DonorPerfect এবং Keap-এর সাথে স্পনসর এবং নতুন দাতাদের জন্য আলাদা ডোনার ওয়েলকাম ট্র্যাক।

একজন ২৫ ডলারের প্রথমবারের ব্যক্তিগত দাতা এবং একজন ২৫,০০০ ডলারের কর্পোরেট পৃষ্ঠপোষকের একই স্বাগত ইমেল পাঠানো উচিত নয়। অথচ বেশিরভাগ কমিউনিটি-স্বাস্থ্য তহবিল সংগ্রহকারী প্রতিষ্ঠানে ঠিক এটাই ঘটে। নতুন সমর্থকরা আপনার ইমেল টুলে একটি অভিন্ন গোষ্ঠী হিসেবে যুক্ত হন, ফলে সবাই একই গতানুগতিক স্বাগত বার্তা পান। প্রথমবারের দাতারা নিজেদের উপেক্ষিত মনে করেন, অনুদান ধরে রাখার হার কমে যায়, এবং কর্পোরেট পৃষ্ঠপোষকরা নীরবে এমন একটি স্বীকৃতির জন্য অপেক্ষা করেন যা কখনোই আসে না।

এটাকে প্রযুক্তিগত সমস্যা বলে মনে হলেও, আসলে এটি ব্যবস্থাপনার সমস্যা। যখন কোনো অনুদান আসে, আপনি আগেই জানেন যে সেটি কোনো ব্যক্তি, কর্পোরেশন, ফাউন্ডেশন বা স্মারক থেকে এসেছে কি না। কিন্তু এই তথ্যটি কখনোই সেই জায়গায় পৌঁছায় না, যেখানে আপনার স্বাগত ইমেলগুলো পাঠানো হয়। হাতে হাতে বাছাই করার পদ্ধতিটি প্রথম মাস ঠিকঠাক চলে, কিন্তু দ্বিতীয় মাসেই তা ভেস্তে যায়।

একই ধরনের অভ্যর্থনার জন্য আপনাকে যা মূল্য দিতে হয়

একটি গতানুগতিক স্বাগত বার্তা একসাথে সবার জন্য যথেষ্ট নয়। একজন প্রথমবারের মতো ব্যক্তিগত দাতা অনুভব করতে চান যে তার দানটি গুরুত্বপূর্ণ ছিল এবং তিনি যে মিশনে সবেমাত্র যোগ দিয়েছেন, সে সম্পর্কে জানতে চান। একজন কর্পোরেট স্পনসর আনুষ্ঠানিক স্বীকৃতি, সম্মাননার সুযোগ এবং নির্দিষ্ট কোনো ব্যক্তির সাথে একটি প্রকৃত সম্পর্ক চান। একটি ইমেইলে এই দুটি কাজ একসাথে করা সম্ভব নয়, তাই এটি কোনোটিই ভালোভাবে করতে পারে না।

সবচেয়ে ধীর ও ব্যয়বহুল ব্যর্থতা হলো প্রাতিষ্ঠানিক ধন্যবাদ জানাতে দেরি করা। একজন প্রাতিষ্ঠানিক পৃষ্ঠপোষক যিনি সোমবার সকালে অনুদান দেওয়ার প্রতিশ্রুতি দেন, তার উত্তরের জন্য দেড় দিন অপেক্ষা করা উচিত নয়। ২৫,০০০ ডলারের একজন পৃষ্ঠপোষক যখন আগামী বছর চুক্তি নবায়ন করবেন কিনা সেই সিদ্ধান্ত নেন, তখন অনুদান এবং প্রথম স্বীকৃতির মধ্যবর্তী ব্যবধানটি আপনার পাঠানো অন্যতম শক্তিশালী সংকেত। এই ব্যবধানটি খোলা রাখলে আপনি বিনামূল্যে চুক্তি নবায়নের সদিচ্ছা বিলিয়ে দিচ্ছেন।

এছাড়াও, হাতে করে সাজানোর কারণে ইমেলগুলো ধীরে ধীরে সরে যায়। যখনই আপনার টিম কোনো নতুন স্পনসর স্তর বা দাতা বিভাগ যোগ করে, আপনার ইমেল টুলটি সে সম্পর্কে জানতে পারে না। কয়েক মাস পরে আপনার বিভাগগুলো পুরোনো হয়ে যায়, স্বাগত বার্তাগুলো ভুল ক্রমে চলে যায়, এবং কাউকে একটি শুক্রবার নষ্ট করে তা ঠিক করতে হয়। তারপর একই ঘটনা আবার ঘটে।

