ক্লিনিকো এবং হাবস্পট ডেটা গভর্নেন্স: মার্কেটিং ডেটা শেয়ার করুন, ব্যক্তিগত স্বাস্থ্য তথ্য (PHI) সুরক্ষিত রাখুন

যেসব মানসিক স্বাস্থ্য কেন্দ্র কোনো মার্কেটিং টুল যুক্ত করার কথা ভেবেছে, তাদের প্রায় সবখানেই এই ধরনের আলোচনা হয়ে থাকে। মার্কেটিং বিভাগ একটি ত্রৈমাসিক খোঁজখবরের ইমেল এবং একটি জন্মদিনের শুভেচ্ছা বার্তা পাঠাতে চায়। ক্লিনিক্যাল ডিরেক্টর ঠিকই বলেন যে, যখনই সেশন নোট, রোগ নির্ণয় বা চিকিৎসা পরিকল্পনাগুলো ক্লিনিকের সিস্টেম থেকে বেরিয়ে যায়, তখন কেন্দ্রটি একটি নিষ্ক্রিয় ইমেল তালিকার চেয়েও অনেক বড় সমস্যার সম্মুখীন হয়। এই আলোচনা সাধারণত মার্কেটিং বিভাগকে ‘না’ বলার মাধ্যমে শেষ হয় এবং ইমেল তালিকাটিও নিষ্ক্রিয়ই থেকে যায়।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক: ওয়েলস্প্রিং কাউন্সেলিং অ্যাসোসিয়েটস, একটি কাল্পনিক টেলিহেলথ-কেন্দ্রিক প্রতিষ্ঠান যেখানে ১২ জন লাইসেন্সপ্রাপ্ত থেরাপিস্ট এবং প্রায় ৫,৫০০ সক্রিয় ক্লায়েন্ট রয়েছে। মার্কেটিং বিভাগ হাবস্পট চায়। ক্লিনিক্যাল ডিরেক্টরের সতর্ক থাকাটা সঠিক। সঠিক উত্তরটি “না” নয়। এটি হলো “হ্যাঁ, এবং ক্লিনিকো থেকে ঠিক কী কী যায় আর কী কী যায় না, তা এখানে বলা হলো।”

কেন “সবকিছু শেয়ার করা” একটি ভুল ডিফল্ট

এক ক্লিকে ‘আমার সমস্ত ডেটা শেয়ার করুন’ সেটআপের সুবিধাই একটি কাউন্সেলিং প্র্যাকটিসের জন্য এটিকে বিপজ্জনক করে তোলে। একবার সেশন নোট, রোগ নির্ণয়, চিকিৎসা পরিকল্পনা বা ক্লিনিক্যাল বিবরণ কোনো মার্কেটিং টুলে চলে গেলে, একসাথে তিনটি খারাপ ঘটনা ঘটে। আপনার মার্কেটিং টিম এখন প্র্যাকটিসের বজায় রাখা যেকোনো ক্লিনিক্যাল কমপ্লায়েন্স নীতির আওতায় চলে আসে, এমনকি যদি তারা একটিও রেকর্ড না খোলে। একটি মার্কেটিং টুলের ইউজার পারমিশন, যা সংবেদনশীল স্বাস্থ্য তথ্য সুরক্ষিত করার জন্য কখনোই ডিজাইন করা হয়নি, তা নীরবে আপনার ক্লিনিক্যাল অ্যাক্সেস কন্ট্রোল হয়ে ওঠে। এবং মার্কেটিং টিম HubSpot-এ যে কোনো অ্যাড-অন ইনস্টল করলে, সেটিও সেই ডেটাতে অ্যাক্সেস পেয়ে যায়।

সঠিক পদ্ধতিটি এক এক করে তথ্য বাছাই করে। মার্কেটিং বিভাগ শুধু তাই দেখে যা তাদের প্রয়োজন। বাকি সবকিছু চিকিৎসকরা ক্লিনিকোতে রাখেন, যেখানে সেগুলোর থাকা উচিত।

