدلاً من بيانات اليوم التالي، وهو ما يمثل الفرق خلال حدث مدته 72 ساعة بين تعديل عروضك الإذاعية في منتصف الحملة وتعلم الدرس في العام المقبل.
• يصبح تفاعل مجلس الإدارة مع لوحة المعلومات مؤشراً مبكراً مفيداً على تفاعل مجلس الإدارة مع المنظمة بشكل عام.
• تتوقف المقارنات السنوية عن كونها نوعية وتصبح كمية، مما يغير الحوار الاستراتيجي.
• يحصل متعهدو الاكتتاب الذين يطلبون أحيانًا سياقًا لجمع التبرعات على عرض واضح وقابل للمشاركة بدلاً من سلسلة رسائل بريد إلكتروني تشغل المدير العام لساعات.

تنبيه هام: لا تُصلح لوحة المعلومات مشاكل جودة البيانات. فإذا كانت فئاتك الأساسية غير متسقة، ستُظهر لوحة المعلومات هذا التناقض بدلاً من تقديم رؤى قيّمة. لذا، نظّف الفئات أولاً، ثم أنشئ لوحة المعلومات.

تُطبّق خصوصية المتبرعين حتى على العروض الداخلية لمجلس الإدارة. تُعدّ الإحصاءات الإجمالية وإجمالي الإيرادات مناسبة لإشراف المجلس، بينما لا تُعدّ هويات المتبرعين الفردية ومبالغ تبرعاتهم مناسبة عمومًا، إلا إذا وافق المتبرع صراحةً على إظهار هويته. إنّ لوحة معلومات تعرض "أفضل 10 متبرعين دائمين من حيث إجمالي تبرعاتهم" مع ذكر أسمائهم، تتجاوز حدودًا لا يتوقعها معظم المتبرعين. لذا، صمّم لوحة المعلومات بحيث يتطلب تحديد هوية المتبرعين عملية بحث دقيقة مع ضوابط وصول مناسبة، وليس العرض الافتراضي.

ما يجب إبعاده عن عرض اللوحة

غالباً ما تفشل لوحات المعلومات بسبب كثرة البيانات أكثر من قلة المعلومات. فلوحة عرض تحتوي على 20 مخططاً بيانياً تفقد التركيز، بينما نفس اللوحة مع خمسة مخططات بيانية ومؤشر صحي سريع تجذب الانتباه.

تجنبوا المقاييس السطحية. فعدد مرات فتح الرسائل الإلكترونية، والتفاعلات على مواقع التواصل الاجتماعي، وعدد مرات تحميل البودكاست: لا تُثير هذه المقاييس إعجاب أحد، بل تُشتت انتباه مجلس الإدارة عن الأرقام التي يُمكنه اتخاذ قرارات بناءً عليها. أما الأرقام التي تستحق اهتمام مجلس الإدارة فهي: ساعات البث المباشر لجمع التبرعات، وقيمة خطة دعم الرعاة، وتكلفة كل داعم مُستدام.

احتفظ برؤية منفصلة ومتعمقة للمدير العام ومدير التطوير، وحافظ على دقة نطاق رؤية مجلس الإدارة. إذا لم يُغيّر مقياسٌ ما قرارًا على مستوى مجلس الإدارة، فلا مكان له في عرض المجلس. يصبح هذا الانضباط أكثر صعوبة عندما يكون إضافة "مخطط واحد إضافي" بنقرة واحدة، لذا يجب أن يصدر من المدير العام، وليس من الأداة.

هل ترغب في رؤية MailConnect DonorPerfect to Mailchimp أثناء العمل؟

عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.