DonorPerfect এবং Keap-এর মাধ্যমে আরও দ্রুত ত্রৈমাসিক এনডাউমেন্ট বোর্ড রিপোর্ট তৈরি করুন

স্থায়ী বৃত্তির প্রতিবেদন তৈরি করা হলো বৃত্তি তহবিল সংগ্রহের সবচেয়ে শ্রমসাধ্য কাজ, এবং এই কাজের প্রায় কোনোটির জন্যই তেমন চিন্তাভাবনার প্রয়োজন হয় না। একজন উন্নয়ন সহযোগী প্রতি ত্রৈমাসিকে পুরো দুই দিন ব্যয় করেন তহবিল অনুযায়ী অনুদানের মোট পরিমাণ বের করতে, অন্য একটি সিস্টেম থেকে প্রাপ্ত সম্পৃক্ততার তথ্যের সাথে হাতে মিলিয়ে দেখতে, প্রতিটি বৃত্তির জন্য একটি করে শিট সাজাতে এবং কমিটির প্রধানদের কাছে পিডিএফ ইমেল করতে। তেরো সপ্তাহ পরে, তারা আবার একই কাজ করেন।

আপনার বোর্ডের জন্য কাজটি কঠিন হওয়ার প্রয়োজন নেই। তাদের প্রয়োজন সংখ্যাগুলো সঠিক হওয়া। কাজটি কঠিন হওয়ার কারণটি খুবই সহজ: একটি সিস্টেম জানে কে কী এবং কোন তহবিলে দান করেছে, এবং আরেকটি সিস্টেম জানে তারা কী পড়েছে, খুলেছে এবং কোন অনুষ্ঠানে অংশ নিয়েছে। প্রতি ত্রৈমাসিকে হাতে করে এই দুটি তথ্যকে মেলানোই হলো মূল প্রতিবন্ধকতা।

ম্যানুয়াল কোয়ার্টারের আসল খরচ কত

বছরে চারবার দুই দিনের দক্ষ কর্মীর সময় ব্যয় হওয়া মানে বছরে ষোলটি কর্মদিবস কপি-পেস্ট করতে নষ্ট হওয়া। এই সময়টা আপনার উন্নয়ন সহযোগী দাতাদের সাথে ফোন কল, তত্ত্বাবধানমূলক পরিদর্শন, বা এমন সম্পর্ক স্থাপনের কাজে ব্যয় করতে পারেন না, যা প্রকৃতপক্ষে তহবিল বৃদ্ধিতে সহায়তা করে।

এটি বেশ ভঙ্গুরও বটে। প্রতিটি প্রতিবেদন হাতে লিখে নতুন করে তৈরি করা হয়, যার অর্থ হলো প্রতিটি প্রতিবেদনই একটি সংখ্যা ভুল জায়গায় বসানো, কোনো অনুদান ভুলভাবে নথিভুক্ত করা, বা গত ত্রৈমাসিকের হিসাব এই ত্রৈমাসিকের খাতায় জুড়ে দেওয়ার একটি নতুন সুযোগ। স্থায়ী বৃত্তিগুলোতে আইনি বিধিনিষেধের ভাষা থাকে যা প্রতিটি প্রতিবেদনে সঠিকভাবে উল্লেখ করা আবশ্যক। একটি তত্ত্বাবধান প্রতিবেদন যদি কোনো বিধিনিষেধকে ভুলভাবে উপস্থাপন করে, তবে তা বাজেটের সমস্যা নয়, বরং এটি নিয়ম মেনে চলার সমস্যা, এবং এর ফলেই কর্মজীবনের সমাপ্তি ঘটে।

এর একটি সময়গত খরচও আছে। এনডাওমেন্ট কমিটিগুলো প্রায়শই একটি ত্রৈমাসিকের শেষের দিকে মিলিত হয়, যখন বিগত দুই সপ্তাহের তথ্য সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে: যেমন কোনো প্রধান দাতার অনুদান, স্মারক প্রতিশ্রুতি, বা বোর্ড চেয়ারম্যানের তত্ত্বাবধানমূলক পরিদর্শন। গত সপ্তাহের তথ্যের উপর ভিত্তি করে তৈরি একটি প্রতিবেদন তহবিলটির বর্তমান অবস্থাকে সঠিকভাবে প্রতিফলিত করে না।

প্রতিবেদনটি প্রস্তুত করার একটি উন্নততর উপায়

CRMConnect, DonorPerfect-কে Keap-এর সাথে সংযুক্ত করে, যার ফলে তহবিলের তথ্য এবং দাতা সম্পৃক্ততা একই দাতা রেকর্ডে একসাথে থাকে এবং আলাদাভাবে হালনাগাদ করা হয়।

