ডোনারপারফেক্ট এবং মেইলচিম্পের মাধ্যমে ফুড ব্যাংকগুলির জন্য ব্যক্তিগতকৃত দাতা যোগাযোগ

একটি মেট্রো ফুড ব্যাংকের তহবিলদাতা গোষ্ঠী দেখতে চারটি ভিন্ন সংস্থার সমন্বয়ে গঠিত একটি কাঠামোর মতো। ব্যক্তিগত দাতারা ২৫ থেকে ৫০০ ডলারের মধ্যে দান করেন এবং সংবাদভিত্তিক বিষয়বস্তুতে জোরালোভাবে সাড়া দেন। কর্পোরেট অংশীদাররা লোগোর স্থান, কর্মীদের সম্পৃক্ততা এবং অভ্যন্তরীণভাবে তাদের রিপোর্ট করা প্রভাব সংক্রান্ত তথ্যের প্রতি যত্নশীল। ধর্মীয় সম্প্রদায়গুলো তাদের ক্যালেন্ডারের সাথে মিলিয়ে মৌসুমী চক্রে সম্মিলিত গোষ্ঠী হিসেবে দান করে। নাগরিক গোষ্ঠী, যেমন রোটারি, কিওয়ানিস, নাগরিক লীগগুলো প্রকল্প-ভিত্তিক দান করে এবং এমন হালনাগাদ তথ্য চায় যা প্রভাব প্রতিবেদনের মতো শোনায়।

চারটি গ্রুপকেই একই মাসিক নিউজলেটার পাঠানো একটি ধীরগতির বিমুখকরণ কর্মসূচি, এবং প্রতিটি গ্রুপ নিজস্ব কারণে বিমুখ হয়। আপনি ইতিমধ্যেই জানেন কোন সমর্থক কোন তহবিলদাতার অন্তর্ভুক্ত। সমস্যা হলো, এই তথ্যটি কখনোই সেই জায়গায় পৌঁছায় না যেখান থেকে আপনার নিউজলেটারটি পাঠানো হয়, ফলে ব্যক্তিগতকরণ একটি তত্ত্ব হয়েই থেকে যায়।

সবার জন্য একটি নিউজলেটারের খরচ আপনার যা

একই সাথে চারটি ভিন্ন গোষ্ঠীর জন্য লেখা একটি নিউজলেটার তাদের কাউকেই সন্তুষ্ট করতে পারে না। কর্পোরেট অংশীদাররা আবেগঘন গল্পের সেই অংশটি দ্রুত চোখ বুলিয়ে এড়িয়ে যায়, যা তারা অভ্যন্তরীণভাবে ব্যবহার করতে পারে না। ব্যক্তিগত দাতারা অবাক হন যে কেন ইমেইলটির অর্ধেক অংশ একটি ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনের মতো শোনাচ্ছে। ধর্মীয় সম্প্রদায় সেই ঋতুভিত্তিক প্রেক্ষাপটটি খুঁজে পায় না, যা তাদের আবেগাপ্লুত করতে পারত। প্রতিটি গোষ্ঠী ভিন্ন ভিন্ন কারণে আনসাবস্ক্রাইব লিঙ্কের দিকে ঝুঁকে পড়ে।

সহজ সমাধানটি হলো চার ধরনের তহবিলদাতার জন্য চারটি আলাদা অডিয়েন্স তৈরি করা, যা খুব দ্রুত ব্যর্থ হয়। এটি আপনার যোগাযোগের সংখ্যা বহুগুণ বাড়িয়ে দেয়, ফলে আপনার খরচও বৃদ্ধি পায়। যখন কোনো সমর্থক দুটি গ্রুপের অন্তর্ভুক্ত হন, তখন এটি বিভ্রান্তি সৃষ্টি করে। এবং এটি একটি নিউজলেটারকে চারটি সমান্তরাল অনুমোদন চক্রে পরিণত করে, যা বেশিরভাগ ফুড ব্যাংকের মার্কেটিং টিমের পক্ষে টিকিয়ে রাখা সম্ভব হয় না।

