Mindbody و Zoom: اجتماع Zoom لكل فصل دراسي، بدون إعداد يدوي

لماذا يؤدي التدافع قبل الحصة إلى إرهاق فريقك بهدوء

يُدير استوديو يوغا هجين حوالي 35 حصة افتراضية أسبوعيًا. تتطلب كل حصة اجتماعًا عبر تطبيق زووم مع المضيف المناسب، والوقت المناسب، واسم الحصة المناسب، وإرسال رابط الانضمام إلى المشتركين المسجلين قبل بدء الحصة. يقضي مدير الاستوديو حوالي عشر دقائق لكل حصة في إعداد كل ذلك يدويًا. هذا يعني ما يقارب ست ساعات من العمل الإداري أسبوعيًا، بشكل دائم، دون أي نتيجة ملموسة سوى اجتماع كان من المفترض أن يُعقد تلقائيًا.

كما أنه هشّ. يتغيب المدير عن حصة دراسية صباح يوم ثلاثاء مزدحم، ويسجل المدرب دخوله في الساعة 6:55 صباحًا دون وجود اجتماع، ويجلس العملاء ينتظرون غرفة غير موجودة. هذا يعني نقاشًا حول استرداد الرسوم وعميلًا يتساءل عما إذا كان برنامجك الافتراضي يستحق الاستمرار.

هناك تكلفة خفية أيضًا. فعندما تُنشأ الاجتماعات يدويًا، تُسمى بشكل غير متناسق. "فينياسا 7 صباحًا" في أسبوع، و"فينياسا فلو 7 صباحًا" في الأسبوع التالي. بعضها يحمل اسم المدرب، وبعضها الآخر لا. يرى العملاء نمطًا فوضويًا مرتجلًا في بريدهم الوارد، ويبدأ الاستوديو في الظهور بمظهر غير منظم، مما يؤثر سلبًا على معدل الاحتفاظ بالعملاء.

التكلفة الفعلية للعملية اليدوية

التكلفة الظاهرة هي ست ساعات أسبوعياً. أما التكاليف الخفية فهي أكبر.

كل خطوة يدوية هي فرصة لنسيان أخرى. اجتماع فائت يعني حصة دراسية لا يمكن أن تبدأ في وقتها. إعادة جدولة لم تُنقل إلى زووم تعني حضور العملاء عبر الرابط الخاطئ. تغيير المدرب في اللحظة الأخيرة يعني بريدًا إلكترونيًا باسم الشخص الخطأ. لا يُعد أي من هذه الأمور كارثيًا بحد ذاته، لكنها تتراكم لتُشكّل برنامجًا افتراضيًا يبدو غير موثوق، وعدم الموثوقية هو السبب الذي يدفع العملاء إلى التوقف عن الحجز.

ثمّة مشكلة التوقيت التي لا يرغب بها أحد. يجب أن يتطابق التوقيت المحلي لاستوديوك، وتوقيت الاجتماع، ووقت قراءة كل عميل للتذكير، وتتغير هذه التوقيتات مرتين في السنة عند تغيير الساعة. إذا حدث خطأ في ذلك، سيتلقى العملاء التذكيرات قبل ساعة لمدة أسبوعين متتاليين.

كيف يعمل النظام بعد أن تُنشئ الفصول اجتماعاتها الخاصة

يقوم ZoomConnect بإنشاء اجتماع Zoom تلقائيًا بمجرد جدولة الحصة في Mindbody. يتضمن الاجتماع اسم الحصة، واسم المدرب كمضيف، والتوقيت المحلي الصحيح. في حال إعادة جدولة الحصة، أو إلغائها، أو نقلها إلى مدرب آخر، يتم إنشاء اجتماع Zoom تلقائيًا.

يتم توزيع الروابط بنفس الطريقة. يحصل العملاء الذين حجزوا مسبقًا على رابط الانضمام وفقًا للجدول الزمني الذي تختاره: قبل 24 ساعة، أو قبل ساعة، أو كليهما. العميل الذي يحجز في الساعة 6:58 صباحًا لحصة الساعة 7 صباحًا يحصل على الرابط فورًا، وكذلك العميل الذي يعيد الحجز بعد إلغاء الحصة. هذه الحالات الطارئة هي تحديدًا ما تفشل فيه العمليات اليدوية، بينما هنا تعمل هذه الطريقة بكفاءة.

تحمل رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على روابط علامتك التجارية بدلاً من أن تبدو كدعوة عامة لبرنامج Zoom، لذا فإن ما يصل إلى صندوق بريد العميل يبدو وكأنه قادم من الاستوديو الخاص بك.

التسجيلات وتبادل المدربين، تمت إدارتها

يختفي نوعان من الصداع المتكرر بنفس الطريقة.

