DonorPerfect এবং Keap-এর মাধ্যমে লাইব্রেরি ফাউন্ডেশনগুলির জন্য প্রোগ্রাম-স্তরের দাতা ব্যক্তিগতকরণ

একটি লাইব্রেরি ফাউন্ডেশন, যা শিশু সাক্ষরতা, ইএসএল (ESL), ডিজিটাল অ্যাক্সেস, কিশোর কর্মশক্তি, প্রবীণ পরিষেবা এবং একটি মেকারস্পেস—এই ছয়টি শাখা কার্যক্রম পরিচালনা করে, তাদের কাছে বলার মতো ছয় ধরনের দাতার গল্প রয়েছে। যে দাতা ইএসএল ক্লাসে অর্থায়ন করেন, তিনি শিশু সাক্ষরতা কার্যক্রমের হালনাগাদ তথ্য চান না। যে দাতা মেকারস্পেসে অর্থায়ন করেন, তিনি প্রবীণ পরিষেবা নিয়ে মাথা ঘামান না। তবুও, বেশিরভাগ ফাউন্ডেশনের নিউজলেটারে সবাইকে এক কাতারে ফেলা হয়, কারণ প্রতি মাসে হাতে লিখে ছয়টি তালিকা নতুন করে তৈরি করাটা বাস্তবসম্মত নয়।

আপনি ইতিমধ্যেই জানেন কোন দাতা কোন কোন কর্মসূচি সমর্থন করেন। সেই তথ্য আপনার দাতার রেকর্ডে সংরক্ষিত থাকে। সমস্যা হলো, এই তথ্য কখনোই আপনার নিউজলেটার পাঠানোর পর্যায়ে পৌঁছায় না, ফলে কর্মসূচি-ভিত্তিক ব্যক্তিগতকরণ বাস্তবে করার পরিবর্তে একটি সুন্দর ধারণা হয়েই থেকে যায়।

সবার জন্য একই মাপের হওয়ার কারণে আপনাকে যা মূল্য দিতে হয়

সবার জন্য লেখা একটি নিউজলেটার আদতে কারও জন্যই লেখা হয় না। শিশু সাক্ষরতা কর্মসূচির দাতা প্রবীণদের সেবা অংশটি দ্রুত চোখ বুলিয়ে এড়িয়ে যান। ইংরেজি দ্বিতীয় ভাষা (ESL) কর্মসূচির দাতা অবাক হন যে ইমেইলের অর্ধেক অংশই তার জন্য অপ্রাসঙ্গিক। সময়ের সাথে সাথে, উভয়েই আনসাবস্ক্রাইব লিঙ্কে ক্লিক করেন অথবা ইমেইলটি খোলাই বন্ধ করে দেন।

সহজ সমাধান হলো ছয়টি প্রোগ্রামের জন্য ছয়টি আলাদা তালিকা তৈরি করা, যা দেখতে পরিপাটি মনে হলেও খুব দ্রুত ব্যর্থ হয়। কয়েক মাসের মধ্যেই তালিকাগুলো এলোমেলো হয়ে যায়, একাধিক প্রোগ্রাম সমর্থনকারী একজন দাতা একই সাথে চারটি তালিকায় চলে আসেন, এবং তখন আপনাকে হয় সবাইকে একযোগে বার্তা পাঠাতে হয়, অথবা প্রতিটি বার্তা হাতে ধরে বাছাই করতে হয়।

আরও একটি সূক্ষ্ম ভুলও রয়েছে। যে দাতা তিনটি ESL তহবিল সংগ্রহ অনুষ্ঠানে অংশ নিয়েছেন এবং শিশুদের সাক্ষরতার জন্য অনুদান দিয়েছেন, তিনি আসলেই উভয় বিষয়ে আগ্রহী। আপনি যদি শুধু দেখেন যে তাদের অনুদান কোন কর্মসূচিতে গেছে, তাহলে আপনি সেই আগ্রহের সংকেতটি ধরতে পারবেন না, যা বলে যে এই দাতার সাথে ESL নিয়ে কথা বলুন। যে ফাউন্ডেশনগুলো শুধুমাত্র অনুদানের নির্দিষ্ট বরাদ্দের উপর নির্ভর করে, তারা কর্মসূচির মানোন্নয়ন এবং বিভিন্ন কর্মসূচির মধ্যে সমন্বয়ের অনেক সুযোগ হাতছাড়া করে।

ব্যক্তিগতকরণের একটি উন্নত উপায়

CRMConnect, DonorPerfect-কে Keap-এর সাথে সংযুক্ত করে, ফলে একজন দাতা যে প্রোগ্রামকে সমর্থন করেন এবং যে প্রোগ্রামগুলোতে আগ্রহ দেখিয়েছেন, সেই তথ্যগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইমেল পাঠানোর স্থানে চলে যায়।