এর একটি ধীরগতির সমস্যাও আছে। অর্থায়নকারীর ধরনটি পুরনো হয়ে যায়। কোনো কর্পোরেট যোগাযোগকারী যখন তার কোম্পানি ছেড়ে দেন, তখন তাকে পুরোনো নিয়োগকর্তার কাছে কর্পোরেট যোগাযোগকারী হিসেবে ট্যাগ করে রাখা উচিত নয়। ক্রমাগত আপডেট ছাড়া, আপনার শ্রোতারা প্রতি মাসে বাস্তবতা থেকে আরও দূরে সরে যায় এবং দ্বিতীয় বছরের মধ্যে আপনার কর্পোরেট-ট্যাগযুক্ত যোগাযোগকারীদের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ এমন চাকরিতে চলে যায় যা আর মানানসই থাকে না।

চার ধরনের তহবিলদাতার কাছে পৌঁছানোর একটি উন্নততর উপায়

MailConnect, DonorPerfect-কে Mailchimp-এর সাথে সংযুক্ত করে, ফলে তহবিলদাতার ধরন এবং দাতার ফ্ল্যাগগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইমেল পাঠানোর স্থানে চলে যায় এবং হালনাগাদ থাকে।

তহবিলদাতার ধরন—ব্যক্তিগত, কর্পোরেট, ধর্মীয় বা নাগরিক—আপনার ইমেইলে ব্যবহার করার মতো একটি গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্র হয়ে ওঠে। দাতার বৈশিষ্ট্য যেমন—ম্যাচিং-গিফটের জন্য যোগ্য, স্বেচ্ছাসেবী কার্যক্রমে নিযুক্ত বা পরিকল্পিত অনুদানের সম্ভাব্য দাতার তথ্যও এতে যুক্ত হয়। আজীবন অনুদান এবং শেষ অনুদানের তারিখের মতো জীবনচক্রের তথ্য বিভাজনের জন্য উপলব্ধ থাকে। ইমেইল না করার পছন্দ দুটি সিস্টেমেই অপরিবর্তিত থাকে এবং ভুল ঠিকানায় পাঠানো ঠিকানা অনুসন্ধানের জন্য উত্তর দেওয়া হয়।

এটি আপনার দলের জন্য কীভাবে কাজ করে

টু রিভার্স কমিউনিটি ফুড ব্যাংকের কথা ভাবুন, যা একটি দৃষ্টান্তমূলক মেট্রো ফুড ব্যাংক এবং এর ১৬,০০০ গ্রাহক ও চার ধরনের অর্থায়নকারী সংস্থার অধীনে ৫,১০০ জন সক্রিয় দাতা রয়েছে। সহজ ভাষায় এর কার্যপদ্ধতিটি নিচে দেওয়া হলো।

আপনি একটিমাত্র ইমেল গ্রাহকগোষ্ঠী রাখেন এবং একটি মাসিক নিউজলেটার পাঠান। এর ভেতরে, প্রতিটি ধরনের তহবিলদাতা তাদের জন্য তৈরি বিভাগটি দেখতে পান। ব্যক্তিগত দাতারা গল্পের বিষয়বস্তু দেখতে পান। কর্পোরেট অংশীদাররা প্রভাব সংক্রান্ত তথ্য এবং স্বীকৃতি দেখতে পান, যা তারা অভ্যন্তরীণভাবে ব্যবহার করতে পারেন। ধর্মীয় সম্প্রদায়গুলো সম্মিলিত ভোজের সংখ্যা এবং স্বেচ্ছাসেবী দিবসের আমন্ত্রণ দেখতে পায়। নাগরিক গোষ্ঠীগুলো প্রকল্প-ভিত্তিক প্রভাবের সারাংশ দেখতে পায়।

