ক্লিনিকো এবং হাবস্পট: একটি নির্ভরযোগ্য রাজস্ব পূর্বাভাস যা একটি স্পোর্টস মেডিসিন ক্লিনিক বিশ্বাস করতে পারে

প্রতিটি ক্রমবর্ধমান ক্লিনিকে এমন একটি মুহূর্ত আসে যখন সোমবার সকালের পূর্বাভাসের স্প্রেডশিটটি আর সহায়ক থাকে না, বরং একটি দায় হয়ে দাঁড়ায়। মালিক বা অর্থ বিভাগের প্রধান সেটি হাতে লিখে নতুন করে সাজান। চিকিৎসকরা এর তথ্যের সাথে তাল মেলাতে পারেন না। নেতৃত্ব ভুল সংখ্যা নিয়ে তর্ক করে, কারণ সঠিক সংখ্যাগুলো চার দিন ধরে বাসি হয়ে থাকে। সিদ্ধান্তগুলো সহজাত প্রবৃত্তির ওপর ভিত্তি করে নেওয়া হয়।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক। নর্থপয়েন্ট স্পোর্টস মেডিসিন হলো একটি কাল্পনিক, বিপুল সংখ্যক রোগী সম্পন্নকারী ক্লিনিক, যেখানে ৮ জন চিকিৎসক আছেন এবং যার বার্ষিক বিলিং প্রায় ২.৪ মিলিয়ন ডলার। বিলিংয়ের কাজটি ক্লিনিকো-তে করা হয়। পূর্বাভাস এবং ড্যাশবোর্ডগুলো হাবস্পট-এ থাকে। প্রতি সোমবার, অর্থ বিভাগের প্রধান দুটোই এক্সপোর্ট করেন, একটি স্প্রেডশিটে সেগুলোকে একত্রিত করেন, ৩০/৬০/৯০ ভিউ তৈরি করেন এবং ইমেইল করে পাঠিয়ে দেন। বুধবারের মধ্যেই সংখ্যাগুলো ভুল হয়ে যায়। শুক্রবারের মধ্যে কেউই সেগুলোকে বিশ্বাস করে না।

কেন প্রচলিত সমাধানগুলো কাজ করে না

এই পরিস্থিতিতে প্রচলিত পরামর্শ হলো, Cliniko এবং HubSpot-এর মাঝে Xero বা QuickBooks-এর মতো অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করা এবং এর উপর ভিত্তি করে একটি পূর্বাভাস তৈরি করা। এটি কর সংক্রান্ত কাজের জন্য কার্যকর। কিন্তু ব্যবসা পরিচালনার ক্ষেত্রে এটি কাজ করে না, কারণ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে ইতোমধ্যে যা চালান করা হয়েছে বা সংগ্রহ করা হয়েছে, তার হিসাব রাখা হয়, ক্যালেন্ডারে কী আছে তার নয়। রাজস্ব যখন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে জমা হয়, ততক্ষণে তা নিয়ে কিছু করার সুযোগ চলে যায়।

আরেকটি প্রচলিত পদ্ধতি হলো ক্লিনিকো ডেটা থেকে তৈরি একটি আলাদা রিপোর্টিং ড্যাশবোর্ড। এটি নেতৃত্বকে একটি সুন্দর চার্ট দেয়, কিন্তু পদক্ষেপ নেওয়ার কোনো সুযোগ রাখে না। হাবস্পট হলো সেই জায়গা যেখানে আপনার রোগীর কার্যকলাপ, মার্কেটিং এবং পাইপলাইন প্রকৃতপক্ষে থাকে। পূর্বাভাসকে দ্বিতীয় কোনো সিস্টেমে ভাগ করে দিলে এমন দুটি সংখ্যার সেট তৈরি হয়, যেগুলোকে কেউই পুরোপুরি বিশ্বাস করে না।

