كلينيكو وهاب سبوت: توقعات إيرادات يمكن لعيادة الطب الرياضي الاعتماد عليها

في كل عيادة نامية، تأتي لحظةٌ يتحول فيها جدول بيانات توقعات صباح الاثنين من أداةٍ مفيدة إلى عبءٍ ثقيل. فيُعيد المالك أو المسؤول المالي بناءه يدويًا، ويصبح الممارسون غير منسجمين مع ما يُشير إليه، وتتشاجر الإدارة حول الأرقام الخاطئة لأن الأرقام الصحيحة قديمةٌ منذ أربعة أيام، وتُتخذ القرارات بناءً على الحدس.

لنأخذ مثالاً توضيحياً. عيادة نورث بوينت للطب الرياضي هي عيادة افتراضية ذات حجم كبير من المرضى، تضم 8 أطباء، وتبلغ إيراداتها السنوية حوالي 2.4 مليون دولار. تتم عملية الفوترة في نظام كلينيكو، بينما تُدار التوقعات ولوحات المعلومات في نظام هاب سبوت. كل يوم اثنين، يقوم المسؤول المالي بتصدير البيانات من كلا النظامين، ودمجها في جدول بيانات، وإنشاء عرض 30/60/90، ثم إرساله عبر البريد الإلكتروني. بحلول يوم الأربعاء، تكون الأرقام خاطئة. وبحلول يوم الجمعة، يفقد الجميع ثقتهم بها.

لماذا لا تنجح الحلول المعتادة

النصيحة المعتادة في هذه الحالة هي استخدام برنامج محاسبة، مثل Xero أو QuickBooks، كوسيط بين Cliniko وHubSpot، وبناء توقعات بناءً عليه. هذا الحل مناسب للضرائب، لكنه غير فعال لإدارة الأعمال، لأن المحاسبة تسجل ما تم إصداره أو تحصيله بالفعل، وليس ما هو مُدرج في الجدول الزمني. وبحلول الوقت الذي تصل فيه الإيرادات إلى النظام المحاسبي، تكون فرصة اتخاذ أي إجراء بشأنها قد فاتت.

أما النهج الشائع الآخر فهو لوحة معلومات تقارير منفصلة مبنية على بيانات كلينيكو. يوفر هذا النهج للإدارة مخططًا بيانيًا جذابًا، لكنه لا يتيح لها اتخاذ أي إجراء. ففي الواقع، تُدار أنشطة المرضى والتسويق ومسار المبيعات عبر منصة هاب سبوت. إن فصل التوقعات في نظام ثانٍ لا يؤدي إلا إلى إنشاء مجموعتين من الأرقام لا يثق بهما أحد تمامًا.

كيف يعمل ذلك بمجرد أن يلتزم كل من Cliniko و HubSpot بالتزامن؟

يربط نظام CRMConnect Cliniko بـ HubSpot، مما يضمن مزامنة مواعيدك وفواتيرك تلقائيًا مع HubSpot، كتدفقين منفصلين. تُعدّ المواعيد مؤشرًا رئيسيًا للإيرادات المُسجلة في التقويم، بينما تُمثل الفواتير الإيرادات المؤكدة، أي ما تمّت فوترته أو دفعه أو شطبه. بدمج هذين النظامين، تحصل على توقعات دقيقة لـ 30/60/90 يومًا، يتم تحديثها تلقائيًا مع كل تغيير في Cliniko، وليس عند فتح جدول بيانات.

إليك ما ستحصل عليه من ذلك:

• تظهر كل فاتورة من فواتير Cliniko في HubSpot مع تاريخ إصدارها وحالتها وصافي المبلغ والضريبة والإجمالي وأي خصومات والمريض، لذلك فإن الإيرادات المؤكدة تكون دائمًا محدثة.
• يظهر كل موعد في كلينيكو مع تاريخه، والممارس، وموقع العيادة، ونوعه، وقيمته المتوقعة، حتى تتمكن من رؤية الإيرادات المحجوزة تتراكم على التقويم.
• كما أن تفاصيل خطة رعاية كل مريض، مثل حدود الجلسات والسعة المتبقية، مرئية أيضًا، مما يمنع التنبؤ من احتساب مريض مرتين بسبب قرب انتهاء خطة التأمين الخاصة به.