যেকোনো ব্যক্তিগতকরণের কাজ শুরু হওয়ার আগে, প্রতিটি প্রেরণের সময় প্রত্যেক দাতার ‘ইমেল না করার’ এবং ‘অনুরোধ না করার’ পছন্দগুলো যাচাই করা হয়, এবং যারা অপ্ট-আউট করেন, তাদেরকেই সর্বদা প্রাধান্য দেওয়া হয়। যে সমর্থক একই সাথে একজন কর্পোরেট অংশীদার এবং একজন ব্যক্তিগত দাতা, তিনি উভয় বিভাগই দেখতে পান, কারণ এই বিভাজনটি পৃথক না হয়ে বরং সংযোজনমূলক। নির্দিষ্ট লক্ষ্যের আবেদনগুলো একই দর্শকগোষ্ঠীর কাছে পাঠানো হয়: একজন কর্পোরেট পৃষ্ঠপোষকের বার্ষিক অনুদান চক্র শুধুমাত্র কর্পোরেট অর্থদাতাদের জন্য একটি ধারাবাহিক প্রক্রিয়া চালু করে, এবং একই যুক্তি ধর্মীয় সম্প্রদায়ের মৌসুমী আবেদনগুলোও পরিচালনা করে। তালিকার পরিচ্ছন্নতার কাজ ক্রমাগত চলতে থাকে, এবং ডাকযোগে অনুসন্ধানের জন্য ভুল ঠিকানাগুলোকে চিহ্নিত করা হয়, যাতে আপনার পরবর্তী মুদ্রিত আবেদনটি সঠিক ঠিকানাগুলোতে পৌঁছাতে পারে।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

এই পদ্ধতি গ্রহণের পর তুলনীয় মেট্রো ফুড ব্যাংকগুলো থেকে প্রাপ্ত প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল:

• অর্থায়নকারীর ধরন অনুযায়ী ওপেন রেট একটি কার্যকরী উপায়ে ভিন্ন হয়: সাধারণ নিউজলেটারের পরিবর্তে প্রভাব-কেন্দ্রিক বিষয়বস্তু ব্যবহার করা হলে কর্পোরেট ওপেন রেট ১২ থেকে ১৮ পয়েন্ট পর্যন্ত বাড়ে; ঋতুভিত্তিক প্রেক্ষাপট যুক্ত হলে ধর্মীয় সম্প্রদায়ের ওপেন রেট ১৫ থেকে ২০ পয়েন্ট পর্যন্ত বাড়ে; এবং আখ্যানমূলক কাঠামোর পরিবর্তে প্রকল্প-ভিত্তিক কাঠামো ব্যবহার করা হলে নাগরিক গোষ্ঠীর ওপেন রেট ৮ থেকে ১২ পয়েন্ট পর্যন্ত বাড়ে।
• আপনার কন্ট্যাক্ট সংখ্যা চারটি অডিয়েন্সে বিভক্ত হয়ে বহুগুণে না বেড়ে ১৬,০০০-এ স্থির থাকে, যা খরচ নিয়ন্ত্রণে রাখে।
• চারটি গ্রুপেই আগ্রহ হারানো, আনসাবস্ক্রাইব করা এবং ৯০ দিনের নিষ্ক্রিয়তা ৩০ থেকে ৪০ শতাংশ কমে যায়, কারণ কনটেন্টটি অবশেষে উপযুক্ত হয়।
• যেসব সমর্থক দুই ধরনের অর্থায়নকারীর কাছ থেকে আসেন—যেমন একজন কর্পোরেট পৃষ্ঠপোষক যার কর্মীরা স্বেচ্ছাসেবী হিসেবে কাজ করেন এবং ব্যক্তিগতভাবেও দান করেন—তারা তিনটি বিচ্ছিন্ন আলোচনার পরিবর্তে একটি সুসংহত আলোচনা পান।
• সুনির্দিষ্ট মৌসুমী আবেদনগুলো প্রতিটি গোষ্ঠীর জন্য সঠিক সময়ে পৌঁছায়: ধর্মীয় সম্প্রদায়গুলোর কাছে তাদের উৎসবের আগে, নাগরিক গোষ্ঠীগুলোর কাছে অর্থবছর শেষে এবং কর্পোরেট অংশীদারদের কাছে বাজেট বছরের শেষে।