ক্লিনিকো এবং হাবস্পট একযোগে কাজ করলে এটি কীভাবে কাজ করে

CRMConnect Cliniko to HubSpot আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইনভয়েসকে দুটি পৃথক ধারা হিসেবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে HubSpot-এর সাথে সমন্বয় করে রাখে। অ্যাপয়েন্টমেন্ট হলো আপনার প্রধান সূচক: এটি দেখায় যে ক্যালেন্ডারে কী পরিমাণ রাজস্ব আসার কথা রয়েছে। ইনভয়েস হলো আপনার নিশ্চিত রাজস্ব: এটি দেখায় কী বিল করা হয়েছে, পরিশোধ করা হয়েছে বা অবলোপন করা হয়েছে। এই দুটিকে একত্রিত করলে আপনি একটি বাস্তব ৩০/৬০/৯০ দিনের পূর্বাভাস পাবেন, যা ক্লিনিকোতে কোনো পরিবর্তন হলেই আপডেট হয়, প্রতিবার কেউ স্প্রেডশিট খুললেই নয়।

এর ফলে আপনি যা পাবেন তা হলো:

• প্রতিটি ক্লিনিকো ইনভয়েস তার ইস্যুর তারিখ, স্ট্যাটাস, মোট পরিমাণ, ট্যাক্স, মোট মূল্য, কোনো ডিসকাউন্ট এবং রোগীর তথ্যসহ হাবস্পটে প্রদর্শিত হয়, ফলে নিশ্চিত রাজস্ব সর্বদা হালনাগাদ থাকে।
• প্রতিটি ক্লিনিকো অ্যাপয়েন্টমেন্ট তার তারিখ, চিকিৎসক, ক্লিনিকের অবস্থান, ধরন এবং প্রত্যাশিত মূল্যসহ প্রদর্শিত হয়, ফলে আপনি ক্যালেন্ডারে বুক করা রাজস্ব বাড়তে দেখতে পারেন।
• প্রতিটি রোগীর চিকিৎসা পরিকল্পনার বিবরণ, যেমন সেশনের সীমা এবং অবশিষ্ট ধারণক্ষমতাও দেখা যায়, যার ফলে পূর্বাভাসে এমন কোনো রোগীকে দুবার গণনা করা হয় না, যার বীমা পরিকল্পনার মেয়াদ শেষ হতে চলেছে।

সেখান থেকে, ৩০/৬০/৯০ দিনের পূর্বাভাসটি তিনটি জিনিসের সমষ্টিতে পরিণত হয়: নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে ইতিমধ্যে পরিশোধিত রাজস্ব, নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে চালানকৃত ও বকেয়া রাজস্ব, এবং আপনার ঐতিহাসিক আগমন-থেকে-বিলিং হার দ্বারা সমন্বয়কৃত নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে বুক করা অ্যাপয়েন্টমেন্ট। আপনি এটিকে প্র্যাকটিশনার এবং পরিষেবা বিভাগ, যেমন—প্রাথমিক মূল্যায়ন, ফলো-আপ, ট্রিটমেন্ট ব্লক, প্যাকেজ ভিজিট অনুযায়ী ভাগ করতে পারেন এবং প্রতি সপ্তাহে পূর্বাভাসের বিপরীতে এর পরিবর্তন পর্যবেক্ষণ করতে পারেন। আর যেহেতু প্রতিটি রোগীর রেকর্ডে তাদের নিয়ে আসা ক্যাম্পেইনটির তথ্য থাকে, তাই আপনি অবশেষে একটি সত্যিকারের মার্কেটিং রিটার্ন রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন: বিজ্ঞাপনের খরচ থেকে বিলকৃত রাজস্ব।

সংখ্যাগুলো সাধারণত দেখতে কেমন হয়

নর্থপয়েন্টের মতো প্রোফাইলের একটি ক্লিনিকের ক্ষেত্রে, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইনভয়েস আসা শুরু হলে পূর্বাভাসের নির্ভুলতা সাধারণত স্প্রেডশিটের বেসলাইন ৭৫ থেকে ৮০ শতাংশ থেকে বেড়ে ৯০ শতাংশের নিম্ন স্তরে পৌঁছে যায়। এই পরিসংখ্যানগুলো দৃষ্টান্তমূলক, কিন্তু এই ধারাটি বজায় থাকে।

