Attribution des collectes de fonds entre pairs avec DonorPerfect et Keap

Une campagne de financement participatif, c'est comme un raz-de-marée. Une course de 5 km organisée le week-end génère entre 300 et 800 dons en 48 heures, chacun associé à un capitaine d'équipe, un canal de communication spécifique (une story Instagram, une conversation de groupe, un e-mail du capitaine) et un appel aux dons précis. Le lundi matin, vous devriez pouvoir identifier la provenance exacte de chaque don. En pratique, vous vous retrouvez avec une pile d'enregistrements partiellement étiquetés et un chargé de développement qui doit créer un tableau croisé dynamique à partir des données exportées.

Le volume n'est pas le problème. Le problème, c'est que tout ce qu'il faut savoir pour attribuer un don (la campagne, l'appel aux dons, le responsable, le canal) est enregistré dans un système, tandis que le suivi des donateurs est géré par un autre. Lorsque ces deux systèmes ne sont jamais reliés, l'attribution est impossible dès l'enregistrement du don.

Ce que vous coûte une attribution confuse

Quand on ne peut plus dire quel capitaine a distribué quel cadeau, trois choses en pâtissent.

Il est impossible de remercier correctement les donateurs. Un donateur qui a donné à la demande de son voisin devrait recevoir une réponse de la part de ce dernier, et rapidement. Si le lien avec le donateur est rompu, chaque remerciement sonne comme s'il venait d'un inconnu.

Il est impossible de présenter le classement attendu par les capitaines. Ceux qui actualisent leur position toutes les 30 minutes pendant la course de samedi remarqueront s'ils consultent les chiffres de la veille. Les capitaines qui se sentent ignorés lors de leur propre événement sont beaucoup moins susceptibles de revenir l'année suivante, et le recrutement et la formation de nouveaux capitaines représentent l'un des coûts récurrents les plus importants du financement participatif.

Et vous ne pouvez rien en tirer. Sans données fiables sur les canaux de communication, la meilleure conclusion que vous puissiez tirer après l'événement est : « nous pensons qu'Instagram a fonctionné », ce qui signifie que le coaching de l'année prochaine relève de la pure conjecture.

Une meilleure façon de suivre chaque cadeau

CRMConnect connecte DonorPerfect à Keap afin que les informations relatives à la campagne, à l'appel aux dons, au canal et au responsable d'équipe pour chaque don soient automatiquement transférées et arrivent à temps pour être utiles.

Chaque capitaine devient une catégorie utilisable dans vos rapports et e-mails de remerciement. Les nouveaux capitaines ajoutés avant l'événement apparaissent automatiquement, sans qu'il soit nécessaire de les ressaisir. Les dons sont transférés en quelques minutes pendant le week-end de l'événement, garantissant ainsi la mise à jour du classement. À la clôture de l'événement, les totaux finaux par capitaine sont réintégrés dans DonorPerfect, assurant ainsi l'exactitude de votre rapport annuel sans seconde vérification.

Comment cela fonctionne pour votre équipe

Prenons l'exemple de la Patriot Bridge Veterans Foundation, une organisation nationale à but non lucratif de soutien aux anciens combattants qui propose un programme virtuel d'entraide de plus de 5 km. Voici, en termes simples, son approche.

Avant l'événement, vous définissez une convention de nommage claire afin que chaque cadeau puisse être associé à une campagne, un canal et un capitaine. Pendant l'événement, ces informations sont automatiquement transmises à chaque cadeau.

Les capitaines peuvent consulter un classement en direct via un lien partagé, mis à jour toutes les quelques minutes pendant le week-end. Chaque don déclenche un message de remerciement personnalisé mentionnant le nom du capitaine : « John a collecté ce don pour notre équipe. Voici pourquoi votre soutien est important. » Un aperçu par canal indique si chaque capitaine a collecté le plus de fonds via les réseaux sociaux, les e-mails ou les SMS de groupe ; ces informations serviront de base au coaching avant l’événement de l’année prochaine.

À la clôture de l'événement, les totaux finaux par capitaine sont réécrits afin que le rapport annuel soit directement issu de DonorPerfect, sans rapprochement supplémentaire.

Ce que cela signifie pour votre collecte de fonds

Résultats représentatifs de programmes nationaux comparables d'entraide entre pairs après l'adoption de cette approche :

• Le classement des capitaines passe d'une reconstruction le lundi matin à une vue en direct, se rafraîchissant toutes les quelques minutes pendant l'événement.
• L’analyse des canaux évolue : on passe de « nous pensons qu’Instagram a fonctionné » à « Instagram a permis de générer un cadeau moyen de 42 $, les SMS de groupe ont généré 68 $, il faut donc orienter les efforts de coaching de l’année prochaine vers les SMS. »
• Le délai de remerciement par capitaine passe de « dans la semaine » à moins de 15 minutes après l'envoi d'un cadeau.
• Le taux de fidélisation des capitaines pour l'année suivante augmente généralement de 15 à 25 %, car ils bénéficient d'une reconnaissance en temps réel et reçoivent des rapports personnalisés après l'événement.
• Le délai de traitement du rapport annuel passe d'un rapprochement sur plusieurs semaines à une exportation le jour même, car l'attribution finale est enregistrée de manière claire dans DonorPerfect dès la clôture de l'événement.

Attention : cette solution ne peut pas corriger les mauvaises habitudes lors de la saisie des dons. Si les responsables partagent des liens génériques au lieu de leurs liens personnalisés, l’attribution des dons ne fonctionnera pas. Il est donc essentiel de former d’abord les responsables, puis de mettre en place le reste du système.

Deuxième mise en garde : un classement en direct peut engendrer une compétition malsaine s’il est mal conçu. Dans certaines organisations, des capitaines se sont épuisés à courir après la première place, ce qui a nui au recrutement de l’année suivante. Il est essentiel de présenter le classement en fonction de la contribution de l’équipe et de la progression individuelle, et non du classement personnel, sous peine de voir les conséquences à long terme l’emporter sur les bénéfices à court terme.

Le respect de la vie privée des donateurs demeure. Les capitaines doivent voir les montants et les totaux agrégés pour leur équipe, et non l'identité des donateurs individuels, sauf si ces derniers ont choisi de la rendre visible. Les capitaines n'ont pas besoin de savoir qui, parmi leurs contacts personnels, a donné 500 $ et qui a donné 50 $.

La semaine suivant l'événement

L'affluence du week-end de l'événement ne représente que la moitié de la valeur. C'est la semaine suivante qui détermine la fidélisation.

Les donateurs ayant contribué à l'équipe d'un capitaine recevront des nouvelles de ce dernier, ou un message portant son nom, dans les cinq jours. Les personnes présentes mais n'ayant pas fait de don seront contactées discrètement pour l'année prochaine. Les nouveaux donateurs bénéficieront d'un accompagnement personnalisé visant à les fidéliser et à les transformer en donateurs réguliers, et non en simples participants ponctuels.

Tout cela est possible grâce à la conservation des informations concernant le capitaine, le canal et la répartition des cadeaux entre participants et invités. Sans ces données, le suivi post-événement est une tâche manuelle qui devient inutile dès le mercredi. Grâce à elles, trois séquences préenregistrées se déclenchent automatiquement le dimanche soir et s'exécutent sans intervention humaine tout au long de la semaine suivante.

Vous souhaitez voir CRMConnect DonorPerfect et Keap en action ?

Consultez la page de l'application API.