ক্লিনিকো এবং হাবস্পট: প্রমাণ করুন কোন বিজ্ঞাপনগুলো আসলে চিকিৎসা কক্ষ পূর্ণ করে।

আপনার মার্কেটিং টিম প্রমাণ করতে পারে কোন বিজ্ঞাপনের কারণে ফর্মটি পূরণ হয়েছে। কিন্তু তারা প্রমাণ করতে পারবে না কোন বিজ্ঞাপনের কারণে প্রাথমিক মূল্যায়নের জন্য বুকিং করা হয়েছে। এই দুটি সম্পূর্ণ ভিন্ন জিনিস, এবং এর মধ্যে কেবল একটি দিয়েই বাড়ির ভাড়া মেটানো যায়।

এই ফাঁকটাই ফিজিওথেরাপির ক্ষেত্রে নীরবে লক্ষাধিক টাকার বিজ্ঞাপন বাজেট নষ্ট করে দেয়। একটি ক্যাম্পেইন থেকে মাসে ৮০টি ফর্ম পূরণ হলে সেটিকে সফল বলে মনে হয়, যতক্ষণ না আপনি আবিষ্কার করেন যে, সেই ৮০ জনের মধ্যে ৬০ জনই কেবল দেখছিল, এবং প্রকৃতপক্ষে বুক করা অ্যাসেসমেন্টগুলোর বেশিরভাগই এসেছে অন্য একটি বিজ্ঞাপন থেকে, যেখান থেকে অর্ধেক ফর্ম পূরণ হয়েছিল।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক। লেকশোর ফিজিও অ্যান্ড স্পোর্টস রিকভারি হলো তিনটি শাখাবিশিষ্ট একটি কাল্পনিক প্রতিষ্ঠান, যেখানে ১৪ জন চিকিৎসক এবং প্রায় ৯,০০০ সক্রিয় রোগী রয়েছে। তারা কোমর ব্যথা এবং অস্ত্রোপচার-পরবর্তী পুনর্বাসনের জন্য পেইড সোশ্যাল মিডিয়ায় প্রচুর অর্থ ব্যয় করছিল। হাবস্পট তাদের প্রতিটি ফর্ম পূরণের খরচ দেখিয়েছিল। ক্লিনিকো তাদের বুক করা প্রাথমিক মূল্যায়নগুলো দেখিয়েছিল। এই দুটির মধ্যে কোনো যোগসূত্র ছিল না, তাই মার্কেটিং ডিরেক্টর তার অনুমানের ওপর ভিত্তি করে আগামী মাসের ব্যয় বরাদ্দ করলেন।

ফর্ম পূরণের শেষ সীমা কেন ভুল

বেশিরভাগ মার্কেটিং টুল ফর্ম পূরণ করার মুহূর্তটিকে একটি ক্যাম্পেইনের সফলতার মুহূর্ত হিসেবে গণ্য করে। পণ্যটি ডিজিটাল হলে এই ধারণাটি যৌক্তিক। কিন্তু একটি ফিজিও ক্লিনিকে, আসল গুরুত্বপূর্ণ মুহূর্তটি হলো রোগীর প্রাথমিক মূল্যায়নের জন্য উপস্থিত হওয়া, যা প্রায়শই ফর্ম পূরণ করার ৯ থেকে ১৪ দিন পরে ঘটে থাকে। অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করা, তাতে উপস্থিত হওয়া এবং বিল পরিশোধ করতে করতে, যে ক্যাম্পেইনের মাধ্যমে রোগী এসেছিলেন, তা আপনার মার্কেটিং সিস্টেম ভুলেই যায়।

একটি ব্যস্ত ক্লিনিকে প্রচলিত সব বিকল্প ব্যবস্থা ব্যর্থ হয়। প্রত্যেক রোগী কোথা থেকে এসেছেন তা ট্যাগ করার কাজটি মঙ্গলবারে করা হয় এবং বুধবারেই ভুলে যাওয়া হয়। ক্লিনিকো থেকে হাবস্পটে সাপ্তাহিক স্প্রেডশিট এক্সপোর্ট করার ফলে রোগীর ডুপ্লিকেট রেকর্ড তৈরি হয় এবং এটি এক সপ্তাহ পিছিয়ে থাকে। “আপনি আমাদের সম্পর্কে কীভাবে জেনেছেন” এই ফিল্ডটি, যা চিকিৎসকদের পূরণ করার কথা, তা বেশিরভাগ সময়ই “অন্যান্য” হয়ে যায়। ক্লিনিকের বাস্তব কর্মব্যস্ততার মধ্যে এগুলোর কোনোটিই টিকে থাকতে পারে না।

ক্লিনিকো এবং হাবস্পট একযোগে কাজ করলে এটি কীভাবে কাজ করে

ক্লিনিকো এবং হাবস্পটের জন্য CRMConnect সমস্যাটির মূল থেকেই সমাধান করে: এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে দুটি সিস্টেমের মধ্যে রোগীর রেকর্ড, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইনভয়েস সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখে, ফলে যে ক্যাম্পেইনটি মূলত একজন রোগীকে নিয়ে আসে, সেটি বিলকৃত রাজস্ব পর্যন্ত সেই রোগীর সাথে সংযুক্ত থাকে।

দৈনন্দিন জীবনে বিষয়টি দেখতে এইরকম:

• যেসব রোগী মার্কেটিং ফর্মের মাধ্যমে এসেছিলেন, তারা তাদের মূল ক্যাম্পেইনটি মাসের পর মাস পরেও নিজেদের রেকর্ডের সাথে সংযুক্ত রাখেন।
• প্রতিটি ক্লিনিকো অ্যাপয়েন্টমেন্ট হাবস্পটে একটি স্বতন্ত্র রেকর্ড হিসেবে প্রদর্শিত হয়, যেখানে রোগী, চিকিৎসক, অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরন, ক্লিনিকের অবস্থান এবং এর অবস্থা (বুক করা হয়েছে, পৌঁছেছেন, অনুপস্থিত, বাতিল) উল্লেখ থাকে। যখন $180-এ একটি প্রাথমিক মূল্যায়ন বুক করা হয়, তখন সেই মূল্যটিও এর সাথে যুক্ত থাকে এবং রোগী পৌঁছানোর পর তা স্বীকৃত আয়ে রূপান্তরিত হয়।
• যখন আপনার ফ্রন্ট ডেস্ক ক্লিনিকো-তে ডুপ্লিকেট রোগীদের একত্রিত করে বা যোগাযোগের বিবরণ আপডেট করে, তখন সেই সম্পাদনাগুলি নির্বিঘ্নে সম্পন্ন হয়, এবং মূল ক্যাম্পেইনের ডেটা এমন কোনো রেকর্ডে আটকে থাকে না যা কেউ দেখে না।

এর মাধ্যমে, আপনার মার্কেটিং টিম অবশেষে সেই গুরুত্বপূর্ণ রিপোর্টটি তৈরি করতে পারবে: প্রতিটি ক্যাম্পেইনের জন্য, কতগুলো প্রাথমিক অ্যাসেসমেন্ট বুক করা হয়েছিল, প্রকৃতপক্ষে কতজন রোগী এসেছিলেন এবং তার থেকে কী পরিমাণ রাজস্ব আয় হয়েছে। আরও বিশদ তথ্যের জন্য, একই সেটআপ ক্লিনিকোর ইনভয়েসগুলোকেও হাবস্পটে নিয়ে আসে, ফলে আপনি ডিসকাউন্ট ও অ্যাডজাস্টমেন্ট বাদ দিয়ে, বুক করা রাজস্বের সাথে প্রকৃতপক্ষে বিল করা রাজস্বের তুলনা করতে পারবেন।

সংখ্যাগুলো সাধারণত দেখতে কেমন হয়

উপরের দৃষ্টান্তমূলক পরিসংখ্যানগুলো নিয়ে কাজ করতে গিয়ে লেকশোর সাধারণত প্রথম ৬০ দিনের মধ্যেই দেখতে পেত যে, কোমর ব্যথা বিষয়ক ইনস্টাগ্রামের যে বিজ্ঞাপনটিকে তারা সেরা পারফর্মার বলে মনে করত, সেটি আসলে প্রতিটি মূল্যায়নের খরচের হিসাবে তৃতীয় স্থানে ছিল, এবং তুলনামূলকভাবে কম সক্রিয় একটি ফেসবুক রিমার্কেটিং অডিয়েন্স তার প্রায় ৬০ শতাংশ খরচে প্রাথমিক মূল্যায়ন এনে দিচ্ছিল।

শুধুমাত্র সেই সংকেতটির উপর ব্যয় পুনর্বন্টন করলে, এক ত্রৈমাসিকের মধ্যেই প্রতিটি বুক করা প্রাথমিক মূল্যায়নের সম্মিলিত খরচ ১৪০ থেকে ১৬০ ডলারের পরিসর থেকে কমে ৯০ থেকে ১১০ ডলারের পরিসরে নেমে আসে। এর কোনোটির জন্যই একটি বড় বিজ্ঞাপন বাজেটের প্রয়োজন হয় না। এর জন্য শুধু সেই বিজ্ঞাপনগুলোর দিকেই বাজেটকে নিবদ্ধ রাখতে হয়, যা ট্রিটমেন্ট রুমকে পরিপূর্ণ করে তোলে।

আপনার অনুশীলনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

আপনার মার্কেটিংয়ের আসল ফলাফল হিসেবে ফর্ম পূরণকে নয়, বরং বুক করা ও উপস্থিত হওয়া অ্যাপয়েন্টমেন্টকেই বিবেচনা করুন। যখন আপনার শিডিউল, রোগীর রেকর্ড এবং ইনভয়েসগুলো আপনার মার্কেটিং সিস্টেমের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাল মিলিয়ে চলে, তখন আপনি স্পষ্টভাবে দেখতে পারবেন কোন ক্যাম্পেইনগুলো অর্থ প্রদানকারী রোগী তৈরি করে এবং কোনগুলো শুধু ক্লিক এনে দেয়।

ফর্ম পূরণ গণনা থেকে প্রাপ্ত মূল্যায়ন গণনায় এই একটিমাত্র পরিবর্তন সাধারণত বিজ্ঞাপনের যেকোনো পরিবর্তনের চেয়েও বেশি মূল্যবান, কারণ এটি আপনাকে বলে দেয় কোথায় অর্থ অপচয় বন্ধ করতে হবে।

CRMConnect Cliniko to HubSpot-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.