ডোনারপারফেক্ট এবং মেইলচিম্পের সাহায্যে কমিউনিটি রেডিওর জন্য বোর্ড-উপযোগী তহবিল সংগ্রহের ড্যাশবোর্ড

একটি কমিউনিটি রেডিও স্টেশনের জেনারেল ম্যানেজারের শনিবার বিকেলে বোর্ড ডেক তৈরি করার কথা নয়। অথচ প্রতি ত্রৈমাসিকে ঠিক এটাই ঘটে। আর্থিক হিসাবগুলো একটি সিস্টেমে থাকে এবং এনগেজমেন্টের সংখ্যাগুলো থাকে অন্য একটি সিস্টেমে, আর হাতে হাতে এগুলো মেলাতে পুরো সপ্তাহান্ত লেগে যায়। শেষ পর্যন্ত ডেকটি একই পুনরাবৃত্ত বিন্যাসে পরিণত হয়, যার সেলগুলো হাতে আপডেট করা থাকে; এটি মিটিংয়ে উপস্থাপন করা হয় এবং পরবর্তী চক্র পর্যন্ত বিস্মৃত হয়ে থাকে।

আপনার বোর্ডের জাঁকজমকপূর্ণ কিছুর প্রয়োজন নেই। আপনার বোর্ডের প্রয়োজন নির্ভুল, হালনাগাদ এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ তথ্য। ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন তৈরিতে কর্মীদের প্রয়োজনের চেয়ে অনেক বেশি সময় ব্যয় হয়, কারণ দুটি সিস্টেমের মধ্যে সামঞ্জস্য বিধান করা হয় হাতে-কলমে, এবং এই হাতে-কলমে সামঞ্জস্য বিধান প্রক্রিয়াটি বেশ ভঙ্গুর।

সপ্তাহান্তের তাড়াহুড়োতে আপনার যা খরচ হয়

প্রতি তিন মাস অন্তর হাতে করে নতুন করে তৈরি করা তাসের ডেককে কেউই পুরোপুরি বিশ্বাস করতে পারে না। প্রতিটি সংখ্যা এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় নকল করা হয়, যার মানে হলো প্রতিটি সংখ্যাতেই একটি অঙ্ক উল্টে যাওয়ার বা একটি পুরোনো সংখ্যা জুড়ে দেওয়ার সুযোগ থাকে। যখন বোর্ডের কোনো সদস্য একটি ভুল খুঁজে পান, তখন পুরো ডেকটির ওপর থেকেই আস্থা কমে যায়।

সময় হলো দ্বিতীয় খরচ। গত সপ্তাহের তথ্যের উপর ভিত্তি করে তৈরি একটি প্রতিবেদন নিয়মিত মাসিক পর্যালোচনার জন্য ঠিক আছে, কিন্তু ৭২-ঘণ্টার তহবিল সংগ্রহের অভিযানের সময় তা অকেজো। এই অভিযানের সময় আপনার জিএম-কে জানতে হবে আজ সকালে কতজন নতুন নিয়মিত গ্রাহক এসেছেন, গতকাল কতজন এসেছেন তা নয়।

সামঞ্জস্যেরও একটি মূল্য আছে। পৃষ্ঠপোষকের সংখ্যা স্থির ও নির্ভরযোগ্য শ্রেণীকরণের উপর নির্ভর করে। যদি আপনার বোর্ড ড্যাশবোর্ডে সোমবার ৩,৪১২ জন পৃষ্ঠপোষক এবং মঙ্গলবার ৩,৪০৮ জন পৃষ্ঠপোষক দেখায়, কারণ কেউ হাতে একটি বিভাগ পরিবর্তন করেছে, তাহলে বোর্ড সেই সংখ্যাটিকে আর বিশ্বাস করে না। যে সংখ্যাগুলো নিজে থেকেই আপডেট হয়, সেগুলো স্থির থাকে; হাতে রাখা সংখ্যা স্থির থাকে না।

আপনার বোর্ডকে রিপোর্ট করার একটি আরও ভালো উপায়

MailConnect, DonorPerfect-কে Mailchimp-এর সাথে সংযুক্ত করে, ফলে আপনার আর্থিক ও সম্পৃক্ততার পরিসংখ্যান এক জায়গায় থাকে এবং প্রায় প্রতি ১৫ মিনিট অন্তর তা রিফ্রেশ হয়।