নতুন সমর্থকদের স্বাগত জানানোর একটি উন্নততর উপায়

CRMConnect, DonorPerfect-কে Keap-এর সাথে সংযুক্ত করে, ফলে আপনার আগে থেকে রেকর্ড করা দাতার ধরনটিই প্রত্যেক সমর্থকের প্রাপ্ত স্বাগত বার্তাকে রূপ দেয়।

দাতার ধরন, অনুদানের উদ্দেশ্য, এবং ম্যাচিং-গিফট যোগ্য বা কর্পোরেট স্পনসরের মতো দাতা ফ্ল্যাগগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Keap-এ চলে আসে, এবং আপনি নতুন বিভাগ যোগ করার সাথে সাথে এগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকে। প্রথম অনুদানটি নথিভুক্ত হওয়ার মুহূর্তেই, এটি যে স্বাগত বার্তা পাঠায় তা সঠিক হয়। কোনো ম্যানুয়াল বাছাইয়ের ঝামেলা নেই, কোনো পুরোনো বিভাগ নেই, এবং কোনো কর্পোরেট স্পনসরও নীরবে অপেক্ষা করে না।

এটি আপনার দলের জন্য কীভাবে কাজ করে

ওয়েস্টসাইড কমিউনিটি হেলথ অ্যালায়েন্সের কথা ভাবুন, যা একটি কমিউনিটি স্বাস্থ্য কেন্দ্রের তহবিল সংগ্রহকারী শাখার দৃষ্টান্তস্বরূপ এবং এর ৩,৪০০ জন ব্যক্তিগত দাতা ও ৬০টি কর্পোরেট পৃষ্ঠপোষক রয়েছে। এখানে সহজ ভাষায় অনবোর্ডিং প্রক্রিয়াটি তুলে ধরা হলো।

যখন প্রথম অনুদান আসে, তখন দাতার ধরনই তার পথ নির্ধারণ করে দেয়। ব্যক্তিগত দাতারা ২১ দিন ধরে পাঁচটি ধাপে স্বাগত জানানোর প্রক্রিয়ার মধ্যে দিয়ে যান: তাদের ট্যাক্স রসিদসহ একটি ধন্যবাদ জ্ঞাপন, প্রতিষ্ঠাতার পক্ষ থেকে একটি বার্তা, তাদের কাজের প্রভাবের গল্প, স্বেচ্ছাসেবক হিসেবে কাজ করার আমন্ত্রণ এবং পুনরায় অনুদান দেওয়ার জন্য একটি বিনীত আমন্ত্রণ। কর্পোরেট পৃষ্ঠপোষকরা ১৪ দিন ধরে তিনটি ধাপে স্বাগত জানানোর প্রক্রিয়ার মধ্যে দিয়ে যান: স্বীকৃতির বিভিন্ন বিকল্পসহ একটি আনুষ্ঠানিক কৃতজ্ঞতা জ্ঞাপন, তাদের মনোনীত উন্নয়ন কর্মকর্তার সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া এবং ব্যক্তিগতভাবে সাক্ষাতের আমন্ত্রণ।

কর্পোরেট অনুদান পোস্ট হওয়ার সাথে সাথেই, কর্পোরেট গিভিং অফিসারের কাছে ৪৮-ঘণ্টার সময়সীমা সহ একটি কাজ চলে যায়, যাতে কারো নজরে আসার অপেক্ষায় থেকে কোনো পৃষ্ঠপোষক আগ্রহ হারিয়ে না ফেলেন। যে সকল দাতার নিয়োগকর্তারা অনুদানের সমপরিমাণ অর্থ প্রদান করেন, তাদের স্বাগত বার্তার সাথে একটি “আপনার নিয়োগকর্তা এর সমপরিমাণ অর্থ প্রদান করতে পারেন” এই ধরনের নোট পাঠানো হয়। স্মারক এবং শ্রদ্ধা নিবেদনমূলক অনুদানগুলোকে বাণিজ্যিক ধরনের স্বাগত বার্তার পরিবর্তে একটি সংবেদনশীল ও সম্মানজনক পথে পাঠানো হয়।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

এই পদ্ধতি গ্রহণের পর তুলনীয় মাঝারি আকারের স্বাস্থ্য-ব্যবস্থা ফাউন্ডেশনগুলো থেকে প্রাপ্ত প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল:

