খবরের শিরোনাম ম্লান হয়ে যাওয়ার পরেও DonorPerfect এবং Keap-এর মাধ্যমে সংকটকালীন দাতাদের ধরে রাখুন।

সংকটকালীন সাড়াদানকারী দাতাদের ধরে রাখা তহবিল সংগ্রহের ক্ষেত্রে সবচেয়ে কঠিন। কেউ হয়তো মঙ্গলবার শরণার্থী পুনর্বাসনের জরুরি অবস্থা সম্পর্কে পড়লেন, বুধবার ১০০ ডলার দিলেন, এবং বসন্তের মধ্যেই উধাও হয়ে গেলেন। প্রয়োজনটা কিন্তু ফুরিয়ে যায়নি। শুধু সংবাদে এর প্রচার কমে গেছে। সেই জরুরি মুহূর্ত থেকে চলমান সম্পৃক্ততার দিকে যদি একটি সুচিন্তিত সংযোগ স্থাপন করা না হয়, তবে দাতা আর ফিরে আসার কোনো কারণই পান না।

যদি আপনার সংস্থা নতুন দাতা আনার জন্য জরুরি আবেদনের উপর নির্ভর করে, তবে এটিই আপনার তহবিল সংগ্রহের প্রক্রিয়ার সবচেয়ে বড় ফাঁক। আপনি এক সপ্তাহে শত শত সমর্থক পান এবং এক বছরের মধ্যেই তাদের বেশিরভাগকে হারান। সুখবরটি হলো: আপনি ইতিমধ্যেই জানেন কোন দাতারা সংকটকালীন আবেদনের মাধ্যমে এসেছেন, এবং আপনি একেবারে সঠিক সময়ে তাদের সাথে আবার যোগাযোগ করতে পারেন।

ম্যানুয়াল পদ্ধতির জন্য আপনার যা খরচ হয়

বেশিরভাগ তহবিল সংগ্রহকারী দল নিষ্ক্রিয় দাতাদের বছরে একবার অনুস্মারক পাঠিয়ে বিষয়টি সামাল দেয়। কিন্তু এটি সংকটকালীন দাতাদের ক্ষেত্রে দ্বিগুণ ব্যর্থ হয়।

প্রথমত, এটি সবার সাথে একই রকম আচরণ করে। শীতকালীন জরুরি অবস্থার আবেদনে ২৫ ডলার দেওয়া একজন দাতা, বছর শেষে ২৫ ডলার দেওয়া বা আপনার গালা অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণকারী একজন দাতার মতো নন। তাঁরা ভিন্ন ভিন্ন কারণে অনুদান দিয়েছেন এবং তাঁদের জন্য ভিন্ন ধরনের ফলো-আপের প্রয়োজন। যখন আপনার ইমেল টুল একজন সংকটকালীন দাতা এবং একজন নিয়মিত মাসিক সমর্থকের মধ্যে পার্থক্য করতে পারে না, তখন আপনার বার্তা উভয়ের ক্ষেত্রেই ব্যর্থ হয়।

দ্বিতীয়ত, ক্যালেন্ডার-ভিত্তিক অনুস্মারক দাতারা আসলে কীভাবে দান করেন, তা উপেক্ষা করে। যে সমর্থক প্রতি ১৪ মাস অন্তর দান করেন, তিনি ১২তম মাসে এসে নিষ্ক্রিয় হয়ে যান না, কিন্তু একটি সাধারণ বার্ষিক ইমেল তাদের সাথে এমন আচরণ করে যেন তারা নিষ্ক্রিয় হয়ে গেছেন। এর ফলে হয় আপনি এমন লোকদের বিরক্ত করেন যারা কখনোই নিষ্ক্রিয় ছিলেন না, অথবা যারা সত্যিই দূরে সরে গেছেন, তাদের কাছে পৌঁছাতে অনেক দেরি করে ফেলেন।

এর আরও একটি নেতিবাচক দিক আছে যা নীরবে বিশ্বাসকে ক্ষুণ্ণ করে। অনেক পুনর্বাসন সংস্থা এমন দাতাদের পরিষেবা দেয়, যারা নিজেরাও শরণার্থী হিসেবে এসেছিলেন। এদের মধ্যে এমন সমর্থকরাও আছেন যারা ইংরেজির চেয়ে স্প্যানিশ, আরবি, ইউক্রেনীয় বা ভিয়েতনামী ভাষা বেশি পছন্দ করেন। যখন আপনার পরবর্তী যোগাযোগ সবসময় ইংরেজিতে করা হয়, তখন সেই দাতারা আর চিঠি খোলেন না। এর সমাধানে প্রচেষ্টা সামান্য হলেও এর প্রভাব অনেক বড়।