আপনার বোর্ড যে মোট সংখ্যাগুলো জানতে চায়, যেমন—মোট রাজস্ব, নিয়মিত দাতাদের সংখ্যা, গড় অনুদান, এবং গোষ্ঠী অনুযায়ী দাতার সংখ্যা—সেগুলো কন্টাক্ট রেকর্ডে সংরক্ষিত থাকে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে একত্রিত হয়ে যায়। নতুন নিয়মিত দাতা, বিদ্যমান নিয়মিত দাতা, আপগ্রেড, ডাউনগ্রেড, এবং সদস্যপদ ত্যাগের মতো গ্রাহক গোষ্ঠীগুলোর বিভাজন পুনরায় বাছাই করা ছাড়াই নির্ভুল থাকে। নিয়মিত দাতার স্ট্যাটাস এবং অনুদানের ধরনও চলে আসে, ফলে ড্যাশবোর্ড গোষ্ঠী অনুযায়ী ফলাফল আলাদা করে দেখাতে পারে। তালিকার মান স্বয়ংক্রিয়ভাবে বজায় থাকে, যা এনগেজমেন্টের সংখ্যাকে নির্ভুল রাখে।

এটি আপনার দলের জন্য কীভাবে কাজ করে

কেসিএসটি কমিউনিটি রেডিও-র কথা ভাবুন, এটি একটি দৃষ্টান্তমূলক কমিউনিটি স্টেশন যার ৮,৭০০ সাবস্ক্রাইবার এবং ৩,৪০০ নিয়মিত সদস্য রয়েছে। এর ড্যাশবোর্ডটি সহজ ভাষায় নিচে দেওয়া হলো।

দাতাদের অবস্থা সম্পর্কিত একটি চিত্রে মোট নিয়মিত দাতা, এই মাসের মোট পরিবর্তন, গড় মাসিক অনুদানের পরিমাণ এবং গড় মেয়াদকাল দেখা যায়, যা প্রতি ১৫ মিনিট পর পর হালনাগাদ হয়। ৭২-ঘণ্টার একটি প্রচার অভিযানের সময়, একটি পৃথক ঘণ্টাভিত্তিক চিত্রে গত এক ঘণ্টার অনুদান, নতুন নিয়মিত দাতা, গড় মাসিক অনুদানের পরিমাণ এবং লক্ষ্যের শতাংশ দেখানো হয়, যা দাতাদের কাছে পৌঁছানোর পদ্ধতি অনুযায়ী আলাদাভাবে বিভক্ত থাকে।

বছর-ভিত্তিক ভিউ বিভিন্ন বছরের একই ত্রৈমাসিক বা একই ড্রাইভের ধরনকে তুলনা করে, এবং যেহেতু অন্তর্নিহিত ফিল্ডগুলো স্থিতিশীল থাকে, তাই সেই তুলনাটি ম্যানুয়ালি পুনর্নির্মাণের পরিবর্তে একটি সংরক্ষিত ভিউ হিসেবে থাকে।

ড্যাশবোর্ডের শীর্ষে সেই পাঁচটি সংখ্যা থাকে, যেগুলো সম্পর্কে আপনার বোর্ড সাধারণত জানতে চায়: চলতি বছরের মোট আয়, নিয়মিত দাতার সংখ্যায় মোট পরিবর্তন, গড় অনুদান, দাতার সংখ্যায় মোট পরিবর্তন এবং নতুন দাতা প্রতি খরচ। বাকি সবকিছু এর নিচে থাকে। বোর্ড সদস্যরা একটি রিড-অনলি লিঙ্ক পান, ফলে ত্রৈমাসিক সভাটি একটি স্থির স্লাইডের পরিবর্তে স্ক্রিনে একটি লাইভ ড্যাশবোর্ড দিয়ে শুরু হয়।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

এই পদ্ধতি অবলম্বনের পর তুলনীয় কমিউনিটি স্টেশনগুলো থেকে প্রাপ্ত প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল:

• ত্রৈমাসিক বোর্ড-ডেক প্রস্তুতির সময় প্রায় ১২ থেকে ১৫ ঘণ্টা থেকে কমে দুই ঘণ্টারও কম হয়ে যায়।
• অনুদান সংগ্রহের সিদ্ধান্তগুলো পরের দিনের তথ্যের পরিবর্তে প্রতি ঘণ্টার তথ্যের ওপর ভিত্তি করে নেওয়া হয়, যা ৭২ ঘণ্টার একটি আয়োজনের সময় মাঝপথে আপনার সরাসরি সম্প্রচারিত বক্তব্য পরিবর্তন করা এবং পরের বছরের জন্য শিক্ষা গ্রহণ করার মধ্যে পার্থক্য গড়ে দেয়।
• ড্যাশবোর্ডের সাথে বোর্ড সদস্যদের সম্পৃক্ততা, সামগ্রিকভাবে প্রতিষ্ঠানের সাথে তাদের সম্পৃক্ততার একটি কার্যকর প্রাথমিক সংকেত হয়ে ওঠে।
• পূর্ববর্তী বছরের তুলনায় তুলনা আর গুণগত থাকে না, বরং পরিমাণগত হয়ে ওঠে, যা কৌশলগত আলোচনাকে বদলে দেয়।
• যেসব আন্ডাররাইটার মাঝে মাঝে তহবিল সংগ্রহের প্রেক্ষাপট জানতে চান, তারা এমন একটি ইমেল থ্রেডের পরিবর্তে একটি পরিচ্ছন্ন ও শেয়ারযোগ্য চিত্র পান, যা জিএম-কে ঘণ্টার পর ঘণ্টা ব্যস্ত রাখে।