• ১২ মাস পর প্রথমবারের মতো ব্যক্তিগত দাতা ধরে রাখার হার প্রায় ২৩ শতাংশ থেকে বেড়ে ৩৮ শতাংশে দাঁড়ায় (প্রথমবার দাতা ধরে রাখার ক্ষেত্রে এই খাতের গড় হার ২০-এর ঘরে থাকে)।
• কর্পোরেট অনুদানের বিজ্ঞপ্তি পোস্ট করার পর থেকে এর প্রথম তত্ত্বাবধানমূলক পর্যালোচনার সময় প্রায় ৩৬ ঘণ্টা থেকে কমে ১০ মিনিটেরও কম হয়ে যায়।
• নতুন উপহারের সারি গোছানোটা আর সোমবার সকালের কোনো গতানুগতিক কাজ থাকে না, বরং তা একটি রিয়েল-টাইম টাস্ক লিস্টে পরিণত হয়।
• বছর শেষের আবেদনের পরিবর্তে স্বাগত ইমেইলে দাতারা যখন এই বিকল্পটি সম্পর্কে প্রথম জানতে পারেন, তখন ম্যাচিং-গিফট সংগ্রহের হার প্রায় দ্বিগুণ হয়ে যায়।
• যে সহযোগী আগে সোমবারগুলো নতুন অনুদানের রেকর্ড সাজাতে ব্যয় করতেন, তিনি এখন সপ্তাহে প্রায় ছয় ঘণ্টা সময় ফিরে পান, যা তিনি মাঝারি স্তরের দাতাদের সাথে তত্ত্বাবধানমূলক ফোন কলে পুনরায় বিনিয়োগ করেন।

অতিরিক্ত দাবি করবেন না। কন্টেন্ট দুর্বল হলে এর কোনোটিই রিটেনশন বাড়াতে পারে না। এই ইন্টিগ্রেশনটি গতানুগতিক স্বাগত বার্তা পাঠানোর কার্যকরী কারণটি দূর করে; মেসেজিংকে এখনও দ্বিতীয় উপহারটি অর্জন করতে হয়। কিছু ফাউন্ডেশন এটি গ্রহণ করে এবং সামান্যই লাভ দেখে, কারণ তাদের স্বাগত কন্টেন্ট আগে থেকেই শক্তিশালী ছিল এবং আসল প্রতিবন্ধকতাটি ছিল অন্য কোথাও। অন্যরা বিশাল লাভ দেখে, কারণ তারা বছরের পর বছর ধরে অভিন্ন স্বাগত বার্তা পাঠিয়ে আসছিল। শুধুমাত্র ফর্কটিই সেরা ফল দেবে, এমনটা ধরে নেওয়ার আগে আপনার বর্তমান অনবোর্ডিং নিরীক্ষা করুন।

একটি সূক্ষ্ম বিষয় হলো: ৩৮ শতাংশ ধরে রাখার হারটি এই ধারণার ওপর ভিত্তি করে তৈরি যে, দুটি ট্র্যাকের মধ্যে আসলেই কোনো না কোনো অর্থপূর্ণ পার্থক্য রয়েছে। যদি কর্পোরেট এবং ব্যক্তিগত স্বাগতবার্তার মধ্যে কেবল বিষয়বস্তুর পার্থক্য থাকে, তবে এই উন্নতির সম্ভাবনাটি ব্যর্থ হয়ে যায়। প্রতিটি ট্র্যাকের বিষয়বস্তু সেটআপের পাশাপাশিই পরিকল্পনা করুন, পরবর্তী কোনো প্রকল্প হিসেবে নয়।

দেখার মতো কিছু বিষয়

স্বাগত পর্বটি চালু করার আগে স্মৃতি-উপহার ব্যবস্থাপনার বিষয়টি পরীক্ষা করে নিন। একটি শোকাহত পরিবারকে ভুলবশত বাণিজ্যিক ঢঙে স্বাগত জানালে তা এক বছরের যত্নসহকারে গড়ে তোলা সম্পর্ক নষ্ট করে দিতে পারে।

কর্পোরেট জগতের ব্যতিক্রমী পরিস্থিতিগুলোর জন্য পরিকল্পনা করুন। একজন নতুন পৃষ্ঠপোষকের প্রথম অনুদান কখনও কখনও অপ্রত্যাশিত কোনো মাধ্যমে আসে—যেমন সিইও-র ব্যক্তিগত কার্ড বা পাঠানো চেক—এবং তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কর্পোরেট হিসেবে শ্রেণীবদ্ধ নাও হতে পারে। সাম্প্রতিক প্রথম অনুদানগুলোর সাপ্তাহিক পর্যালোচনা ভুলভাবে কোড করা রেকর্ডগুলোকে ভুল স্বাগত বার্তা পাঠানোর আগেই শনাক্ত করে।

নিশ্চিত করুন যে ম্যাচিং-গিফট বিকল্পটি কেবল একটি লেবেল নয়, বরং কার্যকর। স্বাগত ইমেইলে দাতাদের জানানো উচিত যে, তাদের নিয়োগকর্তা ম্যাচিং করছে কিনা তা কীভাবে যাচাই করবেন, যাতে তারা সেই অনুযায়ী পদক্ষেপ নিতে পারেন।

CRMConnect DonorPerfect to Keap-এর কার্যকারিতা দেখতে চান?

এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.