Mindbody و Calendly: حجوزات الإحالة عبر المسارات بدون تنظيف مكتب الاستقبال

يستخدم منتجع صحي نهاري منصة Calendly لتسجيل حجوزات العملاء المحالين. يقدم المنتجع 14 خدمة مختلفة عبر ثلاثة مزودين، ولكل خدمة مدتها وسعرها وغرفتها ومزودها الخاص. من غير المعقول أن تطلب من مصدر الإحالة، والذي غالبًا ما يكون شركة محلية أخرى، اختيار المزود والغرفة والمدة المناسبة نيابةً عنك.

لذا، يستخدم المنتجع الصحي اليوم رابطًا عامًا واحدًا على منصة Calendly يُسمى "حجز عن طريق الإحالة"، ويقوم موظفو الاستقبال بإعادة توجيه كل طلب يدويًا. وهذا يُفقد الحجز عبر الإنترنت جدواه تمامًا.

لشركائك في الإحالة مصلحة في هذا الأمر أيضًا. فعيادة الطبيب المحلية التي تحيل المرضى إلى منتجعك الصحي ترغب في أن تكون عملية الإحالة سلسة: ينقر المريض، ويحجز موعدًا، ويحضر. وعندما يُعاد حجز موعد المريض في وقت آخر بسبب قيام موظفي الاستقبال بتعديل الموعد، فإن عيادة الطبيب تعلم بذلك. وإذا تكررت عمليات الإحالة غير السلسة، فسيتوقفون ببساطة عن الإحالة.

تكلفة التنظيف اليدوي

إن إعادة توجيه كل حجز مُحال يدويًا ليس بطيئًا فحسب، بل هو عملية محفوفة بالمخاطر. إذ يتعين على موظف الاستقبال تفسير الحجز العام، وتحديد الخدمة ومقدم الخدمة المناسبين، وإيجاد موعد متاح، ثم إعادة إدخال البيانات، كل ذلك بينما يكون التأكيد الأصلي الذي تلقاه المريض خاطئًا. كل خطوة تُشكل فرصة لارتكاب خطأ سيلاحظه المريض.

هناك أيضًا مشكلة في التوافر مخفية. يجب أن يُظهر رابط الحجز العام أوقاتًا مناسبة لأي من خدماتك الـ 14. هذا التوافر المُبسط غير مناسب لمعظمها. لا يمكنك حجز جلسة تنظيف بشرة لمدة 30 دقيقة في خانة متاحة فقط لمقدمي خدمات التدليك لمدة 90 دقيقة. لذا، فإن الإعدادات العامة إما تُؤدي إلى حجز مُقدمي خدمات مُحددين بشكل مُفرط أو تُخفي السعة المُتاحة لديك فعليًا. في كلتا الحالتين، تخسر حجوزات، ويتحمل موظفو الاستقبال تكلفة ذلك في عمليات التنظيف.

كيف يعمل بدلاً من ذلك

يقرأ CalendarConnect الخدمة التي اختارها العميل المُحال في نموذج Calendly، ويُوجّه الموعد الناتج تلقائيًا إلى الخدمة والمزود والموقع والمدة المناسبة في Mindbody. كما يختار مزودًا متاحًا من بين المزودين المؤهلين لتلك الخدمة. وإذا كنت تُدير مسارات حجز مختلفة، كالحجوزات عن طريق الإحالات أو الحجوزات المباشرة أو الاستشارات المُجمّعة، فيمكن لكل مسار أن يُوجّه إلى منطق خاص به.

يعمل نظام التوافر بشكل صحيح أيضاً. فعندما يختار العميل خدمةً ما، يعرض النموذج الأوقات المتاحة فعلياً للحجز لتلك الخدمة، مع مزود مؤهل، وفي ذلك الموقع، وليس عرضاً منقوصاً. وبذلك، يمكنك عرض طاقتك الاستيعابية كاملةً دون حجز أي شخص أكثر من طاقته.