নির্ভুলতার চেয়েও বেশি গুরুত্বপূর্ণ হলো সময়ানুবর্তিতা। পূর্বাভাসটি সপ্তাহজুড়ে আপডেট হতে থাকে, ফলে নেতৃত্ব গত সোমবারের সংখ্যা নিয়ে তর্ক করা বন্ধ করে বৃহস্পতিবার সকাল থেকেই কাজ শুরু করে দেয়। এর ফলে অর্থ বিভাগের প্রধান প্রতি সপ্তাহে চার থেকে ছয় ঘণ্টা সময় ফিরে পান, যা আগে হাতে-কলমে পুনর্গঠনের কাজে ব্যয় হতো। এবং বিপণন বিভাগের সাথে পুনরায় আলোচনায় অবশেষে ফর্ম পূরণের পরিবর্তে বিলকৃত রাজস্বকেই পরিমাপক হিসেবে ব্যবহার করা হয়।

দ্বৈত গণনা ছাড়া পুনরাবৃত্তিমূলক যত্ন প্যাকেজ

স্পোর্টস মেডিসিনে একাধিক সেশনের অনেক প্যাকেজ বিক্রি হয়: যেমন—৬টি ট্রিটমেন্ট সেশনের একটি প্যাকেজ, খেলাধুলায় ফেরার জন্য ১২-সপ্তাহের একটি প্রোগ্রাম, বা অস্ত্রোপচারের পরবর্তী পুনর্বাসনের একটি ব্লক। যেহেতু প্রতিটি রোগীর কেয়ার প্ল্যানের বিবরণ, যার মধ্যে সেশনের সীমা এবং অবশিষ্ট ধারণক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত, HubSpot-এ দেখা যায়, তাই পূর্বাভাসটি প্যাকেজের আয়কে তখনই শনাক্ত করতে পারে যখন এর বিল করা হয়, যা সাধারণত অগ্রিম হয়ে থাকে। এর ফলে, ইতোমধ্যে পরিশোধ করা হয়ে যাওয়া ভবিষ্যতের সেশনগুলোর আয়ের পূর্বাভাস দেওয়া এড়ানো যায়। কেয়ার প্ল্যানের এই স্বচ্ছতা না থাকলে, প্যাকেজের রোগীদের হিসাব প্রায়শই দুবার করা হয়—একবার বিক্রির সময় এবং আবার প্রতিটি বুক করা সেশনের সময়।

আপনার অনুশীলনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

একটি নির্ভরযোগ্য পূর্বাভাস দুটি জিনিসের সমন্বয়: প্রধান সূচক হিসেবে বুক করা অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং নিশ্চিত রাজস্ব হিসেবে ইনভয়েস, যেখানে প্রতিটি রোগীর পরিচর্যা পরিকল্পনার সক্ষমতা একটি যৌক্তিক যাচাইকারী হিসেবে কাজ করে। ড্যাশবোর্ড নিয়ে চিন্তা করার আগে এই তিনটি বিষয়ই সচল রাখুন।

স্প্রেডশিটগুলো খারাপ বলে ধীরগতির হয় না। এগুলো ধীরগতির কারণ এগুলোকে রিফ্রেশ করার জন্য একজন লোকের প্রয়োজন হয়। এই রিফ্রেশের কাজটি ইন্টিগ্রেশনের মধ্যে নিয়ে আসলে সোমবারের এই একঘেয়েমি দূর হয়ে যায়। আর মার্কেটিং বিভাগের সাথে পুনরায় আলোচনা তখনই গুরুত্ব পায়, যখন পরিমাপের একক হয় বিল করা রাজস্ব, ফর্ম পূরণ নয়।

CRMConnect Cliniko to HubSpot-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.