DonorPerfect এবং Mailchimp-এর মাধ্যমে জরুরি আবেদনের দাতাদের পুনরায় সক্রিয় করুন

যখন শীতকালীন জরুরি আবেদনের মাধ্যমে একটি ছোট প্রাণী অভয়ারণ্যে ৪০০টি নতুন অনুদান আসে, তখন স্বাভাবিকভাবেই এক বছর পর একটি পুনঃসক্রিয়করণ প্রচারণার মাধ্যমে সেই দাতাদের সাথে পুনরায় যোগাযোগ করার প্রবণতা দেখা যায়। এটি চালানোর ভুল পদ্ধতি হলো আপনার পুরো ইমেল তালিকাটিকে ইমেইলে ভরিয়ে দেওয়া এবং আশা করা যে সঠিক লোকেরাই তা খুলবে। সক্রিয় মাসিক দাতারা এমন আবেদনে অপমানিত বোধ করেন, যেখানে তাদের নিষ্ক্রিয় হিসেবে গণ্য করা হয়। আর প্রকৃত নিষ্ক্রিয় দাতারা এমন ভাষার আড়ালে চাপা পড়ে যান, যা তাদের প্রকৃত অবস্থার সাথে মেলে না।

এই কাজটি সঠিকভাবে করার জন্য আপনার কাছে ইতিমধ্যেই প্রয়োজনীয় তথ্য রয়েছে: প্রত্যেক দাতার শেষ অনুদানের তারিখ, তাঁরা কতবার অনুদান দিয়েছেন, তাঁদের দেওয়া সর্ববৃহৎ অনুদান, এবং যে আবেদনের মাধ্যমে তাঁরা প্রথম এগিয়ে এসেছিলেন। আসল চ্যালেঞ্জ হলো, কেবল সেইসব দাতাদের কাছে পৌঁছানো যাঁরা সত্যিই এই প্রক্রিয়ার জন্য উপযুক্ত, এবং বাকি সবাইকে উপেক্ষা করা।

সম্পূর্ণ তালিকাটি প্রকাশ করতে আপনার কত খরচ হয়

সকলের কাছে একটি বার্তা পাঠানোর তিনটি গোপন খরচ রয়েছে।

এটি ভুল মানুষদের একসাথে মিশিয়ে দেয়। কোন আবেদনটি প্রথম একজন দাতাকে আকৃষ্ট করেছিল তা না জানলে, “অনুদান বন্ধ করে দেওয়া দাতা” বিভিন্ন আকারের দান এবং ভিন্ন ভিন্ন উদ্দেশ্যযুক্ত এক অস্পষ্ট স্তূপে পরিণত হয়। সেই স্তূপে যে আবেদনটি এসে পড়ে, সেটিকেও অস্পষ্ট হতে হয়, আর অস্পষ্ট আবেদন কখনো কার্যকর হয় না।

এটি নীরবে আপনার প্রেরকের সুনাম নষ্ট করে। যখন কোনো ইমেল এমন ঠিকানায় পাঠানো হয় যেখানে গত ১৮ মাসে কোনো ইমেল আসেনি, তখন তার একটি উল্লেখযোগ্য অংশ ডেড ইনবক্সে চলে যায়। পাঠানোটা দেখতে ঠিকঠাক মনে হলেও, আপনার সুনাম ধীরে ধীরে নষ্ট হতে থাকে, আপনার আসল নিউজলেটারটি ‘প্রমোশনস’ ট্যাবে বা তার চেয়েও খারাপ কোনো জায়গায় চলে যেতে শুরু করে, এবং আপনার টিম দোষারোপ করে যে, “আজকাল মানুষ ইমেল কম খোলে।”

এবং এটি এমন লোকদের দিয়ে তালিকাটি পূর্ণ করে যারা কখনোই যোগ্য ছিল না। একজন দাতা, যার একমাত্র দান ছিল পাঁচ বছর আগে সম্মানার্থে দেওয়া মাত্র ৫ ডলার, তাকে পুনরায় সক্রিয় করার প্রচারাভিযানে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়। তাদের অন্তর্ভুক্ত করলে কেবল সাড়া পাওয়ার হার কমে যায় এবং পরবর্তীতে আপনার দলের বিশ্লেষণও বৃথা যায়।

পুনরায় সক্রিয় করার একটি ভালো উপায়

MailConnect, DonorPerfect-কে Mailchimp-এর সাথে সংযুক্ত করে, যার ফলে আপনি ঠিক সেইসব অনিয়মিত দাতাদের কাছে পৌঁছাতে পারেন যারা আপনার জন্য উপযুক্ত, এবং একই সাথে আপনার তালিকাটিকেও সমৃদ্ধ রাখতে পারেন।

