كلينيكو وهاب سبوت: تقارير الممارسين والمواقع لعيادة متعددة التخصصات

عندما يتجاوز عدد الممارسين في العيادة اثني عشر ممارسًا من مختلف التخصصات، يصبح تحديد "من هو الأفضل أداءً" أمرًا غير ممكن بمجرد النظر. يُطرح السؤال نفسه أسبوعيًا من قِبل مدير العيادة، وشهريًا من قِبل المدير التنفيذي للعمليات، وربع سنويًا من قِبل مجلس الإدارة، ولا ينبغي أن تتطلب الإجابة إنشاء جدول بيانات جديد في كل مرة.

لنأخذ مثالاً توضيحياً: مجموعة هاربورفيو للخدمات الصحية المتكاملة، وهي مؤسسة افتراضية تضم أربعة مواقع و22 ممارساً في مجالات العلاج الطبيعي، والعلاج الوظيفي، والتغذية، وعلم وظائف الأعضاء الرياضية. لا يستطيع مدير المجموعة الإجابة بسهولة على أسئلة بسيطة تتعلق بالتخصصات المشتركة. كم عدد المرضى المشتركين الذين يحيلهم أخصائي العلاج الطبيعي إلى أخصائي التغذية شهرياً؟ أي ممارس لديه أعلى معدل إعادة حجز؟ أي جدول مواعيد في أي موقع يؤثر سلباً على متوسط الشبكة؟ كل سؤال يتطلب تصدير بيانات جديد، وإعادة توجيه جديدة، وجولة جديدة من مطابقة المرضى يدوياً.

الأسئلة التي تحتاج العيادة متعددة التخصصات إلى إجابات عنها

تُدار عيادة تضم 22 ممارسًا كشبكة صغيرة، وليست عيادة واحدة. تحتاج القيادة إلى إجابات مثل:

• أي الممارسين يعملون بكامل طاقتهم، وأيهم يعملون بأقل من طاقتهم بكثير؟
• ما هي أزواج التخصصات التي تنتج أكبر عدد من الإحالات الداخلية (من العلاج الطبيعي إلى علم التغذية، ومن العلاج الوظيفي إلى فسيولوجيا التمارين الرياضية)؟
• أي موقع يحقق أعلى قيمة مدى الحياة لكل مريض جديد، ولماذا؟
• أي ممارس هو الأفضل في تحويل التقييم الأولي إلى خطة رعاية مستمرة؟

لا يمكن الاحتفاظ بأي من هذه البيانات في ملف جداول بيانات عادي. فهي تحتاج إلى ربط كل مريض، وموعد، وممارس طبي، وموقع، وخطة رعاية حتى تتمكن من تحليل الأرقام بحرية.

تكلفة عملية إعداد التقارير اليدوية

تُجيب التقارير المُدمجة في نظام Cliniko على الاحتياجات الأساسية، مثل إيرادات كل مُمارس وعدد المواعيد اليومية، لكنها لا تُوفّر الربط اللازم بين البيانات التي تتطلبها التقارير متعددة التخصصات. فأداة إعداد التقارير المُعتمدة على بيانات مُصدّرة قديمة تفقد رابط إحالة المرضى، وتحتاج إلى مُحلل بيانات لتحديثها باستمرار. يُعدّ استخدام جدول بيانات مُلصق مناسبًا لستة مُمارسين، ولكنه غير عملي لاثنين وعشرين. لذا، يُضطر مدير العيادة إلى إعادة بناء التقارير يدويًا، وينتظر مدير العمليات أيامًا للحصول على إجابة، وتُتخذ القرارات بناءً على معلومات جزئية.

كيف تعمل التقارير التلقائية

عندما يربط CRMConnect نظام Cliniko بمنصة HubSpot، تصبح مواعيدك ومرضاك وفواتيرك وممارسوك ومواقعك وخطط رعايتك عناصر أساسية لإعداد التقارير، يتم تحديثها تلقائيًا مع الحفاظ على العلاقات بينها. كل موعد مُرتبط بالفعل بممارسه وموقعه، مما يُمكّنك من تحليل أي تقرير حسب أي منهما دون أي جهد إضافي. ولأن سجلات المرضى تبقى متصلة عبر الشبكة، فإنك تحافظ على مسار الإحالة حتى عندما يراجع المريض عدة ممارسين في تخصصات مختلفة.

