মাইন্ডবডি ও জুম: ভার্চুয়াল ক্লাসের উপস্থিতি যা নিজে থেকেই ট্র্যাক হয়

হাইব্রিড অ্যাটেনডেন্স ট্র্যাকিং ব্রেক কেন

একটি হাইব্রিড পিলাটিস স্টুডিও এমন ক্লাস পরিচালনা করে যেখানে স্টুডিওতে উপস্থিত ক্লায়েন্টদের সাথে জুমে অংশগ্রহণকারীরাও থাকেন। প্রশিক্ষক মাইন্ডবডি আইপ্যাডে স্টুডিওতে উপস্থিত ক্লায়েন্টদের চেক-ইন করান। জুমে অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ে যোগ দেন, ক্লাস করেন এবং চলে যান, এবং মাইন্ডবডিতে কেউ তাদের উপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত করে না। এর ফলে: উপস্থিতির রিপোর্ট ভুল আসে, প্যাক ভিজিট গণনা করা হয় না, এবং একজন ক্লায়েন্ট যিনি চারটি ভার্চুয়াল ক্লাস করেছিলেন, এক মাস পরেও তার প্যাকে দশটি ভিজিটই দেখানো হয়।

মালিক সাধারণত মাসের শেষে জানতে পারেন, তারপর মাইন্ডবডি বুকিংয়ের সাথে জুম লগ মিলিয়ে কয়েক ডজন উপস্থিতির রেকর্ড পূরণ করতে হয়। এটি ঘণ্টার পর ঘণ্টা ধরে করা একঘেয়ে কাজ, এবং এর ফলে যে রাজস্ব তার এতক্ষণে আদায় হয়ে যাওয়ার কথা ছিল, তা সপ্তাহের পর সপ্তাহ ধরে অআদায় হয়ে পড়ে থাকে।

এই ব্যবধান আপনার মার্কেটিংকেও ক্ষতিগ্রস্ত করে। একজন ক্লায়েন্ট যিনি চারটি ভার্চুয়াল ক্লাসে অংশ নিয়েছেন কিন্তু রেকর্ডে শূন্যবার উপস্থিত হিসেবে দেখানো হয়েছে, তিনি আপনার স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলোকে এমন একজন নিষ্ক্রিয় সদস্যের মতো দেখেন যিনি সদস্যপদ ত্যাগ করতে চলেছেন। ফলে আপনার সিস্টেম এমন একজনকে ফিরিয়ে আনার জন্য একটি ক্যাম্পেইন চালু করে, যিনি পুরো সময় ধরে বিশ্বস্তভাবে উপস্থিত থেকেছেন। এতে তিনি বিভ্রান্ত হন, এবং যেসব সদস্য অপ্রাসঙ্গিক ইমেল পান, তারা সেগুলোকে উপেক্ষা করতে শেখেন।

উপস্থিতির ব্যবধানের প্রকৃত খরচ কত

এর সুস্পষ্ট ক্ষতি হলো রাজস্বের অপচয়। প্রতিটি ভার্চুয়াল ক্লাস, যার জন্য কোনো প্যাক থেকে অর্থ কমে না, সেটি ক্লায়েন্ট কার্যত বিনামূল্যে করে থাকে, এবং এক মাসব্যাপী হাইব্রিড ক্লাসগুলো মিলে তা প্রকৃত অর্থে অর্থে পরিণত হয়।

এর একটি কম স্পষ্ট ক্ষতি হলো উভয় পক্ষের বিশ্বাসের সংকট। আপনার রিপোর্টগুলো বাস্তবতাকে আর প্রতিফলিত করে না, ফলে কোন ক্লাসগুলো সময়সূচিতে রাখা হবে সে বিষয়ে আপনি আত্মবিশ্বাসী সিদ্ধান্ত নিতে পারেন না। আর আপনার সদস্যরাও খেয়াল করেন যখন তাদের অবশিষ্ট পরিদর্শনের সংখ্যা তাদের মনে থাকা তথ্যের সাথে মেলে না, যা একটি সাধারণ ফ্রন্ট-ডেস্ক যাচাইকে একটি অস্বস্তিকর দর কষাকষিতে পরিণত করে। উপস্থিতির ত্রুটিপূর্ণ তথ্য কোনো পরিচ্ছন্নতার সমস্যা নয়। এটি একটি রাজস্ব সমস্যা এবং একটি সম্পর্কগত সমস্যা।

রোল কল নিজে থেকেই চলতে শুরু করলে এটি কীভাবে কাজ করে

ZoomConnect বুক করা প্রতিটি ক্লায়েন্টকে তাদের নির্দিষ্ট Mindbody বুকিংয়ের সাথে যুক্ত একটি অনন্য জয়েন লিঙ্ক দেয়। যখন কোনো ক্লায়েন্ট ক্লাসে যোগ দেন, সিস্টেমটি ঠিক বুঝতে পারে যে তিনি কে, কারণ লিঙ্কটি তাকে শনাক্ত করে। ক্লাস শেষে, ZoomConnect স্বয়ংক্রিয়ভাবে Mindbody-তে সেই ক্লায়েন্টকে উপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত করে এবং তার প্যাকের কাউন্টডাউন শুরু করে। প্রশিক্ষকের কোনো প্রচেষ্টা ছাড়াই, প্রতিটি ক্লাসে এই প্রক্রিয়াটি নিজে থেকেই সম্পন্ন হয়।