প্রতিটি দাতার শেষ অনুদানের তারিখ, অনুদানের সংখ্যা, বৃহত্তম অনুদান এবং মূল আবেদন মেইলচিম্প-এ চলে যায় এবং প্রায় প্রতি ১৫ মিনিট অন্তর রিফ্রেশ হয়ে হালনাগাদ থাকে। সক্রিয় নিয়মিত দাতা, প্রধান দাতা, বোর্ড সদস্য এবং যাদেরকে অনুরোধ না করার জন্য চিহ্নিত করা হয়েছে, তাদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরায় সক্রিয় করার প্রক্রিয়া থেকে দূরে রাখা হয়। যে দাতারা ইমেল না পাঠানোর অনুরোধ করেছেন, তাদের অনুরোধ উভয় পক্ষ থেকেই সম্মান করা হয়। এবং যখন মেইলচিম্প-এ কোনো ঠিকানা অকার্যকর হয়ে যায়, তখন সেই স্ট্যাটাসটি আবার লিখে দেওয়া হয়, যাতে আপনার পরবর্তী প্রচারাভিযানকে দূষিত করার আগেই দাতাকে চিহ্নিত করে গবেষণার জন্য প্রস্তুত করা যায়।

এটি আপনার দলের জন্য কীভাবে কাজ করে

ম্যাপলউড অ্যানিমেল স্যাংচুয়ারির কথা ভাবুন, এটি একটি দৃষ্টান্তমূলক গ্রামীণ অভয়ারণ্য যার ৬,৩০০ সাবস্ক্রাইবার এবং ১,৭০০ সক্রিয় দাতা রয়েছে। এখানে এর পুনঃসক্রিয়করণের পরিকল্পনাটি সহজ ভাষায় তুলে ধরা হলো।

আপনি একটি সুনির্দিষ্ট নিষ্ক্রিয় দাতা গোষ্ঠী তৈরি করেন: সেইসব দাতা যাদের শেষ অনুদান ১২ থেকে ১৮ মাস আগে দেওয়া হয়েছিল, যারা মাত্র একবার বা দুবার অনুদান দিয়েছেন, যাদের সর্বোচ্চ অনুদানটি ছিল সামান্য, এবং যারা সেই নির্দিষ্ট শীতকালীন জরুরি আবেদনের মাধ্যমে অনুদান দিয়েছিলেন। সেই গোষ্ঠী থেকে আপনি প্রত্যেক সক্রিয় নিয়মিত দাতা, প্রধান দাতা, বোর্ড সদস্য এবং অনুদানের জন্য অনুরোধ না করার রেকর্ড থাকা ব্যক্তিদের বাদ দেন।

সেই দাতারা চার সপ্তাহ ধরে তিনটি ধাপে যোগাযোগ করেন, যা মূলত গল্প-নির্ভর, কোনো অপরাধবোধ-সৃষ্টিকারী নয়। প্রথম ধাপে থাকে তাদের অনুদানে সাহায্য পাওয়া প্রাণীগুলোর একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ, যেখানে ব্যবহৃত যেকোনো প্রাণীর নাম বা গল্পের জন্য সুস্পষ্ট সম্মতি নেওয়া হয়। দ্বিতীয় ধাপে থাকে ছবিসহ একটি আপডেট এবং অনুদান দেওয়ার জন্য একটি চাপমুক্ত লিঙ্ক। তৃতীয় ধাপে থাকে বছরে একবার নিউজলেটারের মতো একটি আপডেট, যেখানে সরাসরি কোনো অনুরোধ করা হয় না।

যেসব দাতা ইমেল না পাওয়ার জন্য অনুরোধ করেছেন, তাঁরা কখনোই এই তালিকায় যুক্ত হন না। যেসব ঠিকানা অকার্যকর হয়ে যায়, সেগুলোকে আরও ইমেলের পরিবর্তে পোস্টকার্ডের মাধ্যমে ফলো-আপ করার জন্য চিহ্নিত করা হয়। আর আপনি ক্যাম্পেইনটির কার্যকারিতা সঠিকভাবে পরিমাপ করেন: ওপেন রেট দিয়ে নয়, বরং সেইসব নিষ্ক্রিয় দাতাদের মধ্যে কতজন ৯০ দিনের মধ্যে আবার দান করেছেন, তা দিয়ে।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

এই পদ্ধতি অবলম্বনের পর তুলনীয় ছোট অভয়ারণ্য ও উদ্ধার কেন্দ্রগুলো থেকে প্রাপ্ত প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল:

