ক্লিনিকো এবং হাবস্পট: একটি বহু-বিভাগীয় ক্লিনিকের জন্য চিকিৎসক এবং অবস্থান প্রতিবেদন

যখন একটি ক্লিনিকে বিভিন্ন শাখায় এক ডজনেরও বেশি চিকিৎসক থাকেন, তখন “কে ভালো কাজ করছে” এই প্রশ্নের উত্তর আর আন্দাজ করা যায় না। এই একই প্রশ্ন প্রতি সপ্তাহে প্র্যাকটিস ম্যানেজার, প্রতি মাসে সিওও এবং প্রতি ত্রৈমাসিকে বোর্ড করে থাকে, এবং এর উত্তরের জন্য প্রতিবার একটি নতুন স্প্রেডশিট তৈরি করার প্রয়োজন হওয়া উচিত নয়।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক: হারবারভিউ অ্যালাইড হেলথ কালেক্টিভ, একটি কাল্পনিক ৪-শাখার প্রতিষ্ঠান যেখানে ফিজিওথেরাপি, অকুপেশনাল থেরাপি, ডায়েটেটিক্স এবং এক্সারসাইজ ফিজিওলজি বিভাগে ২২ জন চিকিৎসক রয়েছেন। এখানকার প্র্যাকটিস ম্যানেজার বিভিন্ন বিভাগের সাধারণ প্রশ্নের সহজে উত্তর দিতে পারেন না। ফিজিওথেরাপি বিভাগ মাসে কতজন অভিন্ন রোগীকে ডায়েটেটিক্স বিভাগে পাঠায়? কোন চিকিৎসকের পুনরায় বুকিং করার হার সবচেয়ে বেশি? কোন শাখার ক্যালেন্ডার নেটওয়ার্কের গড়কে নিচে নামিয়ে দিচ্ছে? প্রতিটি প্রশ্নের জন্য নতুন করে ডেটা এক্সপোর্ট, নতুন করে পিভট এবং হাতে ধরে নতুন করে রোগী মেলানোর প্রয়োজন হয়।

একটি বহু-বিভাগীয় ক্লিনিকের আসলে যে প্রশ্নগুলোর উত্তর প্রয়োজন

২২ জন চিকিৎসক নিয়ে গঠিত একটি ক্লিনিক একটি একক প্রতিষ্ঠান হিসেবে নয়, বরং একটি ছোট নেটওয়ার্কের মতো পরিচালিত হয়। নেতৃত্বের নিম্নলিখিত বিষয়গুলোর উত্তর প্রয়োজন:

• কোন অনুশীলনকারীরা তাদের পূর্ণ সক্ষমতায় কাজ করছেন, এবং কারা তার চেয়ে অনেক কম কাজ করছেন?
• কোন কোন বিভাগের জুটি থেকে সবচেয়ে বেশি অভ্যন্তরীণ রেফারেল আসে (ফিজিও থেকে ডায়েটেটিক্স, ওটি থেকে এক্সারসাইজ ফিজিওলজি)?
• কোন স্থানটি প্রতি নতুন রোগীর জন্য সর্বাধিক আজীবন মূল্য অর্জন করে এবং কেন?
• কোন চিকিৎসক প্রাথমিক মূল্যায়নকে একটি চলমান পরিচর্যা পরিকল্পনায় পরিণত করতে সবচেয়ে পারদর্শী?

এগুলোর কোনোটিই একটি সাধারণ স্প্রেডশিটে সংরক্ষিত থাকে না। প্রতিটি রোগী, অ্যাপয়েন্টমেন্ট, চিকিৎসক, অবস্থান এবং চিকিৎসা পরিকল্পনা সংযুক্ত থাকা প্রয়োজন, যাতে আপনি সংখ্যাগুলোকে স্বাধীনভাবে বিশ্লেষণ করতে পারেন।