যে দাতা তিনটি প্রোগ্রামে দান করেন, তার রেকর্ডে তিনটিই নথিভুক্ত থাকে। কোনো দান ছাড়াই, অনুষ্ঠানে উপস্থিতি বা স্বেচ্ছাশ্রমের মাধ্যমে যে আগ্রহ প্রকাশ পায়, তাও নথিভুক্ত করা হয়। প্রতিটি প্রোগ্রামের দানের ইতিহাস দাতার রেকর্ডে সংরক্ষিত থাকে। এই ব্যবস্থা থাকলে আপনার ছয়টি তালিকার প্রয়োজন নেই। আপনার প্রয়োজন একটি নিউজলেটার, যা নীরবে প্রত্যেক পাঠককে তাদের আগ্রহের সাথে মেলে এমন বিভাগগুলো দেখিয়ে দেবে।

এটি আপনার দলের জন্য কীভাবে কাজ করে

পিকচার হেরিটেজ লাইব্রেরি ফাউন্ডেশন, একটি দৃষ্টান্তমূলক নগর গ্রন্থাগার প্রতিষ্ঠান, যার ছয়টি শাখা কার্যক্রম জুড়ে ২,৮০০ জন দাতা রয়েছেন। এখানে এর কার্যপদ্ধতি সহজ ভাষায় তুলে ধরা হলো।

আপনি প্রতি মাসে একটি নিউজলেটার পাঠান। এর ভেতরে, সাক্ষরতা বিভাগটি শুধুমাত্র সাক্ষরতার সাথে যুক্ত দাতাদের জন্য, ইএসএল (ESL) বিভাগটি শুধুমাত্র ইএসএল (ESL) দাতাদের জন্য এবং প্রতিটি প্রোগ্রামের জন্য একইভাবে প্রদর্শিত হয়। যে দাতা দুই বা তিনটি প্রোগ্রামকে সমর্থন করেন, তিনি একটি সুসংহত ইমেইলেই সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিভাগ দেখতে পান।

যখন কোনো নির্দিষ্ট অনুদান আসে, তখন দাতা একটি ধন্যবাদপত্র পান যা সেই নির্দিষ্ট কর্মসূচিটির কথা বলে: সাক্ষরতা কর্মসূচির একজন নতুন দাতা ‘রিডিং-বাডি’ কার্যক্রমের ফলাফল সম্পর্কে জানতে পারেন; একজন নতুন ইএসএল (ESL) দাতা নাগরিকত্ব ক্লাসের স্নাতকদের সম্পর্কে জানতে পারেন। যিনি একাধিক কর্মসূচিতে সহায়তা করেন, তিনিও প্রতিটি অনুদানের জন্য কেবল একটিই ধন্যবাদপত্র পান, ফলে কেউই এক সপ্তাহে ছয়টি ধন্যবাদপত্র পান না।

যখন কোনো শাখা মুদ্রিত আবেদনপত্র পাঠায়, তখন সেই একই দাতাদের সেই সপ্তাহের ডিজিটাল আবেদনপত্র থেকে বাদ দেওয়া হয়, যাতে একই কর্মসূচির জন্য একই সময়ে কারও কাছে দুটি আবেদন না পৌঁছায়। প্রত্যেক শাখা ব্যবস্থাপক তাদের নিজস্ব কর্মসূচির উপর একটি স্থায়ী প্রতিবেদন পান: নতুন দাতা প্রতি খরচ, দ্বিতীয়বার অনুদানের হার, এবং গড় অনুদান।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

এই পদ্ধতি অবলম্বনের পর তুলনীয় মাঝারি আকারের গ্রন্থাগার প্রতিষ্ঠানগুলো থেকে প্রাপ্ত প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল:

• মাসিক নিউজলেটারের ওপেন রেট প্রায় ৮ থেকে ১২ পয়েন্ট বেড়ে যায়, কারণ প্রত্যেক পাঠক সেখানে নিজের জন্য প্রাসঙ্গিক বিষয়বস্তু দেখতে পান।
• নির্দিষ্ট অনুদান ধরে রাখার হার (অর্থাৎ, কোনো দাতা ১২ মাসের মধ্যে একই কর্মসূচিতে পুনরায় অনুদান দিলে), সাধারণত অপরিবর্তিত ভিত্তিরেখার তুলনায় ১০ থেকে ১৫ পয়েন্ট বৃদ্ধি পায়।
• শাখা ব্যবস্থাপকরা উন্নয়ন দপ্তরের কাছে মাসিক প্রতিবেদন চাওয়া বন্ধ করে দেন, কারণ তাদের নিজস্ব কর্মসূচি সম্পর্কে পূর্বনির্ধারিত মতামত রয়েছে।
• যেসব দাতা একটি কর্মসূচিতে সহায়তা করেন, তাঁরা দ্বিতীয়টিতে আরও ঘন ঘন দান করেন, কারণ তাদের নিউজলেটারটি ফাউন্ডেশনটির পরিপূরক কাজগুলো তুলে ধরে।
• সরাসরি ডাকযোগে পাঠানোর খরচ কমে যায়, কারণ ফাউন্ডেশনটি সম্পূর্ণ তালিকাটি পাঠানোর পরিবর্তে নির্দিষ্ট কর্মসূচির দাতাদের কাছে লক্ষ্যভিত্তিক মুদ্রিত আবেদনপত্র পাঠাতে পারে।