يتم احترام الغرف والمعدات. يحتاج العلاج بالليزر إلى غرفة مخصصة له، وكذلك التدليك. يعرف نظام Mindbody الخاص بك مسبقًا أي خدمة تحتاج إلى أي غرفة، ويحترم CalendarConnect ذلك، لذا لن يضطر موظف الاستقبال أبدًا إلى تغيير الغرفة بسبب محاولة النظام وضع جلسة علاج بالليزر في ركن العناية بالأظافر.

ما قمت بإعداده

ببساطة، إليك الترتيب الكامل. لديك رابط حجز واحد على Calendly مع قائمة منسدلة بسيطة لاختيار الخدمات، تضم 14 خدمة، بالإضافة إلى مُحدد موقع إذا كان لديك أكثر من موقع. في الخلفية، يتم ربط كل خيار في هذه القائمة المنسدلة بخدمة Mindbody الخاصة به، ومجموعة مقدمي الخدمات، والغرفة، والمدة.

بعد ذلك، يصبح العمل غير مرئي. يشارك الشريك المُحيل رابطًا واحدًا. يختار المريض الخدمة التي يحتاجها، ويرى مدى توفرها، ثم يحجز. يُسجّل الموعد في نظام Mindbody كحجز صحيح وكامل، دون أي تحويل من مكتب الاستقبال. يمكن لفريقك الاحتفاظ بقائمة مرجعية مختصرة توضح أي خيار من القائمة المنسدلة يُقابل أي خدمة، ولكن نادرًا ما سيحتاجون إليها.

كما يمكنك تحديد الإجراء المتخذ في الحالات النادرة التي لا يتوفر فيها مقدم خدمة للخدمة المختارة في الوقت المطلوب. يمكن للنموذج اقتراح أقرب موعد متاح، أو تقديم مقدم خدمة بديل، أو اللجوء إلى نموذج استقبال عام. اختر الإجراء الذي يناسب منتجعك الصحي.

بعض المواقف التي يجدر معرفتها

إذا اختار أحد المراجعين خدمة لم تعد تقدمها، مثل باقة قديمة، فيمكن ربط الخيار القديم بالخدمة البديلة بحيث تستمر روابط الإحالة السابقة في العمل بينما تقوم بإيقاف الخيار القديم وفقًا لجدولك الزمني الخاص.

كما يمكنك اختيار طريقة اختيار مقدمي الخدمات من بين المؤهلين: بالتناوب بين أعضاء الفريق، أو بتوزيع المهام حسب الأكثر انشغالاً، أو بإعطاء الأولوية لمقدمي الخدمات ذوي الخبرة في استشارات العملاء الجدد. اختر ما يناسب أسلوب إدارة المنتجع الصحي الخاص بك.

ويمكن أن تكون الخدمة المجمعة، على سبيل المثال، خدمة العناية بالأظافر المقترنة بالعناية بالقدمين، خيار حجز واحد يوفر موعدين متتاليين مع استمرارية مقدم الخدمة المناسبة والمدة الإجمالية المناسبة.

ماذا يعني هذا بالنسبة لمنتجعك الصحي؟

لنفترض مثالاً افتراضياً: منتجع صحي نهاري في موقع واحد، يضم ثلاثة مزودين ويقدم 14 خدمة، ويستقبل حوالي 25 حجزاً عن طريق الإحالة أسبوعياً. بعد تطبيق هذا النظام، انخفض وقت إعادة توجيه الحجوزات من قبل موظفي الاستقبال من حوالي ثلاث ساعات أسبوعياً إلى الصفر. كما تحسنت نسبة تحويل الإحالات قليلاً، لأن العملاء المحالين يحجزون الخدمة المناسبة من المرة الأولى بدلاً من إعادة حجزها بعد يوم.

يكمن التأثير الأكبر في برنامج الإحالة نفسه. يشعر شركاء الإحالة برضا أكبر لأن مرضاهم يحصلون على تجربة سلسة، مما يدفع الشركاء الحاليين إلى الإحالة بشكل متكرر. ولأن المريض المُحال الآن يصل إلى العيادة، ويحجز موعدًا، ويحضر، ويلتزم بالعلاج، يصبح التسويق عبر الإحالة مجديًا اقتصاديًا، ما يعني أنه قناة تستحق الاستثمار فيها.

هل ترغب في رؤية تطبيق CalendarConnect Mindbody to Calendly أثناء العمل؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.