Mindbody و Calendly: إرسال كل استشارة إلى موقع المنتجع الصحي المناسب تلقائيًا

تدير مجموعة منتجعات صحية تضم أربعة فروع مسارًا واحدًا للاستشارات عبر منصة Calendly. يختار العميل المحتمل الخدمة والموقع والوقت. حاليًا، يُسجّل هذا الحجز كموعد عام، ويتعين على المدير الإقليمي إعادة توجيهه يدويًا إلى الفرع الصحيح. أحيانًا يخطئ المدير، فيحضر العميل إلى المنتجع الخطأ لموعد مُدرج في جدول مواعيد فرع آخر.

يُعدّ الحجز الخاطئ أسوأ أنواع إخفاقات موظفي الاستقبال. الجميع يتعامل مع الأمر بلطف. ولا أحد يحجز زيارة ثانية.

تتأثر علامتك التجارية سلبًا أيضًا. لكل منتجع صحي في المجموعة طابعه الخاص، ومقدمو خدماته، وتخصصاته. العميل الذي يُوجَّه إلى الموقع الخطأ يجد نفسه أمام تجربة مختلفة عما توقعه، وغالبًا مع مقدم خدمة لم يطلبه. حتى لو تم حجز الموعد، يبقى الشعور غير مريح. سرعان ما تبدأ التقييمات بالإشارة إلى "ظننت أنني ذاهبة إلى مكان معين، لكنني انتهيت في مكان آخر"، وتبدأ سمعة الجودة التي سعيت جاهدًا لبنائها بالتلاشي.

ما هي تكلفة التوجيه الخاطئ؟

كل حجز خاطئ يكلفك مرتين. أولاً، تخسر العميل، لأن قلة قليلة من الناس تغفر الوصول إلى المكان الخطأ وتعيد الحجز. ثم تخسر وقت المديرة الإقليمية، لأنها تقضي ساعات كل أسبوع في مراجعة الحجوزات وتصحيحها بدلاً من العمل على الأمور التي تنمي العمل.

محاولة إصلاح هذه المشكلة بقواعد توجيه مُعدّلة لا تُؤدي إلا إلى استبدال مشكلة بأخرى. يفشل التخمين القائم على العنوان للعملاء الذين لا يملكون عنوانًا صحيحًا. ويؤدي الرجوع إلى الموقع الافتراضي إلى توجيه الجميع إلى موقع واحد دون علمهم. ويتعطل التوجيه القائم على مزود الخدمة بمجرد انتقاله بين المواقع. كل إصلاح يُولّد حالةً استثنائيةً جديدة، وتستمر قائمة المشاكل المحتملة في الازدياد.

كيف يعمل التوجيه الصحيح

يقرأ تطبيق CalendarConnect الموقع الذي اختاره العميل في نموذج Calendly، وينشئ الموعد في موقع Mindbody الصحيح، مع الخدمة المناسبة، والمُقدّم المناسب، والغرفة المناسبة. ويختار مُقدّمًا متاحًا من قائمة المُقدّمين المؤهلين في ذلك الموقع، ويلجأ إلى مُقدّم بديل وفقًا لقواعدك إذا لم يكن الخيار الأول متاحًا.

الإعداد عبارة عن مجموعة بسيطة من القواعد التي تحددها مرة واحدة: كل خيار موقع يُرتبط بموقع محدد، وكل خدمة تُرتبط بالخدمة المناسبة في ذلك الموقع، وأنت من يقرر ما يحدث في الحالات الغامضة. إضافة موقع جديد لاحقًا تعني إضافة سطر واحد إلى تلك الخريطة، دون الحاجة إلى إعادة بناء أي شيء. يتطور هذا النظام مع نمو أعمالك.

كما أنها تدعم مقدمي الخدمات الذين يعملون في أكثر من موقع. فمقدمة الخدمة التي تعمل يومين في الأسبوع في كل موقع من موقعين يمكنها الظهور في قائمة المؤهلين لكلا الموقعين، وتُوجّه الحجوزات إلى الموقع الذي تتواجد فيه في اليوم المُختار. وبذلك، لا تضطر إلى التوفيق بين جدولين.