প্রতিটি অনুদান স্বয়ংক্রিয়ভাবে তার তহবিলের নাম, সীমাবদ্ধতা এবং উদ্দেশ্য বহন করে। আপনার প্রতিটি স্থায়ী বৃত্তি একটি সাধারণ নোটের পরিবর্তে একটি সুস্পষ্ট, নির্বাচনযোগ্য বিভাগে পরিণত হয়। প্রতিটি তহবিলের জন্য দাতার অনুদানের ইতিহাস, Keap-এর আগে থেকেই ট্র্যাক করা এনগেজমেন্ট চিত্রের (যেমন ইমেল খোলা, ক্লিক, অনুষ্ঠানে উপস্থিতি) ঠিক পাশেই থাকে। যেহেতু দাতার গল্পের উভয় অংশই এক জায়গায় থাকে, তাই ত্রৈমাসিক সংযোগের কাজটি, যা আপনাকে আগে হাতে করতে হতো, তা এখন ইতিমধ্যেই সম্পন্ন হয়ে গেছে।

এটি আপনার দলের জন্য কীভাবে কাজ করে

সামিট স্কলারস ফান্ডের কথা ভাবুন, এটি একটি দৃষ্টান্তমূলক বিশ্ববিদ্যালয়-সংশ্লিষ্ট বৃত্তি তহবিল, যেখানে ৩৮টি স্থায়ী বৃত্তি এবং ৫,২০০ জন প্রাক্তন ছাত্র দাতা রয়েছেন। প্রতিবেদনটি এখানে সহজ ভাষায় দেওয়া হলো।

প্রতিটি স্কলারশিপের জন্য নিজস্ব একটি সংরক্ষিত ভিউ থাকে: সেই তহবিলের প্রত্যেক দাতা, তাদের আজীবনের অনুদান, তাদের শেষ অনুদানের তারিখ, তাদের সাম্প্রতিকতম সম্পৃক্ততা এবং তাদের শেষ অনুষ্ঠানে উপস্থিতি—সবকিছু একটি স্ক্রিনেই দেখা যায়। সেই স্কলারশিপের আইনি বিধিনিষেধ সংক্রান্ত ভাষাটি এই ভিউয়ের ভেতরেই থাকে, ফলে কমিটির চেয়ারম্যানরা এটি খোঁজাখুঁজি না করেই এর প্রেক্ষাপট দেখতে পান।

একটি পৃথক পর্যবেক্ষণ তালিকা প্রতিটি তহবিলের শীর্ষ দাতাদের উপর নজর রাখে, তারা শেষ কবে যোগাযোগ করেছেন তার উপর ভিত্তি করে। কেউ ৯০ দিন ধরে নীরব থাকলে, নির্ধারিত উন্নয়ন কর্মকর্তার জন্য একটি কাজ সক্রিয় হয়, ফলে পরবর্তী ত্রৈমাসিক সভার পরিবর্তে কয়েক সপ্তাহের মধ্যেই সম্পর্কের শীতলতা ধরা পড়ে।

রিপোর্ট জমা দেওয়ার দিন এলে, ডেভেলপমেন্ট অ্যাসোসিয়েট প্রতিটি সেভ করা ভিউ খোলেন, সেটি এক্সপোর্ট করেন এবং পাঠিয়ে দেন। এতে প্রস্তুতির সময় ষোল ঘণ্টা থেকে কমে তিন বা চার ঘণ্টায় নেমে আসে।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

এই পদ্ধতি অবলম্বনের পর তুলনীয় বৃত্তি তহবিল থেকে প্রাপ্ত প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল:

• ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন তৈরির সময় প্রায় ষোল ঘণ্টা থেকে কমে প্রায় চার ঘণ্টায় নেমে আসে, যা ৭৫ শতাংশ হ্রাস।
• কমিটির সভাপতিরা অধিকতর সন্তুষ্টি প্রকাশ করেছেন, কারণ এই প্রথম প্রতিটি বৃত্তি প্রতিবেদনে শুধু অর্থের পরিমাণই নয়, অংশগ্রহণের প্রেক্ষাপটও অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।
• ৯০-দিনের-নীরবতার নজরদারি তালিকার কল্যাণে, প্রধান দাতাদের সাথে শীতল হয়ে আসা সম্পর্ক ত্রৈমাসিকের পরিবর্তে সপ্তাহের মধ্যেই ধরা পড়ে।
• বার্ষিক পরিপালন পর্যালোচনা দ্রুততর হয়, কারণ বিধিনিষেধের ভাষা বিবরণের আড়ালে চাপা না পড়ে ধারাবাহিকভাবে সংরক্ষণ করা হয়।
• আপনার উন্নয়ন কর্মকর্তারা প্রতিটি বৃত্তি-ভিত্তিক যে প্রতিবেদনগুলো লেখেন, সেগুলো আরও উন্নত হয়, কারণ অনুদানের তথ্য এবং অংশগ্রহণের তথ্য এক্সপোর্ট করা ফাইলের ফোল্ডারে থাকার পরিবর্তে একটিমাত্র ভিউতে পাশাপাশি থাকে।