সংকটকালীন দাতাদের ফিরিয়ে আনার একটি উন্নততর উপায়

CRMConnect, DonorPerfect-কে Keap-এর সাথে সংযুক্ত করে, ফলে আপনার সংগ্রহ করা দাতার তথ্যই আপনার ফলো-আপ কার্যক্রমকে চালনা করে। যে কাজটি আগে স্প্রেডশিটে করতে হতো, তা এখন নিজে থেকেই সম্পন্ন হয়।

কোন দাতা কোন আবেদনে সাড়া দিয়েছেন, তাঁরা কোন ভাষা পছন্দ করেন, তাঁদের শেষ অনুদানের তারিখ ও অনুদানের ইতিহাস এবং যোগাযোগের যেকোনো পছন্দ স্বয়ংক্রিয়ভাবে Keap-এ চলে আসে। এর মানে হলো, আপনার সংকটকালীন দাতারা একটি বাস্তব, নামযুক্ত দলে পরিণত হন, যাদের সাথে আপনি সরাসরি কথা বলতে পারেন। যখন কোনো দাতা আবার অনুদান দেন, সেই ফলাফল DonorPerfect-এ ফিরে আসে, ফলে পরের বছরের যোগাযোগ আরও কার্যকর হয়। যে সমস্ত দাতা অনুরোধ না করার জন্য বলেছেন, পরিচালনা পর্ষদের সদস্য এবং আপনার বড় অঙ্কের অনুদান সংগ্রহকারী দল যাদের সক্রিয়ভাবে পরিচর্যা করছে, তাঁদের স্বয়ংক্রিয় যোগাযোগ থেকে বাদ দেওয়া হয় এবং এর জন্য কাউকেই কিছু মনে রাখতে হয় না।

এটি আপনার দলের জন্য কীভাবে কাজ করে

নিউ রুটস রিসেটেলমেন্ট সার্ভিসেস-এর কথা ভাবুন, এটি একটি দৃষ্টান্তমূলক আঞ্চলিক সংস্থা যার ১,৯০০ জন সক্রিয় দাতা এবং একটি বহুভাষী দাতাগোষ্ঠী রয়েছে। এখানে সহজ ভাষায় এর পুনরুদ্ধার পরিকল্পনাটি দেওয়া হলো।

সংকট বা জরুরি অবস্থার আবেদনের মাধ্যমে যারা অনুদান দিয়েছেন, তাদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি দলে অন্তর্ভুক্ত করা হয়। সেই দলের মধ্যে যারা ছয় মাসের বেশি সময় ধরে অনুদান দেননি এবং মাত্র একবার বা দুবার দিয়েছেন, তারা তিন-পর্যায়ের পুনরুদ্ধার প্রক্রিয়ায় প্রবেশ করেন।

ছয় মাস পর, তারা সংস্থাটির সহায়তাপ্রাপ্ত কোনো একটি পরিবারের কাছ থেকে তাদের সুস্পষ্ট সম্মতিক্রমে একটি গল্প-নির্ভর হালনাগাদ তথ্য পান। নয় মাস পর, তারা কর্মসূচির প্রভাব সম্পর্কিত একটি নোট এবং মাসিক সমর্থক হওয়ার জন্য একটি বিনীত আমন্ত্রণ পান। বারো মাস পর, তারা সংস্থার একজন নির্দিষ্ট কর্মীর কাছ থেকে ফোনে কথা বলার প্রস্তাবসহ একটি ব্যক্তিগত নোট পান।

যেসব দাতা স্প্যানিশ, আরবি বা ইউক্রেনীয় ভাষা পছন্দ করেন, তাঁরা তাঁদের নিজস্ব ভাষাতেই একই ক্রমটি পান, কারণ তাঁদের এই পছন্দটি তাঁদের রেকর্ডের সাথেই থাকে। যখন কোনো পুনরুদ্ধার অনুদান আসে, তখন দাতাকে পুনরায় সক্রিয় হিসেবে চিহ্নিত করা হয় এবং ত্রৈমাসিক নিষ্ক্রিয়-দাতার তালিকাটি কোনো ম্যানুয়াল টান ছাড়াই স্বয়ংক্রিয়ভাবে সতেজ হয়ে যায়।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

এটি কার্যকর করার পর তুলনীয় মাঝারি আকারের পুনর্বাসন সংস্থাগুলো থেকে প্রাপ্ত প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল নিচে দেওয়া হলো:

• সংকটকালীন সময়ে অনুদান পাওয়া দাতাদের ক্ষেত্রে ১২ মাসের পুনরুদ্ধার হার প্রায় ৮ শতাংশ (এককালীন দাতাদের জন্য যা এই শিল্পের গড় হার) থেকে বেড়ে ১৮ থেকে ২২ শতাংশে দাঁড়ায়।
• সংকটকালীন সময়ে প্রাপ্ত কোনো দাতার দুই বছরের মূল্য প্রায় তিনগুণ বেড়ে যায়, যখন দাতা পুরোপুরি সম্পর্ক ছিন্ন করার আগেই ছয় মাসের যোগাযোগ স্থাপন করা হয়।
• ত্রৈমাসিক নিষ্ক্রিয় দাতাদের তালিকা তৈরি করতে ব্যয়িত সময় প্রায় ছয় ঘণ্টা থেকে শূন্যে নেমে আসে, কারণ তালিকাটি নিজে থেকেই তৈরি হয়ে যায়।
• বহুভাষী দাতারা শুধুমাত্র ইংরেজিতে পাঠানো ফলো-আপ পাওয়া বন্ধ করে দেন, যা নিজে থেকেই অ-ইংরেজিভাষী গোষ্ঠীগুলিতে ওপেন রেট ৩০ থেকে ৪০ শতাংশ বাড়িয়ে দেয়।
• যেসব দাতা ছয় মাস পরের যোগাযোগ উপেক্ষা করে কিন্তু নয় মাস পরের ঘটনার বিবরণে সাড়া দেন, তাঁদেরকে ঘটনার প্রতি সংবেদনশীল হিসেবে চিহ্নিত করা যায়, যা ভবিষ্যৎ প্রচারণাগুলোকে আরও কার্যকর করে তোলে।

১৮ থেকে ২২ শতাংশ পুনরুদ্ধারের হার হলো একটি বাস্তবসম্মত সর্বোচ্চ সীমা, কোনো নিশ্চয়তা নয়। এক্ষেত্রে সময়ের চেয়ে গল্পের গুরুত্ব বেশি। অপরাধবোধ-চালিত কন্টেন্ট সক্রিয়ভাবে ক্ষতি করে; স্পষ্ট সম্মতিসহ গল্প-নির্ভর কন্টেন্টই আসল কাজ করে। সংকটকালীন দাতারা যারা একবার দান করে আর কখনও যুক্ত হন না, কৌশল যাই হোক না কেন, তাদের মূলত পুনরুদ্ধার করা যায় না। আসল সাফল্য আসে সেই ১৫ থেকে ২০ শতাংশকে খুঁজে বের করার মাধ্যমে, যারা সময়োপযোগী ও প্রাসঙ্গিক একটিমাত্র যোগাযোগের মাধ্যমে যুক্ত থাকতেন এবং নীরবতার কারণে হারিয়ে গেছেন।

গোপনীয়তার বিষয়টি অনস্বীকার্য। উদ্ধার সংক্রান্ত ইমেইলে ব্যবহৃত বিবরণের জন্য বর্ণিত ব্যক্তিদের কাছ থেকে সুস্পষ্ট সম্মতি থাকতে হবে এবং যেকোনো সময় তা প্রত্যাহার করার অধিকারও থাকতে হবে। পরিবারের পক্ষ থেকে সক্রিয়ভাবে অন্যরকম অনুরোধ না করা হলে, পুরো নাম, সঠিক অবস্থান বা শিশুদের ছবির মতো শনাক্তকারী বিবরণ ডিফল্টরূপে গোপন রাখা হবে। উন্নততর লক্ষ্য নির্ধারণ আপনার সেবাপ্রার্থীদের সুরক্ষার দায়িত্বকে কখনোই শিথিল করে না।

দেখার মতো কিছু বিষয়

পেমেন্ট সংক্রান্ত কোনো ত্রুটির কারণে রিকভারি সিকোয়েন্স শুরু করবেন না। একটি রিকারিং চার্জ যা অল্প সময়ের জন্য ব্যর্থ হয়ে আবার ঠিক হয়ে যায়, তা কোনো ত্রুটি নয়। একটি সংক্ষিপ্ত বাফার রাখুন, যাতে কোনো সিকোয়েন্স চালু হওয়ার আগে সাময়িক ব্যর্থতাগুলো সমাধান হয়ে যায়।

ক্যালেন্ডারটি সমন্বয় করুন। যদি কোনো সংকটকালীন দাতা ডিসেম্বরের শুরুতে বারো মাসে পৌঁছান, তাহলে তিনি একই সপ্তাহে পুনরুদ্ধার পর্ব এবং আপনার সাধারণ বছর শেষের আবেদন—দুটোই পেতে পারেন। সেই দাতার জন্য কোনটি প্রাধান্য পাবে তা স্থির করুন এবং অন্যটি স্থগিত রাখুন।

শুধু আক্ষরিকভাবে নয়, সাংস্কৃতিকভাবেও অনুবাদ করুন। দৃশ্যমানতা নিয়ে বিশ্বের এক প্রান্তের একটি পরিবারের প্রত্যাশা অন্য প্রান্তের একটি পরিবারের চেয়ে অনেকটাই ভিন্ন হতে পারে। বৃহৎ পরিসরে বহুভাষিক পর্বগুলো চালু করার আগে কমিউনিটি লিয়াজোঁদের সাথে কাজ করুন।

CRMConnect DonorPerfect to Keap-এর কার্যকারিতা দেখতে চান?

এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.