Tableaux de bord de collecte de fonds prêts à l'emploi pour les radios communautaires avec DonorPerfect et Mailchimp

Le directeur général d'une radio associative ne devrait pas avoir à préparer le tableau de bord un samedi après-midi. Pourtant, chaque trimestre, c'est exactement ce qui se passe. Les données financières sont dans un système et les données d'audience dans un autre, et les fusionner manuellement prend tout un week-end. Au final, le tableau final est toujours le même, avec des cellules mises à jour à la main, présenté lors de la réunion, puis oublié jusqu'au trimestre suivant.

Votre conseil d'administration n'a pas besoin de fioritures. Il a besoin d'informations précises, à jour et cohérentes. Les rapports trimestriels absorbent beaucoup plus de temps que nécessaire, car le rapprochement des deux systèmes est manuel, et ce type de rapprochement est fragile.

Ce que vous coûte une virée du week-end

Un jeu de cartes reconstitué manuellement chaque trimestre est un jeu auquel personne ne fait entièrement confiance. Chaque chiffre est recopié d'un endroit à l'autre, ce qui signifie que chaque chiffre représente un risque d'inversion ou de collage d'un nombre erroné. Lorsqu'un membre du conseil repère une seule erreur, la confiance dans l'ensemble du jeu s'effondre.

Le facteur temps est le second coût. Un rapport établi à partir des données de la semaine précédente convient pour un bilan mensuel de routine, mais s'avère inutile lors d'une campagne de collecte de fonds de 72 heures. Pendant une telle campagne, votre responsable a besoin de savoir combien de nouveaux donateurs se sont inscrits ce matin, et non hier.

Il y a aussi un coût lié à la constance. Le nombre de donateurs réguliers dépend d'une catégorisation stable et fiable. Si le tableau de bord de votre conseil d'administration affiche 3 412 donateurs réguliers le lundi et 3 408 le mardi parce qu'une catégorie a été modifiée manuellement, le conseil d'administration cessera de se fier à ce chiffre. Les décomptes qui se mettent à jour automatiquement restent stables ; les décomptes mis à jour manuellement, non.

Une meilleure façon de faire rapport à votre conseil d'administration

MailConnect connecte DonorPerfect à Mailchimp afin que vos données financières et vos statistiques d'engagement soient centralisées et mises à jour environ toutes les 15 minutes.

Les données demandées par votre conseil d'administration (revenu total, nombre de donateurs réguliers, don moyen, nombre de donateurs par groupe) sont enregistrées dans la fiche contact et cumulées automatiquement. La segmentation de l'audience (nouveaux donateurs réguliers, donateurs réguliers existants, augmentation, diminution et désabonnement) reste précise sans nécessiter de nouveau tri. Le statut de donateur et la nature du don sont conservés, permettant ainsi au tableau de bord d'afficher les résultats par groupe. La qualité des listes est gérée automatiquement, garantissant ainsi la fiabilité des statistiques d'engagement.

Comment cela fonctionne pour votre équipe

Prenons l'exemple de KCST Community Radio, une station communautaire exemplaire comptant 8 700 abonnés et 3 400 membres donateurs. Voici son tableau de bord en termes simples.

Un aperçu des donateurs réguliers présente le nombre total de donateurs réguliers, la variation nette ce mois-ci, le montant mensuel moyen et la durée médiane des dons, mis à jour toutes les 15 minutes. Pendant une campagne de 72 heures, un aperçu horaire distinct affiche les dons de la dernière heure, les nouveaux donateurs réguliers, le montant mensuel moyen et le pourcentage de l'objectif, ventilés selon le mode de contact des donateurs.

Une vue comparative d'une année sur l'autre compare le même trimestre ou le même type de disque dur d'une année à l'autre, et comme les champs sous-jacents sont stables, cette comparaison est une vue enregistrée plutôt qu'une reconstruction manuelle.

En haut du tableau de bord figurent les cinq indicateurs clés qui intéressent réellement votre conseil d'administration : le chiffre d'affaires total depuis le début de l'année, la variation nette du nombre de donateurs réguliers, le don moyen, la variation nette du nombre de donateurs et le coût par donateur acquis. Toutes les autres informations sont affichées en dessous. Les membres du conseil reçoivent un lien en lecture seule, ce qui permet à la réunion trimestrielle de s'ouvrir sur un tableau de bord interactif plutôt que sur une diapositive statique.

Ce que cela signifie pour votre collecte de fonds

Résultats représentatifs de stations communautaires comparables après l'adoption de cette approche :

• La préparation trimestrielle du ponton passe d'environ 12 à 15 heures à moins de deux heures.
• Les décisions relatives aux campagnes de dons sont prises sur la base de données horaires plutôt que sur celles du lendemain, ce qui, lors d'un événement de 72 heures, fait toute la différence entre ajuster ses messages à l'antenne en plein milieu de la campagne et en tirer les leçons l'année suivante.
• L'utilisation du tableau de bord par le conseil d'administration constitue un premier signal utile de son implication globale dans l'organisation.
• Les comparaisons d'une année sur l'autre cessent d'être qualitatives et deviennent quantitatives, ce qui modifie le débat stratégique.
• Les investisseurs qui demandent occasionnellement des informations contextuelles sur les levées de fonds obtiennent une vue d'ensemble claire et partageable au lieu d'un échange de courriels qui mobilise le directeur général pendant des heures.

Attention : un tableau de bord ne résout pas les problèmes de qualité des données. Si vos catégories sous-jacentes sont incohérentes, le tableau de bord mettra en évidence ces incohérences plutôt que d’apporter des informations pertinentes. Nettoyez d’abord vos catégories, puis créez le tableau de bord.

Le respect de la vie privée des donateurs s'applique même aux informations consultées par le conseil d'administration. Les chiffres agrégés et les totaux des revenus sont appropriés pour la supervision du conseil ; l'identité et le montant des dons individuels ne le sont généralement pas, sauf si le donateur a explicitement consenti à être mentionné. Un tableau de bord affichant les « 10 principaux donateurs par don cumulé » avec leurs noms constitue une atteinte à la vie privée. Concevez le tableau de bord de manière à ce que l'identification individuelle nécessite une recherche approfondie avec des contrôles d'accès appropriés, et non l'affichage par défaut.

Ce qu'il ne faut pas laisser hors de vue du tableau

Les tableaux de bord sont plus souvent inefficaces par excès d'informations que par manque d'informations. Une vue avec 20 graphiques nuit à la clarté de l'information ; la même vue avec cinq graphiques et un indicateur de santé visible en un coup d'œil favorise les échanges.

Bannissez les indicateurs de vanité. Le nombre total d'ouvertures d'e-mails, d'impressions sur les réseaux sociaux ou de téléchargements de podcasts n'impressionnent personne et masquent les données essentielles à la décision du conseil d'administration. Les heures de diffusion des campagnes de levée de fonds, la valeur du pipeline des souscripteurs et le coût par donateur régulier acquis sont les seuls chiffres qui méritent l'attention du conseil.

Conservez une vue d'ensemble plus détaillée pour le directeur général et le directeur du développement, et veillez à ce que la vision du conseil d'administration soit rigoureuse quant au périmètre. Si un indicateur n'influence pas une décision du conseil, il n'a pas sa place dans cette vision. Cette rigueur se complexifie à l'heure où l'ajout d'un simple graphique se fait en un clic ; la décision doit donc venir du directeur général, et non de l'outil.

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