Mindbody et ActiveCampaign : abandonnez les tableurs et envoyez des e-mails aux bons membres

Pénétrez dans l'arrière-boutique d'un dojo de karaté de 230 élèves et vous y trouverez des tableurs. L'un répertorie les grades actuels, tenu par le professeur principal. Un autre, la liste des élèves préparant les passages de grade, est géré par un assistant. Un troisième, à l'accueil, recense les commandes de matériel, les uniformes, les cibles de combat et les armes. Un quatrième, les inscriptions aux tournois. Enfin, un dernier, les abonnements familiaux, est tenu par la personne qui se souvient des liens de parenté entre les élèves.

Ces feuilles de calcul ne communiquent pas entre elles. Aucune n'alimente votre messagerie. Résultat : lorsque le dojo envoie un rappel pour un passage de grade, le message arrive à tout le monde, y compris aux ceintures blanches dont le premier examen est dans six mois et aux parents des ceintures marron dont l'enfant a passé son examen la semaine dernière. Le nombre de désabonnements explose. La confiance dans vos e-mails s'érode insidieusement.

Prenons un exemple hypothétique. Le dojo Stone Pine Karate (à titre d'illustration), un dojo unique comptant 230 élèves et de nombreuses familles, rencontrait précisément ce problème. Le propriétaire avait tenté à deux reprises de « tout centraliser dans notre outil de messagerie », mais avait abandonné à chaque fois, car les tableurs et Mindbody présentaient systématiquement des résultats différents.

Cet article explique comment abandonner les feuilles de calcul et privilégier l'envoi d'e-mails précis et ciblés aux membres.

Ce que vous coûtent réellement les tableurs

Le coût évident, c'est le temps. Quatre ou cinq feuilles de calcul, chacune gérée par une personne différente et nécessitant des mises à jour constantes, absorbent facilement quatre à six heures de travail par semaine. Cela représente environ 250 heures par an que votre équipe consacre à servir de base de données humaine au lieu d'être dédiée à l'enseignement ou au service des membres.

Le coût caché est encore plus élevé. Lorsque vos abonnés reçoivent sans cesse des e-mails qui ne les concernent manifestement pas, ils cessent tout simplement de les lire, ou se désabonnent. Au moment où vous avez une information vraiment importante à leur envoyer – un changement d'horaire, une fermeture, une véritable promotion –, la moitié de votre liste vous a déjà décroché. Les e-mails non pertinents ne sont pas gratuits : vous les payez en attention perdue à jamais.

Utilisez les données dont vous disposez déjà.

Mindbody contient déjà les informations suivies par ces feuilles de calcul : grade, catégorie d’âge, appartenance familiale, tailles d’équipement, admissibilité aux tournois, dates des tests. CRMConnect importe automatiquement toutes ces données dans ActiveCampaign et les maintient à jour.

Cela signifie qu'une seule fiche membre dans ActiveCampaign regroupe toutes les informations : le grade de ceinture de l'élève, sa catégorie d'âge, sa famille d'appartenance, le nom de la personne qui paie l'adhésion, sa taille d'uniforme, la date de son prochain passage de grade et son admissibilité aux tournois. Cette fiche unique remplace quatre lignes de tableur et se met à jour automatiquement.

Trois listes qui remplacent trois feuilles de calcul

Dans ActiveCampaign, créez trois listes enregistrées. Chacune remplace une feuille de calcul et se met à jour automatiquement.

Liste des participants au test des ceintures. Insère automatiquement tout élève actif ayant un passage de grade dans les 30 prochains jours. Dès que le professeur principal fixe une date d'examen dans Mindbody, l'élève apparaît sur la liste. Plus besoin de gérer manuellement les listes.

Réorganisation du matériel. Sont automatiquement inclus les élèves dont la dernière commande d'uniforme remonte à plus de neuf mois. Cela permet de repérer les enfants qui ont probablement grandi et dont le kimono est devenu trop petit, sans avoir à relancer chaque famille tous les trimestres.

Piscine du tournoi. Les élèves admissibles au tournoi, selon leur grade et leur catégorie d'âge, sont automatiquement inclus. L'organisateur du tournoi consulte la liste à jour dès l'ouverture des inscriptions, systématiquement.

Ajoutez ensuite une liste supplémentaire pour les parents : une liste de communication familiale regroupant les adultes payants associés à un abonnement familial. Un rappel pour le contrôle de la ceinture d'un enfant de neuf ans doit être envoyé au parent, et non à l'enfant lui-même ; les données relatives aux liens familiaux automatisent cette procédure.

Courriels qui s'exécutent tout seuls

Une fois ces listes établies, configurez trois séquences d'emails automatisées simples.

Préparation au test de la courroie. Lorsqu'un élève s'inscrit au registre des tests de ceinture, il reçoit une courte série de documents au cours des 30 jours précédant le test : une confirmation, une note expliquant le déroulement de l'examen, un rappel pour la vérification de l'uniforme, les informations logistiques de la veille et une note sur les résultats du lendemain.

Réorganisation du matériel. Lorsqu'un étudiant est inscrit sur la liste de réapprovisionnement d'équipement, il reçoit un courriel de vérification de taille indiquant déjà la taille enregistrée dans vos dossiers, ainsi qu'un courriel de suivi si aucune commande n'est passée.

Cycle du tournoi. Lorsqu'un étudiant intègre le groupe de participants au tournoi, il reçoit des e-mails d'ouverture des inscriptions, de clôture des inscriptions et d'informations logistiques la veille du tournoi, et il est automatiquement retiré du classement une fois inscrit.

Vous pouvez également suivre les tendances de présence de chaque élève dans ActiveCampaign, afin que le professeur principal puisse voir qui est assidu et qui est moins présent, sans avoir à ouvrir une autre feuille de calcul.

Ce que cela signifie pour votre studio

Dans un déploiement représentatif dans des dojos de cette envergure, la suppression des tableurs permet de récupérer environ quatre à six heures de travail par semaine, soit environ 250 heures par an. Plus important encore, votre équipe cesse de se fier aux tableurs et commence à faire confiance à Mindbody comme source unique de vérité. Par conséquent, les données dans Mindbody sont plus fiables, car personne ne conserve de copie « originale » en parallèle.

Vos résultats en matière d'emailing évoluent également de façon significative. Le taux de désabonnement aux emails de masse diminue généralement de moitié en 60 jours, tout simplement parce que les étudiants cessent de recevoir des messages qui ne leur sont manifestement pas destinés. Les ceintures marron ne reçoivent plus les emails d'orientation des ceintures blanches.

Pour Stone Pine, la simple mise en place du système de réapprovisionnement des équipements a suffi à rentabiliser l'intégration dès le premier trimestre. Le taux de réapprovisionnement uniforme à neuf mois est passé d'un faible 35 %, dû à la prise de conscience spontanée des parents, à un taux nettement supérieur, entre 65 et 70 %, grâce à un rappel concernant les tailles.

Ces chiffres sont indicatifs. Les dojos dont les dossiers sont déjà bien tenus constatent des gains de temps plus modestes. Ceux dont les dossiers sont désorganisés en constatent des bien plus importants.

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