Mindbody et ActiveCampaign : Transformez les réservations d'essai en abonnements à long terme

Un nouvel élève réserve son premier cours d'essai à 20h42 un mardi soir. Il a choisi le cours de jazz intermédiaire du mercredi à 18h avec Renata. Il n'a jamais mis les pieds dans un studio de danse depuis son enfance.

L'accueil idéal se déroule ainsi : Mardi soir : un court courriel confirmant la réservation et indiquant le nom du moniteur. Mercredi matin : un courriel précisant la tenue vestimentaire, le parking et l'entrée. Mercredi après-midi : un petit rappel. Mercredi soir, après le cours : un message de Renata pour savoir comment s'est passé le cours. Vendredi matin : un petit rappel pour le deuxième cours.

Cette méthode est efficace pour les essais gratuits. Un studio qui l'utilise convertit les élèves en membres à hauteur de 40 % ou plus. Un studio qui envoie deux fois le message « Bienvenue dans notre studio ! » et un code de réduction générique obtient un taux de conversion de 12 %.

Prenons un exemple hypothétique. Lumen Movement Dance (à titre d'illustration), un studio unique comptant 410 élèves actifs, enfants et adultes confondus, faisait partie des 12 %. Leur outil d'envoi d'emails était configuré. La séquence de bienvenue consistait en une série d'emails génériques de quatre messages. L'outil ne savait pas quel cours les élèves avaient réservé.

Pourquoi un accueil générique perd les procès

Un cours d'essai est le moment le plus crucial dans la relation qu'un membre potentiel entretient avec vous. Il s'est présenté une fois, volontairement, et décide maintenant si vous ferez partie de sa vie. Un courriel générique lui fait comprendre que la réponse est non, que vous n'êtes qu'un studio parmi d'autres.

Le problème ne réside pas dans l'effort, mais dans l'information. Un message de bienvenue générique ne peut mentionner ni le cours, ni le professeur, ni l'horaire, car l'outil de messagerie ne les reconnaît pas. Résultat : chaque ligne affiche « votre dernier cours » et « nos sympathiques professeurs », ce qui, pour un nouveau participant anxieux, ressemble à un spam. Le coût est exorbitant : avec un taux de conversion de seulement 12 % au lieu de 30 %, un studio proposant 35 essais par mois perd environ six membres par mois qu'il aurait pu conserver. Sur une année, cela représente un manque à gagner considérable, uniquement dû à des e-mails perçus comme impersonnels.

Vos e-mails de bienvenue peuvent connaître tous les détails

CRMConnect transfère l'intégralité des informations de réservation de Mindbody vers ActiveCampaign dès qu'un étudiant réserve : le cours choisi, le nom du professeur, l'heure et le lieu du cours, l'offre de bienvenue achetée et, après le cours, s'il s'est effectivement présenté et s'il a réservé à nouveau.

Voilà tout ce dont vous avez besoin pour rédiger un message de bienvenue qui donne l'impression d'avoir été écrit spécifiquement pour cet étudiant, car, en réalité, c'est le cas.

Comment fonctionne l'accueil en cinq étapes ?

Dans ActiveCampaign, créez une séquence automatisée qui se déclenche dès qu'un nouvel étudiant achète une offre d'introduction avec un cours à venir dans son calendrier.

Touchez 1, juste après la réservation. Une confirmation précisant le cours, le professeur et la date : « Vous êtes inscrit(e) au cours de jazz intermédiaire avec Renata mercredi. Nous avons hâte de vous accueillir. »

Touchez 2, le matin du cours. Le courriel contenant les informations pratiques : tenue vestimentaire, parking, porte d’entrée, objets à apporter. C’est là que la plupart des studios pêchent. Les débutants s’inquiètent des détails pratiques, pas de la technique.

Touchez 3, deux heures avant le cours. Un petit rappel, comme un calendrier : « Rendez-vous à 18 h ». Presque aucun contenu, un taux d’ouverture élevé, et cela donne à un étudiant anxieux le courage de se présenter en cours.

Touchez 4, deux heures après le cours. Ce système comporte deux volets. Si l'étudiant est présent, il reçoit un message de remerciement chaleureux de l'instructeur, accompagné d'une brève demande de retour d'information. S'il est absent, il reçoit un message courtois « Nous vous avons manqué » avec un lien permettant de reprogrammer le cours en un clic.

Touchez 5, un jour et demi après le cours. L'e-mail de rappel pour réserver un deuxième cours, avec le même professeur rencontré précédemment, est le plus important de la série. Réserver un deuxième cours dans les sept jours est le meilleur indicateur de la conversion d'un participant à un abonnement.

Votre responsable de studio a également une vue d'ensemble de chaque nouvel inscrit, ce qui lui permet d'accueillir personnellement les élèves dont le premier cours a lieu demain. Un petit geste qui fait toute la différence.

Pourquoi c'est important pour votre studio

Dans un déploiement représentatif de studios de cette envergure, le taux de conversion des essais en abonnements passe généralement d'un niveau de base de 12 à 18 % à une fourchette de 28 à 35 % dans les 60 jours suivant la mise en place d'une séquence comme celle-ci. Les principaux leviers sont le quatrième contact (le message de l'instructeur après le cours) et le cinquième (le rappel après le deuxième cours). Le troisième contact (le rappel deux heures avant le cours) réduit le taux d'absentéisme d'environ 25 à 35 %, ce qui explique en grande partie les résultats. On ne peut pas convertir un essai qui n'a jamais eu lieu.

Pour Lumen Movement en particulier, avec environ 30 à 40 réservations d'essai par mois à un abonnement mensuel de 99 $, une augmentation du taux de conversion de 15 points ajoute environ cinq nouveaux membres nets par mois, soit environ 5 900 $ de revenus annuels récurrents supplémentaires, grâce à une seule séquence automatisée.

Ces chiffres sont illustratifs. La qualité du premier cours reste le facteur prépondérant, et aucune campagne d'e-mailing ne peut compenser les absences pour un cours d'essai médiocre dans un studio. Cependant, si votre premier cours est réussi mais que votre suivi est impersonnel, vous risquez de perdre des membres que vous avez déjà fidélisés.

Vous souhaitez voir CRMConnect Mindbody et ActiveCampaign en action ? Consultez la page de l'application API.