তিনটি বালতি

ক্লিনিকোর প্রতিটি তথ্য তিনটি বিভাগের কোনো একটির অন্তর্ভুক্ত। কোনো কিছু চালু করার আগে, বিভাগগুলোর নাম স্পষ্টভাবে বলে নেওয়াই হলো সেই কাজ যা ভবিষ্যতের সমস্যা প্রতিরোধ করে:

• মার্কেটিং নিরাপদ। নাম, ইমেল, ফোন, ঠিকানা, মার্কেটিং সংক্রান্ত পছন্দ, অ্যাপয়েন্টমেন্টের তারিখ ও সময় (সেশনের ধরন সংক্রান্ত বিস্তারিত তথ্য নয়), ইনভয়েসের মোট পরিমাণ (আলাদা আলাদা আইটেম নয়)। এই তথ্যগুলোই HubSpot-এ যায়।
• কার্যক্রম নিরাপদ। অ্যাপয়েন্টমেন্টের অবস্থা (বুক করা হয়েছে, উপস্থিত, অনুপস্থিত, বাতিল), ক্লায়েন্ট কোন ক্লিনিকে যান, চিকিৎসক, পরিচর্যার পর্যায়, সেশনের সীমা। এই সমস্ত তথ্য কেবল তখনই HubSpot-এ পাঠানো যাবে, যখন প্রতিটি বিষয়ের জন্য প্র্যাকটিসটির একটি সুস্পষ্ট কার্যকারিতা সংক্রান্ত কারণ থাকবে।
• শুধুমাত্র চিকিৎসকদের জন্য। সেশন নোট, চিকিৎসার লক্ষ্য, রোগ নির্ণয়, মূল্যায়ন স্কোর, যেকোনো ক্লিনিক্যাল বিবরণ, যেকোনো মুক্ত-পাঠ্য ক্লিনিক্যাল ক্ষেত্র। এগুলো ক্লিনিকো থেকে কখনো বাইরে যায় না।

কোনো কিছু চালু করার আগে, ইন্টিগ্রেশন ওনার এবং ক্লিনিক্যাল ডিরেক্টরকে লিখিতভাবে একমত হতে হবে যে ক্লিনিকোর কোন ডিটেইলটি কোন বাকেটের অধীনে থাকবে। এই তালিকাটি একটি শেয়ার্ড ডকুমেন্টে থাকবে, যা কমপ্লায়েন্স অফিসার প্রতি বছর পর্যালোচনা করতে পারবেন।

একটি সতর্ক সেটআপ কীভাবে কাজ করে

CRMConnect Cliniko to HubSpot ডেটা আইটেম অনুযায়ী শেয়ার করার জন্য তৈরি করা হয়েছে, সবটুকু বা কিছুই না এমনভাবে নয়। ক্লায়েন্টের যোগাযোগের বিবরণ, অ্যাপয়েন্টমেন্টের অবস্থা, ইনভয়েসের মোট পরিমাণ এবং যোগাযোগের পছন্দ—এগুলোর প্রতিটি আলাদাভাবে শেয়ার করা যায়। কেয়ার-প্ল্যানের কাঠামো (মাইলস্টোন, সেশনের সীমা, অবস্থা) এর পেছনের নোটগুলো প্রকাশ না করেই শেয়ার করা যায়। Cliniko-র ক্লিনিক্যাল নোটের কোনো কিছুই শেয়ার করা তথ্যের অংশ হয় না। মার্কেটিংয়ের পছন্দ এবং সম্মতি শুধুমাত্র একমুখী, অর্থাৎ Cliniko থেকে HubSpot-এ প্রবাহিত হয়, ফলে ক্লিনিক্যাল সিস্টেমটিই সর্বদা তথ্যের একমাত্র উৎস হিসেবে থাকে।

যেভাবে এটি সেট আপ করতে হয়:

প্রথমে ডেটা ম্যাপটি লিখুন। আপনি Cliniko-র যে সমস্ত বিবরণ শেয়ার করতে চান, তার একটি তালিকা তৈরি করুন, প্রত্যেকটিকে তার নির্দিষ্ট বিভাগের সাথে ট্যাগ করুন এবং ক্লিনিক্যাল ডিরেক্টর ও কমপ্লায়েন্স অফিসারের অনুমোদন নিন। শুধুমাত্র চিকিৎসকদের জন্য সংরক্ষিত বিষয়গুলো এই সেটআপের অংশ নয়।