التسجيلات: تقوم العديد من الاستوديوهات بتسجيل الحصص الافتراضية للعملاء الذين لم يتمكنوا من حضورها مباشرةً. يتيح تطبيق ZoomConnect إمكانية الحصول على التسجيل بعد انتهاء الحصة، وإرفاقه بسجل الحصة، وإرساله عبر البريد الإلكتروني إلى العملاء الذين فاتهم البث المباشر. وبذلك، لا يحتاج المدرب إلى استخدام Zoom بعد انتهاء الحصة، وتتوقف رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب التسجيل.

تبديل المدربين: عندما يتغيب أحد المدربين ويتم إعادة تعيين فصل دراسي لمدرب بديل في Mindbody، يقوم ZoomConnect بتحديث مضيف الاجتماع وإعادة إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالرابط مع اسم المدرب الصحيح. لا يلزم إعداد المدرب البديل مسبقًا على حساب Zoom الخاص بك.

إعداده

البدء عملية إعداد قصيرة تتم لمرة واحدة:

1. قم بربط Mindbody و Zoom في إعداد ZoomConnect. سيساعدك المعالج في إتمام العملية.
2. اختر أنواع الحصص التي ستحصل على روابط Zoom. الاستوديو الهجين يُحدد فقط حصصه الافتراضية والهجينة.
3. قم بضبط توقيت التذكير مرة واحدة: قبل 24 ساعة، وقبل ساعة واحدة، بالإضافة إلى إرسال فوري لأي شخص يقوم بالحجز خلال الساعة الأخيرة.
4. اختر عنوان المرسل والعلامة التجارية بحيث تبدو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالانضمام مشابهة لاستوديو التسجيل الخاص بك.
5. حدد ما يحدث عند إلغاء حصة دراسية: إما حذف اجتماع زووم بالكامل، أو الإبقاء عليه في حالة الإلغاء للاحتفاظ بسجل له. تحتفظ معظم الاستوديوهات بهذا السجل.
6. تحديد التسجيلات: ما إذا كان سيتم تسجيل الفصول الافتراضية تلقائيًا وإرسال الرابط إلى العملاء الذين فاتهم حضور الجلسة المباشرة.

بعد ذلك، يتوقف مدير الاستوديو ببساطة عن جدولة اجتماعات زووم. تتلقى الحصص الأسبوعية الـ 35 اجتماعاتها وروابطها وتذكيراتها دون أن يستخدم أحد برنامج زووم.

كيف قد تبدو الأرقام

لنأخذ مثالاً توضيحياً: استوديو يوغا هجين افتراضي في موقع واحد يضم حوالي 220 عضواً ويدير 35 فصلاً دراسياً افتراضياً أسبوعياً.

• يوفر مدير الاستوديو ما يقارب 5.5 ساعات أسبوعياً، أي ما يعادل فترة التحضير بأكملها.
• تنخفض الحصص الدراسية التي تبدأ بدون رابط Zoom فعال من حصة أو حصتين شهرياً إلى الصفر.
• ارتفعت نسبة الحضور المتأخر، لأن الشخص الذي حجز في الساعة 6:58 صباحًا حصل على الرابط الخاص به على الفور وحضر بالفعل.

بعد بضعة أشهر، يظهر أثر إيجابي على الاحتفاظ بالعملاء. تنخفض معدلات التخلف عن الحضور في الدورات الافتراضية بفضل انتظام التذكيرات وإضفاء طابع احترافي على رسائل البريد الإلكتروني ذات العلامة التجارية. يفقد العملاء الذين اعتادوا التغيب بحجة "عدم استلام الرابط" هذا العذر. تستقر معدلات امتلاء الفصول الافتراضية ضمن نطاق أضيق وأكثر قابلية للتنبؤ، مما يُسهّل عملية الجدولة ويُشعر المدربين بأن دوراتهم الافتراضية تستحق الجهد المبذول. هذه الأرقام توضيحية فقط، وليست نتائج حقيقية لعملاء فعليين.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لاستوديوك؟

• أي عمل يقوم به فريقك بنفس الطريقة أسبوعياً يدوياً يُعتبر مرشحاً للإلغاء. ست ساعات أسبوعياً تعادل 300 ساعة سنوياً.
• لم تكن الصعوبة تكمن في إنشاء اجتماع واحد عبر تطبيق زووم، بل في دورة حياة الاجتماع: إعادة الجدولة، والإلغاء، وإعادة الحجز، والحجوزات في اللحظات الأخيرة، وتغييرات التوقيت. إن أتمتة كل ذلك هو ما يجعل البرنامج موثوقًا.
• رسائل البريد الإلكتروني التي تحمل روابط تحمل علامة تجارية ليست مجرد تفاخر. إنها الفرق بين رسالة بريد إلكتروني يثق بها العميل ورسالة أخرى تصل إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

جربها

هل ترغب بمعرفة كيف يتناسب هذا مع جدول حصصك الدراسية؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.