বাস্তবসম্মত সর্বোচ্চ সীমা হলো: অনুষ্ঠানের ব্যক্তিগতকরণই সাফল্যের মূল কারণ, কিন্তু পুরোটা নয়। সাবজেক্ট লাইন, গল্পের মান এবং সময় এখনও অনুষ্ঠান খোলার ক্ষেত্রে চালিকাশক্তি হিসেবে কাজ করে। এর ফলে ‘সবার জন্য একই নিয়ম’—এই কাঠামোগত কারণটিই দূর হয়ে যায়।

একটি লাইব্রেরি ফাউন্ডেশনে দাতাদের পছন্দ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, যেখানে অনেক সমর্থকই দীর্ঘদিনের কমিউনিটির সদস্য এবং তাঁরা যত্নসহকারে সেবা পাওয়ার প্রত্যাশা করেন। কোনো দাতা যদি শুধু শিশুদের সাক্ষরতা বিষয়ক খবর শুনতে চান, কিংবা একেবারেই ইমেল না পেতে চান, তবে উভয় ব্যবস্থাতেই সেই পছন্দকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্মান জানানো হয়। যে দাতা আপনাকে জানান যে তিনি শুধু সাক্ষরতা বিষয়ক খবর চান, তাঁকে কখনোই ইংরেজি দ্বিতীয় ভাষা (ESL) সংক্রান্ত কোনো আবেদন পাঠানো উচিত নয়, এবং এই প্রতিশ্রুতিটি মার্কেটিং টিমকে প্রতিটি পছন্দ মনে না রেখেই কার্যকর করা হয়।

প্রিন্ট এবং ইমেইল সমন্বয় করা

বেশিরভাগ গ্রন্থাগার সংস্থা মুদ্রিত ও ইমেল উভয় মাধ্যমেই বার্তা পাঠায়। যখন মুদ্রিত ও ডিজিটাল মাধ্যমগুলো কে কাকে সমর্থন করছে, সেই একই দৃষ্টিভঙ্গির ওপর নির্ভর করে, তখন এর গুরুত্ব বহুগুণ বেড়ে যায়। যে দাতা মার্চের শুরুতে শিশু সাক্ষরতা বিষয়ক মুদ্রিত আবেদনপত্রটি পান, তার সেই সপ্তাহেই শিশু সাক্ষরতা বিষয়ক ইমেলটিও পাওয়া উচিত নয়, এবং এই দমন প্রক্রিয়াটি আপনাআপনিই ঘটে যায়।

মুদ্রিত আবেদনপত্রগুলোও কার্যক্রম-সচেতন লেখার মাধ্যমে উপকৃত হয়। প্রচারপত্রটির মূল কাঠামো একই থাকে; কিন্তু দাতার প্রধান কার্যক্রমের ওপর ভিত্তি করে ভেতরের পরিশিষ্ট এবং অনুদানের ফর্মটি পরিবর্তিত হয়। দাতা এমন একটি চিঠি পান যা পড়লে মনে হয় যেন তা বিশেষভাবে তার জন্যই লেখা হয়েছে, কারণ অর্থগতভাবে তা তারই জন্য। প্রতিটি প্রচারপত্রের খরচ সামান্য বাড়তে পারে, কিন্তু সংগৃহীত প্রতি ডলারের খরচ কমে যায়।

সব মাধ্যমেই সময়জ্ঞান গুরুত্বপূর্ণ। শাখা ব্যবস্থাপকরা তাদের নিজস্ব মাইলফলক, গ্রীষ্মকালীন পঠন কর্মসূচির সূচনা, শরৎকালীন ইএসএল (ESL) তালিকাভুক্তি, এবং ছুটির দিনে ডিজিটাল-অ্যাক্সেস অভিযানের মতো বিষয়গুলোকে কেন্দ্র করে কর্মসূচির আবেদন শুরু করতে পছন্দ করেন। কোন দাতা কোন কর্মসূচির প্রতি আগ্রহী, তা জানা থাকলে প্রতিটি শাখার নিজস্ব বিপণন ব্যবস্থার প্রয়োজন ছাড়াই শাখা-চালিত সেই ক্যালেন্ডারগুলো কার্যকর করা সম্ভব হয়। এক্ষেত্রে উন্নয়ন দপ্তরটি প্রতিবন্ধকতার পরিবর্তে সমন্বয়কারী হয়ে ওঠে।

CRMConnect DonorPerfect to Keap-এর কার্যকারিতা দেখতে চান?

এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.