Des rapports trimestriels plus rapides pour les conseils d'administration des fonds de dotation grâce à DonorPerfect et Keap

L'établissement des rapports sur les bourses dotées est la tâche la plus fastidieuse de la collecte de fonds pour les bourses, et elle ne requiert quasiment aucune réflexion. Un chargé de développement consacre deux jours entiers par trimestre à extraire les totaux des dons par fonds, à les rapprocher manuellement des données d'engagement provenant d'un autre système, à mettre en forme une feuille pour chaque bourse et à envoyer les fichiers PDF par courriel aux présidents des comités. Treize semaines plus tard, il recommence tout le processus.

Votre conseil d'administration n'a pas besoin que la tâche soit ardue. Il a besoin que les chiffres soient exacts. La difficulté réside dans le fait qu'un système enregistre les dons et les fonds alloués, tandis qu'un autre système recense les documents lus, ouverts et les événements auxquels les participants ont assisté. La fusion manuelle de ces deux données chaque trimestre constitue le principal obstacle.

Le coût réel du quarter manuel

Deux jours de travail de personnel qualifié, quatre fois par an, représentent seize jours ouvrables consacrés au copier-coller. C'est du temps que votre chargé de développement ne peut pas consacrer aux appels aux donateurs, aux visites de suivi ou au travail relationnel qui contribue réellement à l'augmentation des fonds.

Ce système est également fragile. Chaque rapport est établi manuellement, ce qui représente une nouvelle occasion d'inverser un chiffre, de mal classer un don ou de reporter les données du trimestre précédent dans le rapport du trimestre en cours. Les bourses de dotation sont soumises à des restrictions légales qui doivent figurer correctement dans chaque rapport. Un rapport de gestion comportant une restriction erronée n'est pas un problème budgétaire, mais un problème de conformité, et cela peut mettre fin à une carrière.

Il y a aussi un facteur lié au calendrier. Les comités de dotation se réunissent souvent en fin de trimestre, période où les deux dernières semaines sont cruciales : un don important, une promesse de don commémorative, une visite de suivi du président du conseil d’administration. Un rapport établi à partir des données de la semaine précédente ne reflète tout simplement pas la situation actuelle du fonds.

Une meilleure façon de préparer le rapport

CRMConnect connecte DonorPerfect à Keap afin que les informations sur les fonds et l'engagement des donateurs soient regroupés dans le même dossier donateur, et mis à jour automatiquement.

Chaque don est automatiquement associé à son fonds d'affectation, ses restrictions et son objectif. Chaque bourse de dotation devient une catégorie claire et sélectionnable, au lieu d'une simple note en texte libre. L'historique des dons par donateur et par fonds est affiché juste à côté des statistiques d'engagement que Keap suit déjà : ouvertures d'e-mails, clics, participation aux événements. Grâce à cette centralisation des informations sur les donateurs, la mise à jour trimestrielle que vous effectuiez manuellement est désormais automatique.

Comment cela fonctionne pour votre équipe

Prenons l'exemple du Summit Scholars Fund, un fonds de bourses d'études universitaires illustratif qui compte 38 bourses de dotation et 5 200 donateurs issus de l'université. Voici le rapport en termes simples.

Chaque bourse dispose de sa propre vue enregistrée : tous les donateurs du fonds, le total de leurs dons, la date de leur dernier don, leur engagement le plus récent et leur dernière participation à un événement, le tout sur un seul écran. Les conditions d’utilisation de la bourse sont intégrées à cette vue, permettant ainsi aux présidents de comité d’en prendre connaissance immédiatement.

Une liste de suivi distincte répertorie les principaux donateurs de chaque fonds en fonction de leur dernière interaction. Toute absence de réponse pendant 90 jours déclenche une intervention du chargé de développement désigné, permettant ainsi de détecter un éventuel refroidissement des relations en quelques semaines plutôt qu'à la réunion trimestrielle suivante.

Le jour de la rédaction du rapport, le développeur ouvre chaque vue enregistrée, l'exporte et l'envoie. Le temps de préparation passe ainsi de seize heures à trois ou quatre.

Ce que cela signifie pour votre collecte de fonds

Résultats représentatifs obtenus avec des fonds de bourses comparables après l'adoption de cette approche :

• Le temps de préparation des rapports trimestriels passe d'environ seize heures à environ quatre heures, soit une réduction de 75 %.
• Les présidents des comités font état d'une satisfaction accrue, car pour la première fois, chaque rapport sur les bourses d'études inclut le contexte de l'engagement, et non seulement les montants.
• Grâce à la liste de surveillance des relations avec les principaux donateurs, le refroidissement de ces relations se détecte en quelques semaines au lieu de quelques trimestres.
• L'examen annuel de conformité est plus rapide, car le libellé des restrictions est stocké de manière cohérente plutôt que d'être enfoui dans un texte.
• Les récits par bourse rédigés par vos responsables du développement s'améliorent, car les données sur les dons et les données sur l'engagement sont présentées côte à côte dans une seule vue au lieu d'être regroupées dans un dossier d'exportations.

Attention : cela ne remplace pas l’évaluation trimestrielle du chargé de développement. Une personne doit toujours analyser les données et rédiger le rapport. Ce qui disparaît, c’est la gestion des données sur tableur, pas le jugement. Les organismes qui comptaient sur ce système pour remplacer un poste ont été déçus ; ceux qui espéraient libérer du temps pour que cette personne puisse se consacrer davantage aux appels aux donateurs et moins à Excel ont été satisfaits.

La gestion des dons et le respect de la vie privée méritent une attention particulière. Les bénéficiaires de bourses ont des attentes différentes de celles des donateurs en matière de confidentialité. Les témoignages des bénéficiaires utilisés dans les rapports doivent toujours être recueillis avec leur consentement explicite, avec la possibilité de les retirer. De nombreuses universités ont des politiques spécifiques concernant les informations pouvant être partagées avec les donateurs et les membres du comité ; par défaut, les données des bénéficiaires ne doivent pas être accessibles au comité, sauf si ces politiques le permettent.

Que faut-il préserver l'humain ?

La tentation est grande de privilégier un rapport entièrement automatisé. Résistez-y. Automatisez les données chiffrées, les synthèses d'engagement, les vues détaillées par bourse et les listes de suivi. Laissez la rédaction des commentaires, notamment les explications sur les raisons du succès d'une bourse et du sous-financement d'une autre, à votre chargé(e) de développement. Un président de conseil d'administration peut distinguer des données contextualisées de données non contextualisées dès les trente premières secondes suivant l'ouverture du rapport.

Il est important de garder une approche humaine dans la recommandation de suivi. La liste de surveillance des donateurs inactifs depuis 90 jours est un signal d'alarme, pas une décision. La prochaine étape appropriée pour un donateur important discret dépend d'éléments qu'un rapport ne peut pas identifier : un deuil récent, un changement de situation connu, une préférence de calendrier préalablement discutée. C'est votre responsable du développement qui prend cette décision, et non le tableau de bord.

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