একটি সৎ সতর্কবার্তা হলো: একটি ড্যাশবোর্ড ডেটার দুর্বল ব্যবস্থাপনা ঠিক করে না। যদি আপনার অন্তর্নিহিত বিভাগগুলো অসামঞ্জস্যপূর্ণ হয়, তবে ড্যাশবোর্ডটি কোনো অন্তর্দৃষ্টি দেওয়ার পরিবর্তে সেই অসামঞ্জস্যকেই তুলে ধরবে। প্রথমে বিভাগগুলো পরিষ্কার করুন, তারপর ড্যাশবোর্ড তৈরি করুন।

দাতার গোপনীয়তা বোর্ডের অভ্যন্তরীণ পর্যালোচনার ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। সামগ্রিক সংখ্যা এবং মোট আয়ের হিসাব বোর্ডের তদারকির জন্য উপযুক্ত; কিন্তু ব্যক্তিগত দাতার পরিচয় এবং অনুদানের পরিমাণ সাধারণত প্রকাশ করা যায় না, যদি না কোনো দাতা স্পষ্টভাবে স্বীকৃতির জন্য সম্মতি দিয়ে থাকেন। একটি ড্যাশবোর্ডে নামসহ “আজীবন অনুদানের ভিত্তিতে শীর্ষ ১০ জন নিয়মিত দাতা”-র তালিকা দেওয়া হলে তা এমন একটি সীমা লঙ্ঘন করে যা বেশিরভাগ দাতাই আশা করেন না। ড্যাশবোর্ডটি এমনভাবে তৈরি করুন যাতে ব্যক্তিগত পরিচয় শনাক্ত করার জন্য যথাযথ অ্যাক্সেস কন্ট্রোলসহ একটি সুচিন্তিত বিস্তারিত পর্যালোচনার প্রয়োজন হয়, এটি যেন ডিফল্ট ভিউ না হয়।

বোর্ড ভিউ থেকে কী আড়াল করে রাখা যায়

ড্যাশবোর্ড কমের চেয়ে বেশির কারণেই বেশি ব্যর্থ হয়। ২০টি চার্টসহ একটি বোর্ড ভিউ মনোযোগ হারায়; কিন্তু একই ভিউতে পাঁচটি চার্ট এবং একনজরে দেখার মতো একটি হেলথ ইন্ডিকেটর থাকলে তা আলোচনাকে উৎসাহিত করে।

বাহ্যিক চাকচিক্যের পরিমাপকগুলোকে দূরে রাখুন। মোট ইমেইল খোলার সংখ্যা, সোশ্যাল মিডিয়া ইম্প্রেশন, পডকাস্ট ডাউনলোডের সংখ্যা: এগুলো কাউকে প্রভাবিত করে না এবং পরিচালনা পর্ষদ যে সংখ্যাগুলোর ওপর ভিত্তি করে পদক্ষেপ নিতে পারে, সেগুলোকে আড়াল করে দেয়। অনুদান সংগ্রহের প্রচারণার জন্য ব্যয়িত অনুষ্ঠানের সময়, আন্ডাররাইটার পাইপলাইনের মূল্য, প্রতিটি নিয়মিত দাতা অর্জনের খরচ: এই সংখ্যাগুলোই পরিচালনা পর্ষদের মনোযোগ পাওয়ার যোগ্য।

জিএম এবং ডেভেলপমেন্ট ডিরেক্টরের জন্য একটি পৃথক ও গভীরতর ভিউ রাখুন, এবং বোর্ড ভিউয়ের পরিধি সম্পর্কে কঠোর হন। যদি কোনো মেট্রিক বোর্ড-স্তরের কোনো সিদ্ধান্ত পরিবর্তন না করে, তবে সেটি বোর্ড ভিউয়ের অন্তর্ভুক্ত হবে না। এই শৃঙ্খলা বজায় রাখা আরও কঠিন হয়ে পড়ে যখন “আর একটি চার্ট” যোগ করা মাত্র এক ক্লিকেই সম্ভব হয়, তাই এই সিদ্ধান্তটি টুল থেকে নয়, বরং জিএম-এর পক্ষ থেকেই আসতে হবে।

MailConnect DonorPerfect থেকে Mailchimp-এর কার্যকারিতা দেখতে চান?

এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.