যেহেতু প্রতিটি লিঙ্ক একজন ব্যক্তির মালিকানাধীন, তাই এই সিস্টেমটি একজন গ্রাহককে তার লিঙ্কটি অন্য কোনো বন্ধুকে দেওয়া থেকেও বিরত রাখে। লিঙ্কটি একবারে একটি ডিভাইসেই কাজ করে। যদি তিনি তার ফোন থেকে যোগ দেন এবং অন্য কেউ ল্যাপটপে একই লিঙ্কটি ব্যবহার করার চেষ্টা করে, তবে দ্বিতীয় প্রচেষ্টাটি প্রত্যাখ্যান করা হয়। প্রশিক্ষককে তদারকি করতে না হলেও আপনার ভার্চুয়াল ক্লাসের আয় সুরক্ষিত থাকে।

দেরিতে যোগদানকারীদের বিষয়টি আপনার নির্ধারিত নিয়ম অনুযায়ী সামলানো হয়, কোনো প্রশিক্ষকের তাৎক্ষণিক বিচারবুদ্ধি দিয়ে নয়। একজন ক্লায়েন্ট যিনি ৬০ মিনিটের ক্লাসে ১২ মিনিট পর যোগ দেন, তাকেও সম্ভবত উপস্থিত হিসেবেই গণ্য করা হবে। কিন্তু যিনি একেবারে শেষ ৫ মিনিটে যোগ দেন, তাকে সম্ভবত উপস্থিত হিসেবে গণ্য করা উচিত নয়। আপনি প্রতিটি ক্লাসের ধরনের জন্য এই সীমাটি একবার নির্ধারণ করে দেবেন এবং এটি প্রতিটি ক্লাসের ক্ষেত্রে একইভাবে প্রযোজ্য হবে।

বাতিলকরণের বিষয়টিও সামলানো হয়। যদি কোনো ক্লায়েন্ট ক্লাসের ঠিক আগে বাতিল করে, তাহলে তার লিঙ্কটি কাজ করা বন্ধ করে দেয় এবং অপেক্ষমাণ তালিকার অন্য কোনো ক্লায়েন্টকে তার নিজের লিঙ্ক দিয়ে অগ্রাধিকার দেওয়া হয়। এরপর রোল কলের মাধ্যমে মেলানো হয় কারা আসলে উপস্থিত ছিল, কে প্রথমে বুক করেছিল তার সাথে নয়, যা হিসাব মেলানোর ক্ষেত্রে বেশিরভাগ জটিলতার মূল কারণ।

এটি সেট আপ করা

সেটআপটি সংক্ষিপ্ত:

1. ZoomConnect-এ ইউনিক-লিঙ্ক ফিচারটি চালু করুন। ডিফল্টরূপে প্রতিটি লিঙ্ক একটি ডিভাইসে কাজ করে।
2. যথারীতি একটি হাইব্রিড ক্লাস পরিচালনা করুন। স্টুডিওতে উপস্থিত ক্লায়েন্টরা আইপ্যাডে চেক ইন করবেন। ভার্চুয়াল ক্লায়েন্টরা তাদের রিমাইন্ডার ইমেইলে থাকা লিঙ্কে ক্লিক করবেন।
3. ক্লাসের পরে, ZoomConnect Mindbody-তে প্রত্যেক ভার্চুয়াল অংশগ্রহণকারীকে উপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত করে এবং তাদের প্যাকগুলো গণনা করে।
4. প্রতিটি ক্লাসের ধরন অনুযায়ী উপস্থিতির সীমা নির্ধারণ করুন। ডিফল্ট অনুযায়ী, কোনো ক্লায়েন্ট প্রথম ২০ মিনিটের মধ্যে যোগদান করলে এবং কমপক্ষে ১৫ মিনিট থাকলে তাকে উপস্থিত বলে গণ্য করা হয়। ৩০-মিনিটের এক্সপ্রেস ক্লাসের জন্য আরও কঠোর নিয়ম এবং ৯০-মিনিটের ওয়ার্কশপের জন্য আরও শিথিল নিয়ম প্রয়োজন হতে পারে।
5. আপনার রাখা হস্তলিখিত নথিপত্রের সাথে প্রথম সপ্তাহের প্রতিবেদনগুলো পর্যালোচনা করুন এবং প্রয়োজনে সীমাটি সমন্বয় করুন।

এরপর, মাস শেষের প্রতিবেদনটি বাস্তবতার সাথে মিলে যায়, কারণ এটি শুরু থেকেই মিলে আসছে।