ম্যানুয়াল রিপোর্টিং প্রক্রিয়ায় আপনার যা খরচ হয়

ক্লিনিকোর অন্তর্নির্মিত রিপোর্টগুলো মৌলিক বিষয়গুলোর উত্তর দেয়, যেমন—প্রতি প্র্যাকটিশনারের আয়, প্রতিদিনের অ্যাপয়েন্টমেন্ট, কিন্তু বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে সমন্বয় সাধনের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যগুলো এতে সংযুক্ত করা যায় না। একটি পুরনো এক্সপোর্টের উপর ভিত্তি করে তৈরি রিপোর্টিং টুল রোগী-থেকে-রোগী রেফারেলের সংযোগ হারিয়ে ফেলে এবং এটিকে সচল রাখতে একজন অ্যানালিস্টের প্রয়োজন হয়। একটি পেস্ট করা স্প্রেডশিট ৬ জন প্র্যাকটিশনারের জন্য ঠিকঠাক কাজ করলেও ২২ জনের ক্ষেত্রে তা অসম্ভব। ফলে প্র্যাকটিস ম্যানেজারকে হাতে লিখে রিপোর্টগুলো পুনর্নির্মাণ করতে হয়, সিওও উত্তরের জন্য দিনের পর দিন অপেক্ষা করেন এবং অসম্পূর্ণ তথ্যের উপর ভিত্তি করে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টিং কীভাবে কাজ করে

যখন CRMConnect, Cliniko-কে HubSpot-এর সাথে সংযুক্ত করে, তখন আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট, রোগী, ইনভয়েস, প্র্যাকটিশনার, লোকেশন এবং কেয়ার প্ল্যান—এই সবকিছুই রিপোর্টিংয়ের মূল উপাদান হয়ে ওঠে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে হালনাগাদ থাকে এবং এদের মধ্যকার সম্পর্কও অক্ষুণ্ণ থাকে। প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের সাথেই তার প্র্যাকটিশনার এবং লোকেশন আগে থেকেই যুক্ত থাকে, তাই আপনি কোনো অতিরিক্ত কাজ ছাড়াই যেকোনো রিপোর্টকে এগুলোর যেকোনো একটির ভিত্তিতে ভাগ করে দেখতে পারেন। আর যেহেতু রোগীর রেকর্ডগুলো নেটওয়ার্ক জুড়ে সংযুক্ত থাকে, তাই একজন রোগী বিভিন্ন বিভাগের একাধিক প্র্যাকটিশনারের কাছে গেলেও রেফারেলের ধারাবাহিকতা বজায় থাকে।

এই হলো সেই প্রতিবেদন যা আপনি দাঁড় করাতে পারেন:

অনুশীলনকারীর কর্মক্ষমতা। প্রতিটি চিকিৎসকের জন্য: গত ৩০ দিনে উপস্থিত হওয়া অ্যাপয়েন্টমেন্ট, অনুপস্থিতির হার, পুনঃবুকিংয়ের হার (উপস্থিত অ্যাপয়েন্টমেন্টের যে অংশ ২৮ দিনের মধ্যে অন্য বুকিংয়ে পরিণত হয়), এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের গড় মূল্য।

অবস্থানগত কর্মক্ষমতা। প্রতিটি অবস্থানের জন্য: উপলব্ধ চিকিৎসকের কর্মঘণ্টার তুলনায় ক্যালেন্ডার কতটা পূর্ণ থাকে, উক্ত সময়ে অর্জিত নতুন রোগী এবং সেই অবস্থানে রোগীদের গড় আজীবন মূল্য।

অভ্যন্তরীণ রেফারেল। যেসব রোগীর একাধিক বিভাগে অ্যাপয়েন্টমেন্ট রয়েছে, তাদের শনাক্ত করুন এবং রেফারেলটি কোথা থেকে এসেছে ও কোথায় গেছে, সেই অনুযায়ী গ্রুপ করুন। এই রিপোর্টটিই আপনাকে বলে দেবে যে আপনার বহু-বিভাগীয় মডেলটি সত্যিই বহু-বিভাগীয়, নাকি এটি কেবল একই ছাদের নিচে থাকা কয়েকটি একক চেম্বার।

অবস্থান অনুসারে সীমিত প্রবেশাধিকার। প্রতিটি ক্লিনিক ম্যানেজার শুধুমাত্র তাদের নিজস্ব রোগী ও কার্যক্রম দেখেন, অপরদিকে সিওও পুরো নেটওয়ার্কটি দেখেন। প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্টে উল্লিখিত অবস্থানই এই বিভাজনটিকে সুস্পষ্ট ও কার্যকর করে তোলে।