• লক্ষ্যভুক্ত বিপথগামী গোষ্ঠীর পুনরুদ্ধারের হার প্রায় ৪ শতাংশ (অবিভক্ত-বিস্ফোরণের ভিত্তিস্তর) থেকে বেড়ে ১২ থেকে ১৫ শতাংশে উন্নীত হয়।
• পুনরায় সক্রিয়করণের সময়কালে সক্রিয় মাসিক দাতাদের মধ্যে সদস্যপদ বাতিলের হার প্রায় শূন্যে নেমে আসে, কারণ তারা মেয়াদোত্তীর্ণ আবেদনটি আর একেবারেই পান না।
• পরবর্তী ক্যাম্পেইনগুলোতে বাউন্স রেট ৫ থেকে ৮ পয়েন্ট কমে যায়, কারণ ভুল ঠিকানাগুলো যাচাই করে সংশোধন করা হয়।
• তালিকার মান স্থিতিশীল হওয়ায় এক চতুর্থাংশ সময়ের মধ্যে প্রেরকের সুনামের সংকেত উন্নত হয়, যার অর্থ হলো আপনার আসল নিউজলেটারটি আরও বেশি ইনবক্সে পৌঁছায়।
• যোগাযোগ দলটি পুনরায় সক্রিয়করণ অভিযান নিয়ে আর আতঙ্কিত থাকে না, কারণ তাদের আর পুরো তালিকাটিতে বার্তা পাঠানো এবং কিছুই না করার মধ্যে কোনো একটিকে বেছে নিতে হয় না।

পুনরায় সক্রিয় করার বাস্তবসম্মত সর্বোচ্চ সীমাটি অ্যাটাচমেন্টের মাধ্যমে নির্ধারিত হয়। যে দাতা চরম উদ্বেগের মুহূর্তে একবার দান করে আর কখনও যুক্ত হননি, ইমেলটি যতই ভালো হোক না কেন, তাকে পুনরায় ফিরিয়ে আনা প্রায় অসম্ভব। ১২ থেকে ১৫ শতাংশ হলো একটি বাস্তবসম্মত সর্বোচ্চ সীমা, কোনো প্রতিশ্রুতি নয়।

সম্মতি সংক্রান্ত একটি বিশেষ দ্রষ্টব্য। পুনরায় সক্রিয়করণের ইমেইলে ব্যবহৃত গল্পে এমন প্রাণীদের অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, যাদেরকে তুলে ধরার জন্য অভয়ারণ্যের সুস্পষ্ট অনুমতি রয়েছে। ব্যক্তিগতভাবে পাঠানো ইমেইলের উচ্চ সংখ্যা পরিচালনগত ঝুঁকি বাড়িয়ে দেয়, তাই এটি সচেতনভাবে পরিচালনা করুন। পশুচিকিৎসকের অনুমোদন ছাড়া সক্রিয় চিকিৎসাধীন প্রাণীদের অন্তর্ভুক্ত করা থেকে বিরত থাকুন এবং নিষ্ঠুরতার অভিযোগে বাজেয়াপ্ত বা মালিকানা বিরোধের মতো সক্রিয় আইনি মামলার সাথে জড়িত প্রাণীদের কখনোই অন্তর্ভুক্ত করবেন না, গল্পটি যতই আকর্ষণীয় হোক না কেন।

গড় দিয়ে নয়, গোষ্ঠী দিয়ে পরিমাপ করুন

একটি সাধারণ ভুল হলো কোনো পুনঃসক্রিয়করণ ক্যাম্পেইনকে একটি একক গড় হিসাবে রিপোর্ট করা। “পুনঃসক্রিয়করণ ক্যাম্পেইনের ওপেন রেট: ২২ শতাংশ”—এই তথ্যটি ক্যাম্পেইনটি কার্যকর হয়েছে কি না, সে সম্পর্কে কিছুই বলে না। যে সংখ্যাটি গুরুত্বপূর্ণ তা হলো সুনির্দিষ্ট: আপনার নির্দিষ্ট নিষ্ক্রিয়তার মানদণ্ড পূরণকারী দাতাদের মধ্যে কতজন ৯০ দিনের মধ্যে আবার দান করেছেন। একাধিক ক্যাম্পেইন জুড়ে এই সংখ্যাটি ট্র্যাক করলে, তা আপনাকে বলে দেবে আপনার পদ্ধতির উন্নতি হচ্ছে কি না।

গড় হিসাব ব্যর্থতাকেও আড়াল করে। উচ্চ ওপেন রেট থাকা সত্ত্বেও কোনো গিফট কনভার্সন না হওয়ার অর্থ হলো, সাবজেক্ট লাইনটি কাজ করলেও বডিটি করেনি। আপনি যে গ্রুপকে টার্গেট করেছেন, তাদের কাছ থেকে আসা গিফট ট্র্যাক না করলে, আপনার টিম পরের বারের জন্য সাবজেক্ট লাইনটি অপটিমাইজ করে এবং বডি যে আসল সমস্যা, তা কখনোই খেয়াল করে না। যেহেতু অডিয়েন্স তৈরি এবং তা পরিমাপ—উভয় ক্ষেত্রেই একই গ্রুপ ডেফিনিশন ব্যবহার করা হয়, তাই এই চক্রটি নির্বিঘ্নেই বন্ধ হয়ে যায়।

MailConnect DonorPerfect থেকে Mailchimp-এর কার্যকারিতা দেখতে চান?

এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.