Mindbody et HighLevel : Comblez le fossé entre les prospects publicitaires et les clients confirmés

Quand vos prospects et vos réservations ne correspondent jamais

Les entreprises du secteur du bien-être et de l'esthétique qui font appel à une agence marketing externe se retrouvent presque toujours avec deux systèmes incompatibles. L'agence gère les publicités et les tunnels de conversion, et alimente le pipeline de prospects avec HighLevel. Votre clinique, quant à elle, prend les rendez-vous et gère les services via Mindbody. C'est ce fossé entre les deux qui engendre des pertes de ventes discrètes.

Exemple hypothétique : Selene Aesthetic Group (à titre d’illustration) est un centre médico-esthétique unique comptant neuf praticiens, 2 400 patients actifs et un budget marketing géré par une agence. L’agence fournit un rapport hebdomadaire du nombre de prospects. L’accueil, quant à lui, fait état des rendez-vous pris chaque semaine. Ces deux rapports ne concordent jamais, car rien ne transforme un prospect marketing en client Mindbody disponible immédiatement au moment où il prend sa décision.

Ce que vous coûte cet écart

Mindbody a besoin d'une fiche client réelle pour associer un rendez-vous. Un prospect dans votre tunnel de conversion publicitaire n'en est pas encore un. Par conséquent, lorsqu'un prospect est prêt à réserver, quelqu'un doit le saisir manuellement dans Mindbody, sinon la réservation ne se fait pas correctement. Faites-le sous pression, à un accueil surchargé, et vous risquez de vous retrouver avec des fiches en double, des erreurs de frappe et des prospects qui vous échappent car la procédure de réservation est fastidieuse.

Cela signifie également que vous ne pouvez pas répondre aux questions qui déterminent votre budget publicitaire. Vous pouvez consulter le volume de prospects et les réservations. En revanche, vous ne pouvez pas savoir quels prospects ont réellement généré une première visite, ni quelle source publicitaire a permis d'acquérir des abonnés payants, car aucun lien n'existe entre ces deux types d'enregistrements.

Les prospects deviennent automatiquement des clients réservables.

CRMConnect Mindbody vers HighLevel assure la cohérence de vos dossiers clients entre les deux systèmes grâce à une correspondance intelligente qui évite la création de deux fiches clients identiques.

L'élément clé est de garder le contrôle sur les prospects qui passent à l'étape suivante. Vous définissez un point de déclenchement dans votre entonnoir de conversion, généralement la réservation effective d'un créneau horaire par un prospect. Lorsqu'un prospect atteint ce point, CRMConnect vérifie ses informations et le crée comme client dans Mindbody, prêt à être réservé. S'il existe déjà dans Mindbody, sa fiche est mise à jour au lieu d'être dupliquée.

Comment fonctionne le processus de conversion des prospects en clients

La version la plus simple est la suivante :

1. Un prospect arrive via un entonnoir publicitaire.
2. Vos procédures de suivi habituelles : un SMS de confirmation, la collecte des informations d’inscription, un formulaire d’admission.
3. Le responsable choisit une heure de réservation. C'est à ce moment-là qu'il est marqué comme prêt à se synchroniser.
4. CRMConnect vérifie les détails et les crée en tant que client Mindbody.
5. Le dossier marketing du prospect est lié à son nouveau dossier client Mindbody, ce qui permet enfin d'afficher la connexion sur le tableau de bord de l'agence.

Le même principe s'applique dans l'autre sens. Un client qui se présente à l'accueil est enregistré dans Mindbody et devient automatiquement un contact que l'agence peut développer.

L'étape de réservation n'est pas qu'un simple déclencheur de synchronisation. C'est un véritable gage de qualité. L'agence ne soumet pas tous les noms à Mindbody. Elle ne soumet que les personnes ayant franchi une étape de qualification rigoureuse. Cela garantit la fiabilité et la clarté de Mindbody.

Prêt pour plusieurs emplacements

Selene n'est actuellement accessible que depuis un seul site, mais la même configuration permettra de gérer sa croissance future. Chaque prospect est associé à un marqueur de localisation issu du tunnel de conversion, et CRMConnect le redirige vers le site Mindbody approprié. Vous n'avez aucune liste de routage centralisée à gérer.

Les doublons entre différents sites sont détectés grâce à un système de correspondance intelligent : si une personne possédant la même adresse e-mail existe déjà sur un autre site, CRMConnect identifie la correspondance et met à jour l’enregistrement existant au lieu d’en créer un nouveau. Ainsi, chaque action de suivi (relances de renouvellement, récupération des absences, réactivation des abonnements expirés) repose sur des données Mindbody réelles et non sur des suppositions.

Ce que votre agence voit finalement

Une fois la boucle bouclée, le tableau de bord de l'agence peut répondre aux questions qui comptent vraiment :

• Le taux de prospects qui se transforment en premières visites, et pas seulement en clics sur une page de réservation.
• Le taux de premières visites qui se transforment en abonnements, le statut d'abonné étant réciproque.
• Le véritable coût d'un client qualifié, et non le coût d'un prospect brut.

Ces chiffres n'existent que parce que chaque piste est désormais liée à son résultat corps-esprit.

Résultats représentatifs obtenus auprès de 2 400 patients

Ce sont des exemples de montage, pas des photos de clients réels :

• Pourcentage de prospects qui se transforment en première visite, avec une prise en charge manuelle à l'accueil : environ 28 à 35 %.
• Des prospects qui se transforment en première visite, avec création automatique de client pour que la réservation se fasse sans accroc : une augmentation dans la fourchette de 42 à 52 %.
• Nombre d'enregistrements Mindbody en double créés par mois : passé de « nous avons perdu le compte » à environ 1 à 3, détectés et fusionnés automatiquement.
• Temps passé par le personnel d'accueil à saisir les prospects des agences dans Mindbody : environ 6 à 8 heures par semaine récupérées.

L'augmentation des réservations ne provient pas de meilleurs textes d'e-mails, mais du fait que le prospect existe réellement en tant que client Mindbody dès qu'il tente de réserver.

Pourquoi cela est important pour vos résultats

Chaque prospect qui stagne entre votre entonnoir publicitaire et Mindbody représente de l'argent déjà dépensé et non encaissé. Lorsque les prospects se transforment automatiquement en clients disponibles pour une première réservation, davantage d'entre eux se convertissent en clients, votre équipe d'accueil cesse de ressaisir les noms et vous pouvez enfin identifier les publicités rentables. Vous n'achetez pas de nouveaux prospects ; vous en perdez moins parmi ceux que vous possédez déjà.

Découvrez-le pour votre centre médico-esthétique

Vous souhaitez voir CRMConnect Mindbody et HighLevel en action ? Consultez la page de l'application API.