إليكم التقرير الذي يمكنكم الاعتماد عليه:

أداء الممارس. لكل ممارس: المواعيد التي تم الوصول إليها في آخر 30 يومًا، ومعدل عدم الحضور، ومعدل إعادة الحجز (نسبة المواعيد التي تم الوصول إليها والتي تؤدي إلى حجز آخر في غضون 28 يومًا)، ومتوسط قيمة الموعد.

أداء الموقع. لكل موقع: مدى امتلاء التقويم مقابل ساعات عمل الممارس المتاحة، والمرضى الجدد الذين تم اكتسابهم في تلك الفترة، ومتوسط القيمة الدائمة للمرضى في ذلك الموقع.

الإحالات الداخلية. حدد المرضى الذين لديهم مواعيد في أكثر من تخصص، وقم بتصنيفهم حسب مصدر الإحالة ووجهتها. هذا التقرير يوضح لك ما إذا كان نموذجك متعدد التخصصات متعدد التخصصات فعلاً، أم مجرد عيادات فردية تتشارك نفس المكان.

الوصول المحدود حسب الموقع. يقتصر عمل كل مدير عيادة على مرضاه وأنشطته فقط، بينما يشرف المدير التنفيذي للعمليات على الشبكة بأكملها. ويُعدّ تحديد الموقع على كل موعد هو ما يجعل هذا الفصل واضحًا وقابلًا للتنفيذ.

ما تكتشفه عادةً

عادةً ما تجد عيادةٌ تُطابق مواصفات هاربورفيو، خلال الشهر الأول، أن اثنين أو ثلاثة من الممارسين يعملون بكامل طاقتهم بنسبة 95%، بينما يعمل اثنان آخران بأقل من 55%، وأن أحد المواقع يستحوذ على 80% من جميع الإحالات الداخلية من أخصائيي العلاج الطبيعي إلى أخصائيي التغذية، بينما تقترب المواقع الثلاثة الأخرى من الصفر، وأن الموقع ذو القيمة الأعلى على المدى الطويل ليس بالضرورة الموقع الذي يُنفق عليه أكبر قدر من المال في التسويق. كلٌّ من هذه الأمور يُمثّل قرارًا ينتظر اتخاذه. تبقى التقارير مُحدّثة تلقائيًا، ويتوقف مدير العمليات عن طلب "جدول البيانات"، ويستغرق إعداد التقارير الفصلية لمجلس الإدارة 20 دقيقة فقط بدلًا من يومين.

كيفية استخدام تقارير الممارسين بشكل عادل

تُعدّ أعداد الممارسين أداةً إدارية، وليست لوحة نتائج عامة. وهناك تحذيران جديران بالذكر:

• لا تحوّل عدد المواعيد إلى لوحة متصدرين تُنشر في دردشة الموظفين. تختلف مدة المواعيد وتعقيد الحالات باختلاف التخصصات. فتقييم العلاج الطبيعي للحوض الذي يستغرق 75 دقيقة ليس هو نفسه متابعة مدتها 20 دقيقة.
• لا تُدرج التفاصيل السريرية (ملاحظات الحالة، التشخيصات، تفاصيل العلاج) في لوحات معلومات الإدارة. هيكل خطة الرعاية، مثل حدود الجلسات والمراحل الرئيسية، مناسب للإبلاغ عنه. يبقى السرد السريري في نظام كلينيكو.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لعيادتك؟

عندما يتجاوز عدد الممارسين اثني عشر، يصبح الاعتماد على الحدس غير كافٍ، والتقارير اليدوية غير سريعة بما يكفي. يُحوّل نظام التقارير المباشرة للممارسين ومواقعهم والإحالات الداخلية سؤال "من يُؤدي عمله؟" إلى سؤال يُمكن الإجابة عليه في ثوانٍ، بأرقام حقيقية، في كل مرة يُطرح فيها. يُعد تقرير الإحالات الداخلية تحديدًا هو التقرير الذي لا تُعدّه معظم العيادات متعددة التخصصات، وهو الذي يُخبرك ما إذا كان نموذجك فعالًا بالفعل.

هل ترغب في رؤية ربط CRMConnect Cliniko بـ HubSpot عمليًا؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.