আপনি সাধারণত যা আবিষ্কার করেন

হারবারভিউ-এর মতো প্রোফাইলের একটি ক্লিনিক সাধারণত প্রথম মাসের মধ্যেই দেখতে পায় যে, দুই বা তিনজন প্র্যাকটিশনার ৯৫ শতাংশ সক্ষমতায় কাজ করছেন, যেখানে অন্য দুজন ৫৫ শতাংশের নিচে রয়েছেন; ফিজিও থেকে ডায়েটেটিক্সে আসা সমস্ত অভ্যন্তরীণ রেফারেলের ৮০ শতাংশই একটি শাখা থেকে আসে, যেখানে অন্য তিনটি শাখায় এই হার প্রায় শূন্যের কাছাকাছি; এবং সবচেয়ে বেশি মার্কেটিং খরচ করা শাখাটি সর্বোচ্চ লাইফটাইম-ভ্যালুর শাখা নয়। এর প্রত্যেকটিই এমন সিদ্ধান্ত যা নেওয়ার অপেক্ষায় রয়েছে। রিপোর্টগুলো নিজে থেকেই হালনাগাদ থাকে, অপারেশনস ডিরেক্টরকে আর “স্প্রেডশিট” চাইতে হয় না, এবং ত্রৈমাসিক বোর্ড রিপোর্টিং-এর জন্য দুই দিনের পরিবর্তে ২০ মিনিট সময় লাগে।

অনুশীলনকারীদের রিপোর্টিং ন্যায্যভাবে কীভাবে ব্যবহার করবেন

চিকিৎসকের সংখ্যা একটি ব্যবস্থাপনার হাতিয়ার, কোনো প্রকাশ্য স্কোরবোর্ড নয়। দুটি সতর্কতা উল্লেখ করা প্রয়োজন:

• অ্যাপয়েন্টমেন্টের সংখ্যাকে স্টাফ চ্যাটে পোস্ট করা একটি লিডারবোর্ডে পরিণত করবেন না। বিভিন্ন বিভাগের অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়কাল এবং কেসের জটিলতা ভিন্ন ভিন্ন হয়ে থাকে। একটি ৭৫-মিনিটের পেলভিক ফিজিও অ্যাসেসমেন্ট এবং একটি ২০-মিনিটের ফলো-আপ একই কাজের একক নয়।
• ম্যানেজমেন্ট ড্যাশবোর্ডে ক্লিনিক্যাল বিবরণ (কেস নোট, রোগ নির্ণয়, চিকিৎসার নির্দিষ্ট বিবরণ) অন্তর্ভুক্ত করবেন না। সেশন সীমা এবং মাইলস্টোনের মতো কেয়ার-প্ল্যানের কাঠামো কার্যকর এবং তা রিপোর্ট করা যেতে পারে। ক্লিনিক্যাল বিবরণ ক্লিনিকোতেই থাকবে।

আপনার ক্লিনিকের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

যখন আপনার অধীনে এক ডজনের বেশি চিকিৎসক থাকেন, তখন শুধু অনুমান যথেষ্ট হয় না এবং হাতে লেখা রিপোর্টও যথেষ্ট দ্রুত হয় না। লাইভ প্র্যাকটিশনার, অবস্থান এবং অভ্যন্তরীণ রেফারেল রিপোর্টিং ‘কে ভালো কাজ করছে’—এই প্রশ্নটিকে এমন একটি প্রশ্নে পরিণত করে, যার উত্তর আপনি প্রতিবার জিজ্ঞাসা করা মাত্রই বাস্তব সংখ্যার ভিত্তিতে কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে দিতে পারেন। বিশেষ করে অভ্যন্তরীণ রেফারেল রিপোর্টটি এমন একটি রিপোর্ট যা বেশিরভাগ বহু-বিভাগীয় ক্লিনিক কখনোই তৈরি করে না, অথচ এটিই আপনাকে বলে দেয় যে আপনার মডেলটি আসলেই কাজ করছে কি না।

CRMConnect Cliniko to HubSpot-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.