ما قمت بإعداده

الترتيب برمته بسيط للغاية. تقوم بربط جميع مواقع المنتجعات الصحية الأربعة، وتُفعّل رابط حجز واحد على منصة Calendly مع مُحدِّد للخدمة ومُحدِّد للموقع، وتُطابق كل خيار موقع مع المنتجع الصحي الخاص به، وكل خدمة مع الخدمة المناسبة في ذلك المنتجع. ثم تُجري عملية حجز تجريبية واحدة لكل موقع للتأكد من وصول كل حجز بشكل صحيح، وتُعمِّم الرابط الموحد على جميع حملات التسويق الخاصة بالمواقع الأربعة.

من الآن فصاعدًا، سيحتفظ فريق التسويق برابط حجز واحد بدلًا من أربعة. يمكن لجميع الحملات التسويقية الخاصة بكل موقع استخدام الرابط نفسه، لأن أداة اختيار الموقع في النموذج تُوجّه كل حجز إلى المكان الصحيح. كإجراء روتيني، اطلب من كل موقع إجراء اختبار حجز سريع مرة واحدة شهريًا للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح، حتى يتم اكتشاف أي خلل مبكرًا.

بعض المواقف التي يجدر معرفتها

أحيانًا يختار العميل الموقع الخطأ عن طريق الخطأ. يتم تسجيل الحجز بالموقع المُحدد، ويمكن للمدير الإقليمي ملاحظة الحالات الخاطئة الواضحة، مثل عميل لديه عنوان في نيويورك يحجز موعدًا في ميامي، والتواصل معه قبل سفره.

عندما تنتقل مقدمة الخدمة بشكل دائم من موقع إلى آخر، يتغير تخصيصها في Mindbody ويتم تحديث مجموعات الخدمات المؤهلة تلقائيًا. يتوقف الموقع القديم عن تقديم الخدمات لها، ويبدأ الموقع الجديد. لا حاجة لإعادة التكوين يدويًا.

وعندما يُغلق موقع ما مؤقتًا، لأغراض التجديد أو تدريب الموظفين، ما عليك سوى وضع علامة "غير متاح" عليه في Mindbody، وسيخفي نموذج Calendly هذا الموقع عن نظام اختيار الحجوزات حتى يُعاد فتحه. ولا يمكن للعملاء حجز موقع مغلق.

ماذا يعني هذا لمجموعة المنتجعات الصحية الخاصة بك؟

لنفترض مثالاً افتراضياً. مجموعة منتجعات صحية تضم أربعة فروع، تُجري حوالي 40 استشارة أسبوعياً بين هذه الفروع. بعد تطبيق نظام توجيه صحيح، انخفضت الحجوزات الخاطئة من حوالي ثلاث حجوزات أسبوعياً إلى الصفر. وانخفض الوقت الذي يقضيه المدير الإقليمي في تصحيح التوجيه إلى الصفر أيضاً. وتحسنت نسبة الحضور، لأن رسائل تأكيد الحجز الإلكترونية تتضمن عنوان الفرع الصحيح منذ البداية.

أصبحت التقارير على مستوى المجموعة ذات مغزى حقيقي. فحجم الحجوزات، ومعدل التحويل، ومعدل التخلف عن الحضور، والإيرادات لكل حجز، كلها قابلة للمقارنة بين مواقعك الأربعة، لأن البيانات مُهيكلة بنفس الطريقة في جميعها. يحصل المدير الإقليمي على لوحة تحكم واحدة فعّالة بدلاً من أربع لوحات غير منظمة، ويستطيع أخيرًا معرفة المواقع التي تحقق أداءً جيدًا وتلك التي تحتاج إلى تحسين.

هل ترغب في رؤية تطبيق CalendarConnect Mindbody to Calendly أثناء العمل؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.