শুধুমাত্র বিপণনের জন্য নিরাপদ যোগাযোগের বিবরণ শেয়ার করুন। নিশ্চিত করুন যে মানচিত্রের কোথাও কোনো ক্লিনিক্যাল বিবরণ প্রদর্শিত হচ্ছে না।

অ্যাপয়েন্টমেন্টের বিষয়বস্তু নয়, অ্যাপয়েন্টমেন্টের স্ট্যাটাস শেয়ার করুন। যদি অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরণটি নিজেই কোনো ক্লিনিক্যাল বিষয় প্রকাশ করে (উদাহরণস্বরূপ, “ট্রমা ইনটেক অ্যাসেসমেন্ট”), তাহলে HubSpot-এ পৌঁছানোর আগে হয় সেটিকে বাদ দিন অথবা একটি সাধারণ অপারেশনাল লেবেল দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।

ইনভয়েসের মোট পরিমাণ শেয়ার করুন, প্রতিটি আইটেমের বিবরণ নয়। ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, মোট পরিমাণ এবং স্ট্যাটাস ঠিক আছে। কিন্তু যে লাইন আইটেমগুলো পরিষেবার ধরন প্রকাশ করে, সেগুলো ঠিক নেই।

সম্মতির প্রবাহ একমুখী রাখুন। যদি কোনো গ্রাহক Cliniko-তে মার্কেটিংয়ের সম্মতি প্রত্যাহার করেন, তবে সেই তথ্য অবশ্যই HubSpot-এ পৌঁছাতে হবে। HubSpot-এ পরিবর্তিত কোনো পছন্দ যেন কখনোই Cliniko-তে ফিরে না আসে।

HubSpot অ্যাক্সেস সেই অনুযায়ী সেট করুন। মার্কেটিং কর্মীদের অপ্রয়োজনীয় কার্যপ্রণালীর বিবরণ দেখা উচিত নয়, এবং অপারেশনাল কর্মীদের এমন কোনো মার্কেটিং ক্যাম্পেইনের বিষয়বস্তু দেখা উচিত নয় যা দেখার কোনো কারণ তাদের নেই।

একটি কার্যকরী উদাহরণ

এই সেটআপে একটি নিরাপদ অটোমেশন হলো: যেসব ক্লায়েন্ট মার্কেটিং-এর জন্য সম্মতি দিয়েছেন এবং আগামী ৩০ দিনের মধ্যে যাদের কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করা নেই, তাদের কাছে ত্রৈমাসিকভাবে একটি “প্রয়োজনে আমরা আছি” ইমেল পাঠানো। অটোমেশনটি দেখতে পায় যে কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করা নেই। কিন্তু অ্যাপয়েন্টমেন্ট না থাকার ক্লিনিক্যাল কারণটি এটি দেখতে পায় না। এর কোনো প্রয়োজনও নেই।

এর বিপরীতে, একটি অনিরাপদ অটোমেশন হলো, অ্যাপয়েন্টমেন্টে উপস্থিত না হওয়ার কারণে পাঠানো “আমরা লক্ষ্য করেছি আপনি আপনার শেষ অ্যাপয়েন্টমেন্টটি মিস করেছেন” এই ধরনের একটি ইমেল। কাউন্সেলিংয়ের প্রেক্ষাপটে, মার্কেটিং পরিকাঠামোর মাধ্যমে এটি পাঠানো হয়তো একেবারেই অনুচিত। ক্লিনিক্যাল টিমের উচিত ক্লিনিকোতে সরাসরি এই টাচপয়েন্টটির দায়িত্ব নেওয়া এবং ফলো-আপ করা হবে কি না ও কীভাবে করা হবে, সে বিষয়ে ক্লিনিক্যাল বিচারবুদ্ধি ব্যবহার করা। ইন্টিগ্রেশনটি সংকেতটি প্রকাশ করতে পারে, কিন্তু কোনটি স্বয়ংক্রিয় ইমেল হবে এবং কোনটি ক্লিনিকশিয়ান-পরিচালিত কথোপকথন হিসেবে থাকবে, তা আপনার প্র্যাকটিস পলিসিরই নির্ধারণ করা উচিত।