من هنا، يصبح التوقع 30/60/90 مجموع ثلاثة عناصر: الإيرادات المدفوعة خلال الفترة، والإيرادات المُفوترة والمعلقة خلال الفترة، والمواعيد المحجوزة خلال الفترة مُعدّلةً وفقًا لمعدل وصول المرضى إلى الفواتير في تاريخك. يمكنك تقسيم البيانات حسب الممارس ونوع الخدمة، والتقييمات الأولية، والمتابعات، وجلسات العلاج، وزيارات الباقات، ومتابعة تغيرها أسبوعًا بعد أسبوع مقارنةً بالتوقعات. ولأن سجل كل مريض يتضمن الحملة التي استقطبته، يمكنك أخيرًا إعداد تقرير حقيقي عن عائد التسويق: الإنفاق الإعلاني، والإيرادات المُفوترة.

كيف تبدو الأرقام عادةً

عادةً ما تشهد العيادات التي تتطابق مع مواصفات نورث بوينت تحسناً في دقة التوقعات من المستوى الأساسي في جداول البيانات، والذي يتراوح بين 75 و80 بالمئة، إلى ما يقارب 90 بالمئة بمجرد بدء تدفق المواعيد والفواتير. هذه الأرقام توضيحية، لكن النمط يبقى ثابتاً.

الأهم من الدقة هو التوقيت. يتم تحديث التوقعات على مدار الأسبوع، ما يسمح للإدارة بالتوقف عن الجدال حول أرقام يوم الاثنين الماضي والبدء في اتخاذ الإجراءات صباح الخميس. ويستعيد مسؤول الشؤون المالية من أربع إلى ست ساعات أسبوعيًا كانت تُهدر في إعادة بناء البيانات يدويًا. وأخيرًا، أصبحت مناقشات عائدات التسويق تعتمد على الإيرادات المُفوترة كمقياس، بدلًا من ملء الاستمارات.

باقات الرعاية المتكررة بدون احتساب مزدوج

يُروّج الطب الرياضي بكثرة لباقات الزيارات المتعددة: باقة من ست جلسات علاجية، وبرنامج تأهيل رياضي لمدة 12 أسبوعًا، وبرنامج إعادة تأهيل ما بعد الجراحة. ولأن تفاصيل خطة رعاية كل مريض، بما في ذلك عدد الجلسات المتاحة والسعة المتبقية، مُتاحة في HubSpot، يُمكن للتنبؤ احتساب إيرادات الباقة عند إصدار الفاتورة، والتي عادةً ما تكون مُقدمًا، وتجنب احتساب إيرادات الجلسات المدفوعة مُسبقًا. وبدون هذه الشفافية في خطة الرعاية، يُحتسب المرضى الذين يحصلون على الباقات مرتين، مرة عند البيع ومرة أخرى عند كل جلسة محجوزة.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لممارستك المهنية؟

تعتمد التوقعات الموثوقة على عنصرين أساسيين: المواعيد المحجوزة كمؤشر رئيسي، والفواتير كإيرادات مؤكدة، مع اعتبار قدرة خطة رعاية كل مريض بمثابة معيار للتحقق من صحة التوقعات. تأكد من توفر هذه العناصر الثلاثة قبل التفكير في لوحات المعلومات.

لا تكمن بطء جداول البيانات في رداءتها، بل في حاجتها إلى تحديث يدوي. بنقل عملية التحديث هذه إلى نظام التكامل، يختفي روتين يوم الاثنين. ولا تصبح مناقشات عائدات التسويق جادة إلا عندما يكون المقياس هو الإيرادات الفعلية، لا عدد مرات ملء الاستمارات.

هل ترغب في رؤية ربط CRMConnect Cliniko بـ HubSpot عمليًا؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.