একটি সৎ সতর্কবার্তা হলো: এটি উন্নয়ন সহযোগীর ত্রৈমাসিক পর্যালোচনার প্রয়োজনীয়তা দূর করে না। একজন মানুষের এখনও ডেটা পড়া এবং তার বিবরণ লেখার প্রয়োজন আছে। যা অদৃশ্য হয়ে যায় তা হলো স্প্রেডশিটের অভ্যন্তরীণ কাঠামো, বিচার-বিবেচনা নয়। যে তহবিলগুলো আশা করেছিল এটি একজন কর্মীর ভূমিকা প্রতিস্থাপন করবে, তারা হতাশ হয়েছে; আর যে তহবিলগুলো আশা করেছিল যে এর ফলে সেই ব্যক্তি দাতাদের সাথে আরও বেশি ফোন করার এবং এক্সেলের ব্যবহার কমানোর সুযোগ পাবে, তারা সন্তুষ্ট হয়েছে।

দায়িত্বশীলতা এবং গোপনীয়তার প্রতি মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন। বৃত্তি প্রাপকদের গোপনীয়তার প্রত্যাশা দাতাদের থেকে ভিন্ন। প্রতিবেদনে ব্যবহৃত প্রাপকদের বিবরণ সর্বদা সম্মতিসূচক হওয়া উচিত, এবং তা প্রত্যাহার করার অধিকারও থাকতে হবে। অনেক বিশ্ববিদ্যালয়ের দাতা এবং কমিটির সদস্যদের সাথে কী কী তথ্য শেয়ার করা যাবে সে বিষয়ে নির্দিষ্ট নীতিমালা থাকে, এবং সেই নীতিমালা অনুমতি না দিলে প্রাপকের তথ্য ডিফল্টরূপে কমিটির সদস্যদের দৃষ্টির বাইরে রাখা উচিত।

মানবিক কী রাখতে হবে

পুরোপুরি স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টের দিকে এগিয়ে যাওয়ার একটা প্রবণতা থাকে। একে প্রতিহত করুন। সংখ্যা, সম্পৃক্ততার সারাংশ, প্রতিটি স্কলারশিপের বিবরণ এবং নজরদারির তালিকা—এই বিষয়গুলো স্বয়ংক্রিয় করুন। বর্ণনামূলক ভাষ্য, অর্থাৎ যে অংশে ব্যাখ্যা করা হয় কেন একটি স্কলারশিপ প্রত্যাশার চেয়ে ভালো ফল করছে এবং অন্যটি কম তহবিল পাচ্ছে, তা আপনার উন্নয়ন সহযোগীর ওপর ছেড়ে দিন। রিপোর্টটি খোলার প্রথম ত্রিশ সেকেন্ডের মধ্যেই একজন বোর্ড চেয়ারম্যান প্রাসঙ্গিক তথ্য এবং প্রাসঙ্গিকতাহীন তথ্যের মধ্যে পার্থক্য বলে দিতে পারেন।

তত্ত্বাবধানের সুপারিশটিকেও মানবিক রাখুন। ৯০-দিনের নীরবতার পর্যবেক্ষণ তালিকাটি একটি সতর্ক সংকেত, কোনো সিদ্ধান্ত নয়। একজন নীরব প্রধান দাতার জন্য সঠিক পরবর্তী পদক্ষেপ এমন কিছু বিষয়ের উপর নির্ভর করে যা একটি প্রতিবেদনে দেখা যায় না: সাম্প্রতিক কোনো ক্ষতি, জীবনের কোনো পরিচিত পরিবর্তন, বা পূর্বে আলোচিত কোনো নির্দিষ্ট সময়ের পছন্দ। এই সিদ্ধান্তটি আপনার উন্নয়ন কর্মকর্তা নেন, ড্যাশবোর্ড নয়।

CRMConnect DonorPerfect to Keap-এর কার্যকারিতা দেখতে চান?

এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.