বাস্তব জগতের কয়েকটি ঘটনা

সংযোগ বিচ্ছিন্ন হলে: কোনো গ্রাহকের ওয়াইফাই সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে গেলে তিনি তার ফোন থেকে পুনরায় যোগ দেন। সিস্টেমটি তাকে একই ব্যক্তি হিসেবে শনাক্ত করে এবং তার উপস্থিতি না হারিয়ে বা দ্বিগুণ গণনা না করে তাকে একবারই গণনা করে।

একই পরিবারের সদস্যদের একসাথে দেখা: যদি দুজন ব্যক্তি একটি অর্থপ্রদত্ত বুকিং থেকে দেখেন, তবে উপস্থিতির তথ্য অর্থ প্রদানকারী গ্রাহকের কাছে জমা হবে। আপনি যদি সামান্য অতিরিক্ত ফি-এর বিনিময়ে একই পরিবারের সদস্যদের একসাথে দেখার অনুমতি দিতে চান, তবে সেই ব্যবস্থাটি কনফিগার করা যেতে পারে।

বিলম্বিত বাতিলকরণ: আপনার বাতিল-না-করার সময়সীমার মধ্যে করা কোনো বাতিলকরণকে বিলম্বিত বাতিল হিসেবে নথিভুক্ত করা হয়, অনুপস্থিতি বা উপস্থিতি হিসেবে নয়, ফলে আপনার প্রতিবেদন এবং বিলম্বিত বাতিলের জন্য প্রযোজ্য যেকোনো ফি সঠিক থাকে।

সংখ্যাগুলো কেমন হতে পারে

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ বিবেচনা করুন: একটি কাল্পনিক হাইব্রিড পিলাটিস স্টুডিও, যেখানে সপ্তাহে ২২টি মিশ্র ক্লাস চলে এবং প্রায় ৪০ শতাংশ অংশগ্রহণকারী ভার্চুয়ালি উপস্থিত থাকেন।

• ভার্চুয়াল উপস্থিতি প্রায় ৭৮ শতাংশ থেকে বেড়ে প্রায় ৯৯ শতাংশে পৌঁছেছে।
• প্যাক থেকে পুনরুদ্ধারকৃত রাজস্ব, অর্থাৎ যে ভিজিটগুলোতে অংশগ্রহণ করা হয়েছিল কিন্তু গণনা করা হয়নি, তার পরিমাণ প্রথম মাসে প্রায় ১,৪০০ ডলার, এবং এরপর থেকে এই রাজস্বের কোনো ক্ষতি হয় না।
• মাসিক হাজিরা মেলানোর কাজে মালিকের সময় শূন্যে নেমে আসে।

সদস্যদের অভিজ্ঞতার একটি উল্লেখযোগ্য উন্নতি রয়েছে। সদস্যরা বিশ্বাস করেন যে তাদের পরিদর্শনের সংখ্যা সঠিকভাবে গণনা করা হচ্ছে, কারণ স্টুডিওর রেকর্ড তাদের স্মৃতির সাথে মিলে যায়। “আমার আর কতগুলো পরিদর্শনের সুযোগ বাকি আছে”—এই আলোচনাটি দর কষাকষি না হয়ে একটি সাধারণ নিশ্চিতকরণে পরিণত হয়। এই সংখ্যাগুলো দৃষ্টান্তমূলক, কোনো প্রকৃত গ্রাহকের ফলাফল নয়।

আপনার মুনাফার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

• যেসব প্যাকের দাম কখনো কমে না, সেগুলো থেকে হওয়া রাজস্বের ঘাটতি ততক্ষণ পর্যন্ত অদৃশ্য থাকে যতক্ষণ না আপনি খুঁজে দেখেন। বেশিরভাগ হাইব্রিড স্টুডিওরই রাজস্বের ঘাটতি হচ্ছে এবং তারা জানে না এর পরিমাণ ঠিক কত।
• প্রতি লিঙ্কে একটি ডিভাইস ব্যবহারের বিষয়টি সদস্যদের শাস্তি দেওয়ার জন্য নয়। আপনার ভার্চুয়াল ক্লাসগুলো থেকে যে রাজস্ব আসার কথা, তা সুরক্ষিত রাখার জন্য এটি একটি ন্যূনতম মানদণ্ড।
• সঠিক উপস্থিতি তথ্য সঠিক বিপণনে সহায়তা করে। যখন আপনার রেকর্ড বাস্তবতাকে প্রতিফলিত করে, তখন আপনার সদস্যদের ফিরিয়ে আনার ইমেলগুলো সঠিক মানুষের কাছে পৌঁছায় এবং আপনার সদস্যরা আপনার বার্তার ওপর আস্থা রাখে।

চেষ্টা করে দেখুন

আপনার হাইব্রিড ক্লাসগুলোর ক্ষেত্রে এটি কীভাবে কাজ করে তা জানতে আগ্রহী? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.