এখান থেকে আপনি যা পাবেন

এই পদ্ধতি অনুসরণকারী একটি কাউন্সেলিং প্রতিষ্ঠান সাধারণত তাদের কাঙ্ক্ষিত বিপণন সুবিধাটি পেয়ে থাকে—অর্থাৎ, যারা কার্যক্রম থেকে বিরত হয়ে যায়, তাদের পুনরায় যুক্ত হওয়ার ক্ষেত্রে ৫ থেকে ৮ শতাংশের একটি পরিমিত কিন্তু বাস্তব বৃদ্ধি—এবং এর জন্য তাদের নিয়ম-কানুন মেনে চলার যে ঝুঁকি নিয়ে তারা সঙ্গত কারণেই উদ্বিগ্ন ছিল, তাও নিতে হয় না। ক্লিনিক্যাল ডিরেক্টর একটি অনুচ্ছেদেই স্পষ্টভাবে বর্ণনা করতে পারেন যে কোনটি সীমা লঙ্ঘন করে এবং কোনটি করে না। কমপ্লায়েন্স অফিসারের কাছে একটি ডেটা ম্যাপ থাকে যা তিনি প্রতি ত্রৈমাসিকে ২০ মিনিটে পর্যালোচনা করতে পারেন, এমন একটি অস্বচ্ছ কাঠামোর পরিবর্তে যা তাকে খুঁটিনাটি ধরে ধরে বিশ্লেষণ করতে হয়।

ত্রৈমাসিক শাসন পর্যালোচনা

এখনই ক্যালেন্ডার ইনভাইটটি যুক্ত করুন। প্রতি তিন মাসে একবার, ইন্টিগ্রেশন ওনার, ক্লিনিক্যাল ডিরেক্টর এবং কমপ্লায়েন্স অফিসার পর্যালোচনা করেন:

• বর্তমান ডেটা ম্যাপ এবং গতবারের পর থেকে এতে যুক্ত হওয়া যেকোনো নতুন তথ্য।
• HubSpot অ্যাক্সেস পরিবর্তন, যেকোনো নতুন রোল বা অনুমতি পরিবর্তন।
• মার্কেটিং টিমের ইনস্টল করা যেকোনো নতুন HubSpot অ্যাড-অন, কারণ এগুলোর শেয়ার করা ডেটাতে অ্যাক্সেস থাকে।
• কোনো ক্লিনিক্যাল বিষয়বস্তু ভুলবশত সীমা অতিক্রম করেনি, তা নিশ্চিত করার জন্য শেয়ার করা রেকর্ডের একটি নমুনা।

প্রতি তিন মাসে একবার কুড়ি মিনিট। এর বিকল্প হলো নিয়ন্ত্রক সংস্থার সাথে আরও দীর্ঘ আলোচনা।

আপনার অনুশীলনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

‘কোনো মার্কেটিং টুল নেই’—এই ভয়টা বাস্তব, এবং যখন সবকিছু শেয়ার করাই একমাত্র উপায় হয়, তখন তা সঠিক। কিন্তু এই ভয়টা তখন আর থাকে না, যখন আপনি লিখিতভাবে এবং প্রতি তিন মাস অন্তর পর্যালোচনার মাধ্যমে ঠিক করে নিতে পারেন যে, মার্কেটিং বিভাগ ক্লায়েন্টের কোন কোন তথ্য দেখবে এবং কোন ক্লিনিক্যাল রেকর্ডগুলো কখনোই হাতবদল হবে না। আপনার থেরাপিস্টরা তাদের নিজেদের তথ্য নিজেদের কাছেই রাখতে পারেন। আপনার মার্কেটিং টিম এমন একটি তালিকা পায় যা তারা দায়িত্বের সাথে ব্যবহার করতে পারে। আপনার কমপ্লায়েন্স অফিসার স্বাক্ষর করার জন্য একটি সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্ট কিছু পান।

CRMConnect Cliniko to HubSpot-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.