একটি সৎ সতর্কবার্তা হলো: বিভিন্ন অর্থায়নকারীকে ভিন্ন ভিন্ন বিষয়বস্তু দেখালে ইমেল তৈরি করা আরও জটিল হয়ে ওঠে। আপনার মার্কেটিং টিমকে শর্তসাপেক্ষ অংশগুলো কীভাবে কাজ করে সে বিষয়ে প্রশিক্ষণ দিন, নইলে এই নির্মাণ প্রক্রিয়াটিই বাধা হয়ে দাঁড়াবে। দলটি এই পদ্ধতির সাথে স্বচ্ছন্দ হয়ে গেলেই কেবল খরচ সাশ্রয় হতে দেখা যায়।

আপনারা যাদের সেবা দেন, তাদের সম্পর্কে একটি বিশেষ দ্রষ্টব্য। ফুড ব্যাংকগুলো খাদ্য নিরাপত্তাহীনতায় ভোগা মানুষদের সহায়তা করে। সুস্পষ্ট ও ধারাবাহিক সম্মতি ছাড়া কোনো নিউজলেটারের কোনো অংশে প্রাপকদের পরিচয় প্রকাশকারী ছবি বা তাদের গল্প ব্যবহার করা উচিত নয়। গুদাম, লোডিং ডক বা পণ্য বাছাইয়ের টেবিলের ছবিগুলো কাউকে প্রকাশ না করেই পুরো ঘটনাটি তুলে ধরে। আবেগঘন প্রভাবের জন্য প্রাপকের তথ্য অতিরিক্তভাবে প্রকাশ করা কখনোই দাতার অভিজ্ঞতাকে ব্যক্তিগত রূপ দেওয়ার কারণ হতে পারে না।

প্রতিটি অর্থায়নকারীর কার্যক্রমকে আলাদাভাবে পরিমাপ করুন।

চার ধরনের অর্থায়নকারীর গড় ওপেন রেট অর্থহীন। ২৮ শতাংশের একটি গড়, যা ৪৫ শতাংশ কর্পোরেট ওপেন এবং ১৮ শতাংশ ব্যক্তিগত ওপেনকে আড়াল করে, তা দুটি ভিন্ন চিত্র তুলে ধরে—একটি শক্তিশালী এবং অন্যটি দুর্বল। বোর্ডের এমন একটি চিত্র, যা কেবল গড় দেখায়, তা এই দুটি বিষয়কেই উপেক্ষা করে।

প্রথম দিন থেকেই প্রতিটি বিষয় আলাদাভাবে পরিমাপ করুন: ওপেন রেট, ক্লিক রেট, গিফট কনভার্সন, গড় গিফট এবং আনসাবস্ক্রাইব রেট, যা তহবিলদাতার ধরন অনুযায়ী ভাগ করে দেখাতে হবে। এককভাবে পাঠানো ইমেলের পরিবর্তে মাসব্যাপী প্রবণতাগুলো পর্যবেক্ষণ করুন। একটি দুর্বল কর্পোরেট ইমেল হয়তো শুধু সময়ের সমস্যা হতে পারে; কিন্তু টানা তিন মাস ধরে তা স্বাভাবিক মানের নিচে থাকলে, এটি একটি বিষয়বস্তুগত সমস্যা যা খতিয়ে দেখা উচিত।

বিভিন্ন ধরনের সমর্থকদের আবার আলাদাভাবে ট্র্যাক করুন। যে দাতা কর্পোরেট যোগাযোগ এবং ব্যক্তিগত দাতা উভয় হিসাবেই উপস্থিত থাকেন, তিনি একটি বিশেষ ক্ষেত্র। এরা প্রায়শই আপনার সবচেয়ে সক্রিয় সমর্থক হন এবং দুটি টাচপয়েন্টে তাদের অভিজ্ঞতা সামঞ্জস্যপূর্ণ কিনা তার উপর নির্ভর করে তারা হয় উল্লেখযোগ্যভাবে আপগ্রেড করেন অথবা পুরোপুরি সরে যান। সেই অভিজ্ঞতাকে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখা আপনার হাতে থাকা অন্যতম অর্থবহ রিটেনশন কৌশলগুলোর মধ্যে একটি।

MailConnect DonorPerfect থেকে Mailchimp-এর কার্যকারিতা দেখতে চান?

এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.